資料送付メールの書き方｜添付・再送・差し替えの例文と件名
資料、送ったけど…添付できてたか不安なんだよね…。
あるある。しかも再送とか差し替えって、何て書けばいいか迷うやつ。
資料送付メールは、内容そのものよりも「件名・冒頭・添付の書き方」で印象が決まりやすいです。
添付漏れや差し替えが起きると、焦って長文になりがちでしょう。
結果として要点が埋もれ、相手の確認負担が増えます。
このページでは、初回の送付だけでなく、再送・差し替え・添付漏れ対応までをまとめてテンプレ化します。
急いでいる場面でも、そのままコピペして整う形になっています。
この記事で分かること
- 資料送付メールで外しにくい「件名」と「冒頭1文」の型
- 添付・再送・差し替えを、相手に迷わせず伝える例文テンプレ
- 添付漏れや未着のときに、失礼にならず短く済む書き方
- 差し替え時に混乱を減らす「旧版の扱い」と「変更点の伝え方」
- 送信前に確認すべきポイント（添付・ファイル名・版数など）の整理
資料送付メールは件名と冒頭1文でほぼ決まる
資料送付メールで迷うポイントは多そうに見えます。
実際は、相手が探している情報は限られています。
件名と冒頭1文で「何のメールか」が即座に分かれば、本文は短くても問題ありません。
逆に、件名が曖昧だと本文が丁寧でも見落とされます。
ここでは、迷いを減らすために「要点の型」を先に固定します。
相手が知りたい要点は5つだけ
資料送付メールで、相手が確認したいのは次の5つです。
この5つが揃えば、読み手は迷いません。
- 資料名：どの資料かが一目で分かる名称
- 何のための資料か：背景や目的（会議用、確認用、共有用など）
- 添付物の一覧：ファイル名や点数
- 次アクション：確認、返信、期限の有無
- 連絡先：不明点が出たときの窓口
この順番で書くと、読み手の負担が下がります。
特に、添付の一覧を本文に入れるだけで、添付漏れや見落としの発見が早くなります。
「何をしてほしいメールか」が曖昧だと、相手は後回しにしがちです。
次アクションを一文で明示すると処理されやすいでしょう。
件名は資料名＋動詞で迷わせない
件名は「資料名＋動詞」で固定すると、迷いが消えます。
動詞は、相手が取るべき行動を示す役割です。
基本はこの3パターンで足ります。
- 送付
- 再送
- 差し替え
件名の型（社外でも使える）
【資料送付】○/○ 資料名（会社名 氏名）
【再送】○/○ 資料名（会社名 氏名）
【差し替え】○/○ 資料名（会社名 氏名）
社内なら、会社名は省略して構いません。
代わりに案件名や会議名を入れると整理しやすいです。
件名で「送付なのか、差し替えなのか」が分かると、相手の判断が速くなります。
差し替えなのに件名が送付のままだと、旧版を使われるリスクが上がります。
冒頭は目的宣言で読む負担を下げる
冒頭1文は、目的宣言で固定します。
最初に「何の連絡か」を言い切る設計です。
冒頭1文テンプレ
○○の資料をお送りします。
○○の資料を再送いたします。
○○の資料を差し替えのためお送りします。
この1文があるだけで、相手は本文を読む前に内容を把握できます。
忙しい相手ほど、冒頭で分かるメールが処理されやすいでしょう。
冒頭の次は、添付一覧を短く入れます。
添付：○○.pdf、○○.xlsx（計2点）
ここまでで、相手が必要とする情報の大半は揃います。
あとは次アクションを一文添えて締めるだけです。
コピペで使える 基本の資料送付テンプレ（社内・社外）
資料送付メールは、毎回ゼロから書くほどミスが増えます。
型を決めておくと、添付漏れや言い回しの迷いが減ります。
ここでは、社外と社内でそのまま使えるテンプレを用意します。
必要な箇所だけ差し替えれば完成する形にします。
社外向け 丁寧だが長くしないテンプレ
社外向けは、丁寧さより「迷わせない」が重要です。
相手が確認する順番に合わせて書きます。
件名例
【資料送付】○/○ 資料名（会社名 氏名）
本文テンプレ
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
〇〇の資料をお送りします。
【添付】
・〇〇（ファイル名） 1点
・〇〇（ファイル名） 1点
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
（期限がある場合：○/○（○）までにご確認いただけますと幸いです。）
何か不明点がございましたら、本メールにてご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
- 「資料をお送りします」を先に言い切ります。
- 添付一覧は箇条書きにします。
- 期限は必要なときだけ入れます。
丁寧にしようとして理由や背景を書きすぎると、要点が薄れます。
社外は短いほど処理されやすい場面も多いでしょう。
社内向け 短く回るテンプレ
社内は、スピードと見やすさが優先です。
宛名や挨拶を最低限にしても問題になりにくいです。
件名例
【資料送付】○/○ 会議名／案件名（氏名）
本文テンプレ
〇〇の資料を送ります。
【添付】
・〇〇（ファイル名） 1点
・〇〇（ファイル名） 1点
（期限がある場合：○/○（○）までに確認ください。）
以上、よろしくお願いします。
- 社内は「送ります」で十分です。
- 期限がないなら入れません。
- 最後は「以上」で締めると読みやすいです。
社内メールは、長いほど読まれません。
情報が埋もれやすくなります。
送付後の一言で行き違いを防ぐ
送付メールは、送って終わりにすると行き違いが起きます。
ただし、受領確認を毎回求めると相手の負担になります。
基本はこう考えます。
- 受領確認が必要なときだけ、一言添える
- 重要度が低い資料は、確認依頼を省く
受領確認を入れるべき場面
受領確認の一言（社外でも使える）
お手数ですが、受領の可否だけご返信いただけますと幸いです。
もし添付が確認できない場合は、お知らせください。すぐ再送いたします。
社内向け（軽く）
添付見えていなければ教えてください。再送します。
この一言があると、未着や添付漏れが早めに発見できます。
結果として、後工程の手戻りが減ります。
添付ファイルで信頼を落とさない基本マナー
資料送付メールは、本文が丁寧でも添付でつまずくと印象が落ちます。
ここは「相手が迷わない」「受け取れない事故を減らす」を優先します。
本文に添付内容を書く
添付の有無は、受信側が流し読みすると見落とされます。
件名と本文で「何が何点あるか」を見える化すると事故が減ります。
入れるべき情報はこれだけです。
- 添付の点数
- ファイル名
- 形式（PDF、Excelなど）
書き方の型（そのまま使えます）
【添付】〇〇.pdf、〇〇.xlsx（計2点）
添付は計2点です。ご確認ください。
添付が重要な場合は、さらに一文足します。
もし添付が確認できない場合はお知らせください。すぐ再送いたします。
相手は「添付がある前提」で動けます。
結果として、確認の手戻りが減るでしょう。
容量が大きいときは添付にこだわらない
容量が大きいと、相手の受信環境で弾かれることがあります。
送れたように見えて、相手に届いていないケースも起きます。
添付に不安があるときは、最初から共有リンクに切り替える判断が安全です。
候補は次の通りです。
- 会社の共有ストレージ（SharePoint / OneDrive / Google Drive など）
- ファイル転送サービス（社内規程に沿うもの）
共有リンクで送るときの一文
容量が大きいため、以下のリンクよりご確認ください。
アクセスできない場合はお知らせください。別手段で共有いたします。
注意点もあります。
「届かない」を後から発覚させない設計が大切です。
ファイル名は日付と版数で事故を減らす
資料送付で多いミスは、旧版を参照されることです。
ファイル名で最新版が分かれば、差し替え時の混乱が減ります。
おすすめの命名ルール
- 日付
- 案件名（短く）
- 資料名
- 版数（v01、v02）
例（そのまま流用できます）
2025-12-23_案件A_提案書_v03.pdf
2025-12-23_案件A_見積_v02.xlsx
2025-12-23_定例MTG_議事メモ_v01.docx
差し替えが発生しやすい資料ほど、版数は必須です。
本文にも一言入れるとさらに安全でしょう。
最新版は v03 です。旧版は破棄をお願いします。
パスワード付きZIPは相手の運用確認が先
パスワード付きZIPは、受信側の運用でブロック・隔離されることがあります。
相手のルールに合っていないと、届かない原因になりやすいです。
まずは相手の運用を確認します。
パスワード付きZIPで問題ないでしょうか。別手段をご希望でしたら合わせます。
送るなら、本文で誤解を減らします。
添付はパスワード付きZIPです。パスワードは別メールでお送りします。
ただ、実務では代替案を出せると強いです。
代替案の一文（そのまま使えます）
セキュリティの都合でZIPが受信できない場合は、共有リンクでお送りしますのでお知らせください。
相手に合わせて「確実に届く方法」を選ぶのが結論です。
これができると、送付・再送・差し替えが一気に楽になります。
添付漏れ・未着の再送メールテンプレ（そのまま使える）
再送は、文章を丁寧にしようとすると長くなります。
長くなるほど、相手が探したい情報が埋もれます。
再送メールは「短く」「要点だけ」で十分です。
大事なのは、相手がすぐ見つけられる件名と、添付の一覧です。
ここでは、添付漏れと未着でテンプレを分けます。
混ぜると、相手に余計な確認が発生します。
添付漏れの再送 余計な説明は増やさない
添付漏れは、結論を先に言い切るのが正解です。
背景説明は不要です。
謝罪は一文で止めます。
件名テンプレ
【再送】○/○ 資料名（会社名 氏名）
【添付漏れのため再送】○/○ 資料名（会社名 氏名）
本文テンプレ（社外向け）
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先ほどお送りした資料に、添付漏れがございました。
大変失礼いたしました。
不足分を添付のうえ、再送いたします。
【添付】
・〇〇（ファイル名） 1点（追加分）
お手数ですが、差し支えなければ受領の可否をご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
社内向け（短く）
先ほどの送付で添付漏れがありました。失礼しました。
不足分を再送します。
【添付】
・〇〇（ファイル名） 1点
- 「添付漏れがあった」だけで十分です。
- どのファイルが追加なのかを明確にします。
- 確認依頼は必要なときだけ入れます。
未着の再送 相手を責めずに確認する
未着は、相手側の問題と決めつけないのが鉄則です。
「念のため」を入れると角が立ちません。
件名テンプレ
【再送】○/○ 資料名（会社名 氏名）
【念のため再送】○/○ 資料名（会社名 氏名）
本文テンプレ（社外向け）
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先ほど資料をお送りしておりますが、念のため再送いたします。
【添付】
・〇〇（ファイル名） 1点
・〇〇（ファイル名） 1点
もし先にお送りしたメールが届いていない場合は、恐れ入りますがご一報ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
社内向け（短く）
先ほど送った資料、念のため再送します。
【添付】
・〇〇（ファイル名） 2点
届いていなければ教えてください。
- 相手を責める文は入れません。
- 未着の場合の連絡だけお願いする形にします。
再送の件名ルール 再送を明示して埋もれを防ぐ
再送メールは、件名が曖昧だと見落とされます。
同じ件名で送ると、スレッドに埋もれることもあります。
基本ルールは次の通りです。
- 件名に必ず「再送」を入れる
- 日付と資料名を入れる
- 差し替えと混同しない表現にする
件名の型（使い分け）
【再送】○/○ 資料名（会社名 氏名）
【添付漏れのため再送】○/○ 資料名（会社名 氏名）
【念のため再送】○/○ 資料名（会社名 氏名）
ここまで明示すると、相手はメールを開く前に判断できます。
再送が多い相手ほど、この型が効きます。
迷ったら「再送＋資料名」で統一しておくと、運用が安定するでしょう。
差し替えメールテンプレ（誤り修正・最新版の案内）
差し替えは、送付よりも慎重さが求められます。
相手は旧版を開いたまま作業している可能性があります。
差し替えメールで大事なのは2点です。
- 旧版をどう扱うべきかを明確にする
- 変更点を短く示して、確認負担を増やさない
ここを曖昧にすると、旧版が使われます。
結果として「言った言わない」が発生しやすいです。
まず旧版をどう扱うかを明確にする
差し替えで最初に書くべきは「旧版の扱い」です。
相手の行動を迷わせないためです。
旧版の扱いは、状況で2択になります。
- 旧版は破棄して、最新版のみ参照してほしい
- 旧版も残してよいが、最新版が正であると伝えたい
破棄依頼が必要なケース
- 数値や条件が変わった
- 提案内容や仕様が変わった
- 契約・見積など誤解が致命的
破棄依頼の一文（社外向け）
先ほどの資料は破棄いただき、本メールの添付（最新版）をご参照ください。
旧版は誤りがあるため、最新版のみご参照ください。
社内向け（短く）
旧版は見ないで、最新版（v03）だけ見てください。
「破棄してください」と強く言いにくい場合もあります。
そのときは「最新版のみ参照」を明示すると安全です。
どこが変わったかを一行で示す
差し替えメールで長文の説明は逆効果です。
差分の要点を一行で示すだけで、相手は確認しやすくなります。
差分の書き方の型
- 変更点：○○ページの△△を修正しました。
- 変更点：見積金額（合計）を修正しました。
- 変更点：納期表記を○/○→○/○に更新しました。
複数ある場合は、最大でも3点に留めます。
それ以上は、相手の確認負担が上がります。
どうしても多い場合は、次の形にします。
主な変更点は上記の通りです。詳細は差分をご確認ください。
差分を一行で出せると、差し替えの印象が軽くなります。
相手も受け止めやすいでしょう。
会議直前の差し替えで信用を落とさない一文
会議直前の差し替えは、相手の負担が増えます。
ここでは、謝罪よりも「負担軽減の誘導」を入れる方が効果的です。
会議直前の一文（社外向け）
お手数をおかけしますが、本日の会議では本メール添付の最新版のみご参照ください。
直前のご連絡となり恐縮ですが、最新版（v03）に差し替えております。こちらをご使用ください。
社内向け（短く）
直前ですみません。会議は最新版（v03）だけ見てください。
差し替えの本文テンプレ（社外向け）
株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇です。 先ほどお送りした資料に修正があり、差し替えのためお送りします。 お手数をおかけし申し訳ございません。 旧版は破棄いただき、本メール添付の最新版をご参照ください。 【変更点】 ・〇〇ページの△△を修正しました（例：数値／表記／条件） 【添付（最新版）】 ・〇〇（ファイル名） v03 1点 （会議直前の場合：本日の会議では本メール添付の最新版のみご参照ください。） どうぞよろしくお願いいたします。
- 旧版の扱いを先に明示します。
- 変更点は一行で済ませます。
- 会議直前は「最新版のみ」を強めます。
差し替えは、言い方よりも情報設計が重要です。
型に沿えば、信用を落としにくくなります。
件名と冒頭1文 送付・再送・差し替え早見表
資料送付は「件名」と「冒頭1文」を固定すると迷いません。
送付・再送・差し替えを件名で判別できると、相手側の処理が速くなります。
下の表は、そのままコピペして使える形に揃えています。
社内なら（会社名）を省略し、案件名や会議名に置き換えると運用しやすいでしょう。
| シーン | 件名テンプレ | 冒頭1文テンプレ | 本文に入れる補足 | 注意点 |
|---|---|---|---|---|
| 初回の送付（社外） | 資料送付のご連絡：○/○ 資料名（会社名 氏名） | ○○の資料をお送りします。 | 【添付】ファイル名（計○点）／確認してほしい点／期限 | 件名に資料名を入れないと埋もれやすい |
| 初回の送付（社内） | 【資料送付】○/○ 会議名／案件名（氏名） | ○○の資料を送ります。 | 添付一覧／必要なら期限 | 社内でも添付点数は書いた方が事故が減る |
| 追加資料の送付（後追い） | 【追加送付】○/○ 資料名（会社名 氏名） | 追加資料をお送りします。 | 追加分がどれか（追加1点など） | 差し替えと混同しない表現にする |
| 添付漏れの再送 | 【添付漏れのため再送】○/○ 資料名（会社名 氏名） | 先ほどの送付に添付漏れがあり、再送いたします。 | 追加分の添付だけを明記／受領確認（必要時） | 言い訳を書かず、謝罪は一文で止める |
| 未着の可能性がある再送 | 【念のため再送】○/○ 資料名（会社名 氏名） | 念のため資料を再送いたします。 | 【添付】一覧／未着なら連絡依頼 | 相手を責める文言は避ける |
| 誤字修正など軽微な差し替え | 【差し替え】○/○ 資料名（会社名 氏名） | 資料を修正したため、差し替えのご連絡です。 | 変更点を1行／最新版の版数 | 旧版を使われないよう「最新版」を強調 |
| 数値・条件変更など重要な差し替え | 【重要・差し替え】○/○ 資料名（会社名 氏名） | 誤りがありましたため、最新版に差し替えをお願いいたします。 | 旧版の破棄依頼／変更点の要点／最新版のみ参照 | 破棄依頼を曖昧にすると旧版が残る |
| 会議直前の差し替え | 【至急・差し替え】○/○ 会議資料（会社名 氏名） | 本日の会議資料を最新版に差し替えました。 | 「会議では最新版のみ参照」／差分1行 | 直前ほど本文は短く、指示は明確に |
| 送付後に到着確認が必要 | 資料送付のご連絡：○/○ 資料名（会社名 氏名） | ○○の資料をお送りします。 | 受領確認のお願い（必要時のみ） | 毎回求めると負担になるため使い分ける |
よくある質問 FAQ 資料送付メール（添付・再送・差し替え）
Q1：資料送付メールの件名はどう書けばいいですか
基本は「資料名＋動詞」で固定すると迷いません。
相手は件名だけで処理する優先度を決めます。
おすすめの型です。
社外向け
資料送付のご連絡：○/○ 資料名（会社名 氏名）
【再送】○/○ 資料名（会社名 氏名）
【差し替え】○/○ 資料名（会社名 氏名）
社内向け
【資料送付】○/○ 会議名／案件名（氏名）
【再送】○/○ 会議名／案件名（氏名）
【差し替え】○/○ 会議名／案件名（氏名）
- 送付／再送／差し替えを件名で判別できるようにする
- 資料名（または会議名）を入れて埋もれを防ぐ
迷ったら「資料送付のご連絡＋日付＋資料名」で統一すると運用が安定します。
Q2：資料の添付ファイルはどこまで本文に書くべきですか
結論は、最低でも「ファイル名」と「点数」まで書くのが安全です。
本文に添付一覧があるだけで、見落としと添付漏れの発見が早くなります。
最低限の書き方
【添付】〇〇.pdf、〇〇.xlsx（計2点）
丁寧にするなら
【添付】
・〇〇.pdf（提案書）
・〇〇.xlsx（見積）
添付が多いときは、点数と要点だけでも十分です。
添付は計5点です。主資料は「〇〇.pdf」です。
「添付します」だけで終えると、相手は探す手間が増えます。
結果として未確認になりやすいでしょう。
Q3：資料を再送するとき、相手に失礼にならない言い方はありますか
再送は、相手を責めない形にすると失礼になりません。
「念のため」を入れると角が立ちにくいです。
未着の可能性がある場合
先ほど資料をお送りしておりますが、念のため再送いたします。
もし先のメールが届いていない場合は、ご一報ください。
添付漏れの再送（ミスが自分側）
先ほどお送りした資料に添付漏れがございました。失礼いたしました。
不足分を添付のうえ、再送いたします。
やらない方がよい言い方もあります。
件名は必ず「再送」を明記します。
これだけで見落としが減ります。
Q4：資料の差し替えメールはどこまで謝罪すべきですか
差し替えは、謝罪を増やすより「旧版の扱い」と「変更点」を明確にする方が重要です。
謝罪は一文で足ります。
基本の考え方です。
- 軽微な修正（誤字など）：一文の謝罪＋最新版案内
- 数値や条件の変更：一文の謝罪＋旧版の破棄依頼＋変更点を一行
軽微な差し替えの例
修正があり差し替えのためお送りします。お手数をおかけし申し訳ございません。
重要な差し替えの例
誤りがありましたため、最新版に差し替えをお願いいたします。旧版は破棄いただけますと幸いです。
謝罪を長くすると、相手が知りたい情報が後ろにずれます。
結果として確認が遅れます。
差し替えは「短く、指示は明確に」が正解です。
Q5：パスワード付きZIPで送っても問題ありませんか
結論は、相手先の運用次第です。
企業によっては、パスワード付きZIPがブロックされたり隔離されたりします。
まずは相手のルールを確認するのが安全です。
パスワード付きZIPでの送付で問題ないでしょうか。別手段をご希望でしたら合わせます。
代替案も用意しておくとスムーズです。
- 共有リンク（閲覧権限つき）で送る
- 相手指定の安全な送付手段に合わせる
どうしてもZIPで送る場合は、本文に明記します。
添付はパスワード付きZIPです。パスワードは別メールでお送りします。
「送ったのに届かない」を避けるため、最初から受信側の運用に合わせるのが結論です。
まとめ 資料送付は型と命名でミスが減る
資料送付メールは、文章力よりも型で決まります。
件名と冒頭で目的が伝わり、添付一覧で内容が分かれば十分です。
再送や差し替えが発生しても、やることは同じです。
相手が迷わない情報だけを、短く届けます。
件名と冒頭 添付一覧までがワンセット
迷ったら、この順番に固定すると安定します。
- 件名：資料名＋送付／再送／差し替え
- 冒頭1文：資料を送る連絡です、と目的宣言
- 添付一覧：ファイル名＋点数（必要なら版数）
ここまで書ければ、相手はすぐ処理できます。
逆に、どれかが欠けると確認の往復が増えます。
ファイル名もセットで整えると効果が上がります。
日付＋案件名＋資料名＋版数（v01、v02）
これだけで、旧版参照の事故が減ります。
再送と差し替えの定番文を決めて使い回す
再送と差し替えは、文章を悩むほどミスが増えます。
定番文を決めておけば、焦っても崩れません。
再送の定番（未着向け）
念のため再送いたします。届いていない場合はご一報ください。
再送の定番（添付漏れ向け）
添付漏れがございましたため、不足分を添付のうえ再送いたします。
差し替えの定番
修正があり差し替えのためお送りします。旧版は破棄いただき、最新版をご参照ください。
まずはこの3つの定番を、社内用・社外用で手元に持っておくのがおすすめです。
型が決まると、送付の手戻りが減り、相手の負担も下がります。
