会議欠席の連絡テンプレ｜社内外メール・チャット例文
やばい、今日の会議出られないかも…。どう連絡したらいい？
まず欠席は早く言う。理由は一行でいい。あとは代案まで書けば通るよ。
社外もいるんだけど、変に失礼になりそうで怖い。
社外は件名と冒頭が大事。型に沿えば大丈夫。コピペでいけるよ！
会議を欠席するときの連絡は、迷うポイントが多いです。
欠席の事実を言うだけでいいのか。
理由はどこまで書くべきか。
チャットだけで済ませていいのか。
特に社外がいる会議は、言葉選びで不安になりやすいでしょう。
一方で、欠席連絡には「型」があります。
要点を押さえたテンプレを持っておくと、直前でも落ち着いて対応できます。
この記事で分かること
- 会議欠席の連絡で最初に入れるべき要点4つ
- 欠席理由を一行で済ませる言い方と、書きすぎを避けるコツ
- 社内／社外それぞれで使えるメール件名・冒頭の型
- Teams・Slackなどチャットで短く失礼なく伝えるテンプレ
- NG→OK早見表と、欠席後フォローまで含めた例文集
欠席連絡は早さと要点で決まる
会議の欠席連絡で一番大事なのは、早さです。
次に大事なのが、要点が抜けていないことです。
丁寧さを意識しすぎて文章が長くなると、必要情報が埋もれます。
欠席連絡は「短く、必要十分」が正解でしょう。
まず最初に伝えるべき要点は4つ
欠席連絡は、最初の1通で迷いを減らします。
入れるべき要点は4つです。
- 欠席する会議名（または案件名）
- 日時
- 欠席の事実
- 今後の対応（代理出席・資料確認・再調整など）
この4点が揃うと、相手は次の判断ができます。
「誰が困るか」が減るので、印象も落ちにくいです。
コピペ用の型（メール・チャット共通）
〇月〇日〇時の【会議名】ですが、都合により欠席いたします。
〇〇（代理出席／資料確認／議事録確認）にて対応します。
必要事項があればご共有ください。
短くても、会議名と日時は省かない方が安全です。
主催者は同日に複数の会議を持っていることがあります。
連絡の順番は社外ほど厳しめに考える
誰に先に連絡するかで、混乱の大きさが変わります。
社外が絡むほど、順番は厳しめに考えると安全です。
基本の優先度
- まず主催者（または議題の責任者）
- 次に関係者全体（必要な範囲に）
- 社内は直属上司にも共有（判断が必要な場合は先に）
社内だけなら、チャットで先に伝える運用も多いでしょう。
ただ、社外がいる会議は補助線が必要です。
直前ほど「チャットだけ」で終わらせない
- まずチャットで欠席を即連絡
- その後、メールで欠席と対応を正式に共有
- 相手が見落としやすい場合は、主催者に個別で一言
この流れだと「早さ」と「正式さ」を両立できます。
欠席の連絡が遅れた印象も残りにくいです。
欠席連絡は謝罪だけで終わらせない
欠席連絡で不満が出るのは、欠席そのものよりも「相手の負担」です。
謝罪だけで終わると、相手が次に何をすればいいか分かりません。
相手の負担を減らす一文を入れます。
議事録を確認し、決定事項は本日中に把握します。
論点と決定事項だけ共有いただければ助かります。
資料は事前に確認します。必要があればコメントします。
代理出席が必要なら、〇〇が参加可能です。
「迅速・誠実・具体的」に寄せると、再調整が通りやすいです。
欠席は変えられなくても、対応の姿勢は伝えられます。
最後は、次の確認で終えると話が前に進みます。
重要な決定があれば、後ほど共有いただけますでしょうか。
次回の候補が必要であれば、こちらから提示します。
欠席理由は一行で足りる 場合別の言い方
欠席連絡で悩みやすいのが「理由をどこまで書くか」です。
結論としては、一行で足ります。
理由を長く書くほど、読み手の負担が増えます。
相手が本当に知りたいのは「欠席の事実」と「次の対応」です。
詳細に言いすぎると逆に読みにくくなる
欠席理由は、説明しようとすると長くなります。
長文は丁寧に見えて、重要情報が埋もれがちです。
原則はこの2つです。
- 理由は一行
- 必要なら「差し支えなければ」程度で止める
理由は「正当化」ではなく「事情の共有」です。
相手の判断に必要な最低限で十分でしょう。
一行で収める型
〇〇のため、出席が難しくなりました。
事情により、本日は欠席いたします。
都合により、欠席いたします。
もう少し柔らかくするなら、クッションを入れます。
恐れ入りますが、〇〇のため欠席いたします。
申し訳ありませんが、都合により欠席いたします。
体調不良の言い方 ぼかし方のテンプレ
体調不良は、詳細を書かないのが基本です。
症状や原因は不要です。
使いやすい例文（メール・チャット共通）
体調不良のため、出席が難しくなりました。
体調を崩しており、本日は欠席いたします。
体調が優れないため、欠席させていただきます。
少し丁寧にする言い方（社外向け）
体調不良のため、誠に恐縮ですが欠席させていただきます。
体調不良により出席が難しくなりました。議事録を確認のうえ対応いたします。
体調不良のときほど「対応」を添えると、安心感が出ます。
「後ほど議事録を確認します。」
この一文があるだけで印象が変わるでしょう。
社内都合や別件対応の言い方 言い訳に見せない
別件対応は、書き方を間違えると言い訳に見えます。
コツは「事情→対応」の順で短くすることです。
使いやすい例文
急ぎの対応が入り、出席が難しくなりました。
別件対応のため欠席いたします。後ほど議事録を確認します。
緊急対応のため、本日は欠席いたします。決定事項は確認します。
社外がいる会議での言い方（角を立てない）
急ぎの対応が入り、やむを得ず欠席いたします。恐れ入りますが、後ほど内容を確認いたします。
都合により欠席いたします。差し支えなければ、決定事項のみご共有いただけますでしょうか。
家庭事情などプライベート要因の言い方
家庭の事情は、詳細を書かないのが正解です。
相手に踏み込ませないためにも、ぼかします。
使いやすい例文
私用の都合により欠席いたします。
やむを得ない事情により、本日は欠席いたします。
所用のため欠席いたします。後ほど内容を確認します。
社外向けに丁寧にするなら
私用の都合により欠席いたします。恐れ入りますが、決定事項のみご共有いただけますでしょうか。
プライベート要因ほど「一行＋対応」で十分です。
理由を語らず、欠席後の動きを明確にした方が伝わりやすいでしょう。
件名と冒頭で勝負する 社内外で迷わない型
欠席連絡は、本文より先に読まれる部分で評価が決まります。
件名と冒頭が分かりやすいだけで、相手のストレスが減ります。
特に参加者が多い会議ほど、ここで差が出るでしょう。
件名テンプレ 会議名と欠席を入れる
件名は「欠席」「日時」「会議名」を入れます。
これだけで、開封前に内容が伝わります。
社内の件名テンプレ
欠席連絡：◯/◯ ◯◯会議（氏名）
【欠席】◯/◯ ◯◯会議（氏名）
◯/◯ ◯◯会議 欠席の連絡（氏名）
社外の件名テンプレ
欠席のご連絡：◯/◯ ◯◯打ち合わせ（会社名 氏名）
◯/◯ ◯◯打ち合わせ 欠席のご連絡（会社名 氏名）
【欠席のご連絡】◯/◯ ◯◯MTG（会社名 氏名）
冒頭1文は目的を宣言して負担を下げる
冒頭は迷わせない一文にします。
欠席連絡は、前置きが長いと読まれにくいです。
冒頭1文の型（まず目的を宣言）
◯月◯日◯時の【会議名】を欠席するご連絡です。
本日の【会議名】につきまして、欠席のご連絡です。
◯/◯の【打ち合わせ名】は都合により欠席いたします。
ここから先は、必要事項を短く続けます。
- 理由は一行
- 対応（議事録確認・代理・再調整）を明記
例（社内メールの冒頭〜本文の流れ）
◯月◯日◯時の【会議名】を欠席するご連絡です。
急ぎの対応が入り、出席が難しくなりました。
後ほど議事録を確認し、決定事項は把握します。
例（社外メールの冒頭〜本文の流れ）
◯/◯の【打ち合わせ名】につきまして、欠席のご連絡です。
都合により出席が難しくなりました。
恐れ入りますが、決定事項のみご共有いただけますでしょうか。
参加者が多い会議ほど混乱しない書き方にする
参加者が多い会議は、誰が何をするかが曖昧になりがちです。
欠席連絡に「お願い」を入れるときは、宛先と依頼内容を明確にします。
書き方のコツ
- 宛先を決める（主催者／議事担当／チーム全体）
- 依頼は1つに絞る
- 期限を入れる（可能なら）
依頼のテンプレ（資料共有・録画・議事録）
恐れ入りますが、資料の共有先をご教示いただけますでしょうか。
差し支えなければ、決定事項のみご共有いただけますでしょうか。
可能であれば、議事録（または要点）をご共有いただけると助かります。
重要な論点があれば、後ほど一言だけでもご連絡いただけますでしょうか。
代理出席を絡めるテンプレ
代理出席が必要な場合は、◯◯が参加可能です。
代理を立てるべきでしたら、◯◯に依頼いたします。問題ないでしょうか。
欠席連絡は、相手の手間を減らすほど通りやすくなります。
次は、社内向けに「メール・チャットのコピペ本文」をまとめます。
社内向けテンプレ メールとチャットの実用例
社内の欠席連絡は、スピードと分かりやすさが最優先です。
ただ、短くしすぎると「結局どうするのか」が伝わりません。
この章では、コピペしてすぐ使える形に整えます。
会議名や日時だけ差し替えれば運用できるテンプレです。
社内メール 前日までに送るテンプレ
前日までなら、相手が調整しやすいです。
基本は「前置き→欠席→理由（1行）→対応→お礼」の順で書きます。
件名例
欠席連絡：◯/◯ ◯◯会議（氏名）
本文テンプレ（コピペ用）
お疲れ様です。◯◯です。
◯月◯日◯時の【会議名】を欠席するご連絡です。
【理由：一行】のため、出席が難しくなりました。
後ほど議事録を確認し、決定事項は把握します。必要事項があればご共有ください。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いします。
理由の差し替え例（1行）
急ぎの対応が入り
体調不良のため
所用のため
代理出席を入れたいとき
代理出席が必要であれば、◯◯が参加可能です。
前日なら「対応」を一文入れるだけで印象が安定します。
謝罪は過剰にしなくても十分でしょう。
社内メール 当日 直前のテンプレ
直前は、とにかく早く伝えることが正解です。
丁寧に整えるより、欠席の事実を先に出します。
件名例
【至急】欠席連絡：本日◯時 ◯◯会議（氏名）
本文テンプレ（コピペ用）
お疲れ様です。◯◯です。
本日◯時の【会議名】ですが、都合により欠席します。
【理由：一行】のため、出席が難しくなりました。
後ほど議事録を確認します。重要な決定があればご共有ください。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。
さらに短くしたい場合（最短形）
本日◯時の【会議名】は欠席します。急ぎの対応が入りました。議事録を確認します。
直前は「欠席→対応」の順を崩さない方が伝わります。
謝罪より、相手の次の動きが分かることが重要です。
Teams・Slackなど社内チャット 最短で失礼を避ける
チャットは短文で構いません。
ただし要点が欠けると、主催者が困ります。
おすすめは2通に分ける形です。
1通目は欠席の事実。
2通目で対応を補います。
1通目テンプレ（欠席の事実＋会議名＋日時）
すみません、◯時の【会議名】ですが欠席します。
もう少し丁寧にするなら
すみません、◯月◯日◯時の【会議名】は都合により欠席します。
2通目テンプレ（対応）
後ほど議事録を確認します。決定事項だけ共有いただけると助かります。
代理が必要なら◯◯に依頼します。必要であれば言ってください。
資料があれば共有先を教えてください。確認します。
直前で補助線を入れる例（主催者に個別）
直前の連絡で申し訳ありません。欠席します。議事録確認しますので、決定事項だけ後で教えてもらえますか。
最低限、どれか一つは入れると安定します。
議事録確認します
決定事項だけ共有ください
代理が必要なら手配します
次は社外向けに、より丁寧な欠席連絡テンプレをまとめます。
社外向けテンプレ 欠席の連絡メール例文
社外向けは、社内より慎重に書きます。
ただし長文にすると、読み手の負担が上がります。
欠席連絡は「欠席の事実」と「次の動き」を短く示すのが基本です。
お詫びは必要です。
謝罪だけで終わらせないことが重要でしょう。
社外メールの基本は謝罪と再調整の導線
社外メールは、次の順番で書くと迷いません。
欠席の事実→お詫び→代替案の順です。
代替案は状況に合わせて1つに絞ります。
- 担当変更
- 日程候補提示
- 資料確認（議事録・録画の共有依頼）
件名テンプレ
欠席のご連絡：◯/◯ ◯◯打ち合わせ（会社名 氏名）
本文テンプレ（コピペ用）
いつもお世話になっております。◯◯（会社名）の◯◯です。
◯月◯日◯時の【打ち合わせ名】につきまして、欠席のご連絡です。
都合により出席が難しくなりました。直前のご連絡となり申し訳ございません。
代替案：以下のいずれかで対応させてください。
・担当変更：本件は◯◯が代わりに出席いたします。
・再調整：別日で調整可能でしょうか。候補日を2〜3点お送りします。
・資料確認：差し支えなければ、決定事項のみご共有いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
短くまとめたいときの例文（代替案＝日程候補提示）
◯/◯の【打ち合わせ名】は都合により欠席いたします。申し訳ございません。
恐れ入りますが、別日で調整可能でしょうか。候補日を本メール下部に記載します。
相手の負担を下げる一文例
重要な論点があれば、後ほど要点だけでもご共有いただけますと助かります。
資料がございましたら共有いただければ、確認のうえ対応いたします。
当日欠席の連絡は形式を簡略化してでも早く
当日の欠席連絡は、スピードが最優先です。
形式を整える前に、欠席を明確に伝えます。
まず欠席を明確化する短文テンプレ
本日の【打ち合わせ名】ですが、都合により欠席いたします。直前のご連絡となり申し訳ございません。
次に、補足を追送します。
一通に詰め込まなくて構いません。
相手が判断できる情報を分けて送る方が実務的です。
追送で入れる補足（どれか一つ）
- 代替出席：本件は◯◯が代わりに参加いたします。
- 再調整：別日で調整可能でしょうか。候補日をお送りします。
- 共有依頼：差し支えなければ、決定事項のみご共有いただけますでしょうか。
当日版テンプレ（欠席→補足まで一通に入れる場合）
本日の【打ち合わせ名】は都合により欠席いたします。直前のご連絡となり申し訳ございません。
恐れ入りますが、別日で再調整可能でしょうか。候補日を2点お送りします。
〇/〇（〇）〇時〜
〇/〇（〇）〇時〜
当日連絡は、理由の説明を増やすほど遅れます。
理由は一行で止める方が安全でしょう。
欠席後のフォローで信頼を落とさない
欠席の印象を決めるのは、その後の一通です。
欠席した側が「把握した」「次に動く」を見せると信頼が落ちにくいです。
議事録確認後の一言テンプレ
本日の議事（決定事項）を確認しました。共有ありがとうございます。
決定事項は〇〇と理解しました。認識違いがあればご指摘ください。
決定事項の復唱テンプレ（短く）
要点は以下の通り理解しました。
・〇〇は〇月〇日までに対応
・次回は〇/〇に実施
・確認事項は〇〇
次回参加の意思表示テンプレ
次回は必ず参加いたします。引き続きよろしくお願いいたします。
次回以降の打ち合わせは出席いたします。調整いただきありがとうございます。
欠席は起きます。
フォローの質で、信頼の回復速度が変わるでしょう。
会議欠席連絡のNG→OK早見表
欠席連絡は、言葉の選び方で印象が大きく変わります。
ここは保存して使い回せるように、NG→OKを一目で整理します。
| NG表現 | OK表現 | そのまま使える本題文 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|---|---|
| 欠席します | 欠席いたします／欠席のご連絡です | 〇月〇日〇時の【会議名】は都合により欠席いたします。 | 社内・社外共通 | 会議名と日時は省かない |
| 行けません | 出席が難しくなりました | 本日の【会議名】ですが、都合により出席が難しくなりました。 | 直前連絡 | 強い口語は避ける |
| すみません、欠席します | 欠席＋対応まで書く | 【会議名】は欠席いたします。後ほど議事録を確認し、決定事項は把握します。 | 社内会議 | 謝罪だけで終わらせない |
| 体調が悪くて熱があって…（長文） | 体調不良のため（1行） | 体調不良のため、出席が難しくなりました。後ほど内容を確認いたします。 | 社内・社外共通 | 症状の詳細は不要 |
| 別件があって抜けられません（雑） | 急ぎの対応が入り（1行） | 急ぎの対応が入り、出席が難しくなりました。決定事項は確認します。 | 社内 | 「言い訳」にならない短さにする |
| みなさまへ（一斉）欠席します | まず主催者へ個別＋全体共有 | 主催者宛：本日の【会議名】は欠席いたします。対応は〇〇で進めます。／全体宛：欠席いたします。議事録確認します。 | 参加者が多い会議 | 直前は主催者の困りごとを先に潰す |
| 欠席します。以上。 | 欠席＋確認依頼を1つ | 欠席いたします。差し支えなければ、決定事項のみご共有いただけますでしょうか。 | 社外・重要会議 | 依頼は1つに絞る |
| ごめんなさい、欠席です（軽い） | 直前のお詫び＋簡潔に | 直前のご連絡となり申し訳ございません。都合により欠席いたします。 | 社外 | 砕けた表現は避ける |
| 欠席します。リスケしてください。 | 再調整のお願い＋候補提示 | 恐れ入りますが、別日で再調整可能でしょうか。候補日を2点お送りします。 | 社外 | 命令形に見せない。候補提示で相手の手間を減らす |
| 欠席します。あとよろしく。 | 代理手配を明確にする | 代理が必要でしたら、◯◯が参加可能です。問題ないでしょうか。 | 社内 | 丸投げに見せない言い方にする |
この表の使い方のコツは単純です。
「欠席」だけで終えず、次の行動を一文足します。
それだけで、欠席連絡の印象は安定します。
よくある質問 FAQ 会議欠席の連絡
Q1：会議の欠席連絡はいつまでに送るべきですか？
基本は、分かった時点で早く送るのが正解です。
前日までに分かっているなら、その時点で連絡します。
当日になった場合も、迷うより先に欠席を伝えます。
直前の連絡ほど、主催者が調整できる時間が短いからです。
目安としては次の通りです。
- 前日までに分かる欠席：メールで共有し、必要なら主催者に一言
- 当日・直前の欠席：まず主催者へ即連絡（チャットや電話）→その後メールで正式共有
早い連絡は、それだけで誠実に見えます。
欠席の印象を良くする一番の方法でしょう。
Q2：欠席理由はどこまで書けばいいですか？
原則は一行で十分です。
詳細を書くほど丁寧に見えますが、読み手の負担が増えます。
無難な形は次の通りです。
- 体調不良のため
- 急ぎの対応が入り
- 所用のため
- 私用の都合により
社外相手で理由をぼかしたい場合も、一行で問題ありません。
補足するより「対応」を書く方が印象は安定します。
後ほど議事録を確認します
決定事項のみ共有いただけると助かります
代理出席を手配します
Q3：チャットだけで欠席連絡しても失礼ではないですか？
社内だけの会議なら、チャット連絡でも問題になりにくいです。
ただ、要点が抜けると不親切になります。
最低限、次の3点は入れます。
- 会議名と日時
- 欠席の事実
- 対応（議事録確認・代理手配など）
一方で、社外がいる会議は注意が必要です。
チャットは相手の環境によって見落とされます。
おすすめはこの形です。
- まずチャットで主催者に欠席を即連絡
- その後メールで欠席と対応を正式に共有
スピードと正式さを両立できます。
Q4：代理出席をお願いするときの失礼のない言い方はありますか？
代理出席は、頼み方で印象が変わります。
ポイントは「お願い」より先に、相手の判断材料を出すことです。
使いやすい言い方（社内向け）
代理出席が必要でしたら、◯◯さんにお願いしてもよいでしょうか。
私が欠席のため、◯◯さんに代理出席をお願いできますでしょうか。議題は〇〇です。
可能であれば、◯◯さんに参加いただけると助かります。決定事項は私が確認します。
相手の負担を下げる一文を添えると通りやすいです。
資料は私から共有します
決定事項は後ほど私が確認します
発言が必要な点は事前にまとめておきます
代理をお願いするときほど、短くても具体的に書くのが安全でしょう。
まとめ 会議欠席の連絡は型で迷わなくなる
会議の欠席連絡は、場当たりで書くほど迷いが増えます。
型を持っておくと、直前でも落ち着いて送れます。
欠席は避けられないことがあります。
連絡の仕方で信頼の落ち方は変わるでしょう。
早く短く 代替案までがワンセット
欠席連絡は、早さが第一です。
次に、要点が揃っていることが重要です。
最低限の4点を入れます。
謝罪は必要です。
ただ、謝罪だけで終わると相手が困ります。
「次の動き」を一文入れるだけで印象が安定します。
後ほど議事録を確認します
決定事項のみ共有いただけると助かります
代理が必要なら手配します
欠席の連絡は、代替案までがセットです。
自分の定番テンプレを一つ決めて使い回す
欠席連絡は、毎回ゼロから作る必要はありません。
定番テンプレを一つ決めておくと、文章に迷いません。
おすすめは「社内用」と「社外用」を1つずつ持つ形です。
会議名と日時、理由一行だけ差し替えます。
社内の定番（短く）
〇時の【会議名】は都合により欠席します。後ほど議事録を確認します。
社外の定番（丁寧に）
〇/〇の【打ち合わせ名】につきまして欠席のご連絡です。直前となり申し訳ございません。別日で再調整可能でしょうか。
テンプレを持つほど、送るまでが早くなります。
結果として、相手の負担も減りやすいでしょう。
