別件メールの書き出し例文集｜唐突に見せない切り替えフレーズと件名ルール

てんこ

今のメールに別件も書いちゃっていいかな。
唐突って思われない？

ぷれお

書いていいけど、書き出しミスると雑に見えるんだよね。
件名と最初の一文が勝負！

返信の流れで別件を入れるとき、いちばん困るのは「相手が探しにくい」「対応漏れが起きる」ことです。
丁寧なつもりで前置きを長くすると、逆に読みづらくなります。

この記事では、別件を自然につなぐための「書き出しの型」を、メール特化で整理します。
同じスレッドに入れるべきか、新規メールに分けるべきかも迷わなくなるはずです。

この記事で分かること

別件が唐突に見える原因と、相手の負担を減らす考え方
同じスレッドに入れるか、新規メールに分けるかの判断基準
別件を自然につなぐ「書き出しの結論型」（宣言＋要点＋次アクション）
そのまま使える別件の書き出し例文（確認・依頼・相談・共有など）
NG→OKの早見表で、雑に見える言い方を即修正する方法

別件が唐突に見えるのは相手の作業が増えるから
まず判断同じスレッドに入れるか新規メールに分けるか
書き出しの結論型別件の宣言＋要点＋次アクション
用件タイプ別別件の書き出しテンプレ3種
コピペで使える書き出し例文集（場面別）
唐突に見えるNG→自然なOK早見表
件名で迷わない別件メールの件名テンプレと運用ルール
よくある質問 FAQ メールで別件を自然につなぐ

別件が唐突に見えるのは相手の作業が増えるから

「別件ですが」と丁寧に切り出したのに、なぜか雑に見える。
この違和感の正体は、言葉づかいよりも相手側の作業が増えていることにあります。

メールは会話ではなく、相手の受信箱にタスクを発生させる道具です。
別件を混ぜると、相手の頭の中で「やることの整理」が始まります。

この整理がしづらいほど、唐突に見えやすくなります。

受信者の負担は3つ増える

別件を同じメールに入れると、受信者側で増える負担は主に3つです。

1）優先度が乱れる
「本題Aを処理中なのに、急に本題Bも来た」状態になります。
Bの緊急度が分からないと、相手は優先順位を組み直す必要が出ます。

その結果、返信が遅れたり、どちらも中途半端に見えたりしがちです。

2）対応漏れが起きる
別件は、本文の途中に埋もれやすいものです。
相手が読むタイミングによっては「Aだけ処理して満足」になり、Bが抜け落ちます。

とくに起きやすいのは、次のパターンです。

返信の引用で一部が切れて見えない
スマホで流し読みされる
CCが多く、誰が担当か曖昧になる

3）探し直しが発生する（件名と内容がズレる）
メールは後で検索して掘り起こされます。
件名がAなのに、本文にBが混ざると「探しても見つからない」「見落とした」が発生します。

この探し直しが増えるほど、相手はストレスを感じます。
丁寧語でも印象が悪化するのは、ここが理由です。

唐突さの正体は「前置き不足」ではなく「設計不足」

別件が唐突に見える場面で、よくある誤解があります。
それは「前置きを足せば自然になる」という発想です。

実際は逆で、前置きを足すほど読みづらくなるケースが多いでしょう。
問題は書き出しの言葉選びではなく、メール全体の設計です。

別件の印象を決めるのは、主にこの3点です。

件名：中身と一致しているか
スレッド：同じスレッドに入れる必然性があるか
段落：別件が視認できる構造になっているか

つまり、書き出しだけ整えても限界があります。
先に「どこに置くか」「どう見せるか」を決めるほうが効果的です。

まず結論：別件は宣言と要点がセットでないと雑に見える

別件を自然につなぐ最短の結論はこれです。

別件は「宣言」だけで終わらせず、同じ一文または直後で「要点」まで出す。

例を比べると差がはっきりします。

雑に見えやすい
「別件ですが、ご確認をお願いします。」
→ 何の確認かが分からず、相手の作業が増える

雑に見えにくい
「別件ですが、来週の納品スケジュールの確定について一点確認です。」
→ 相手がタスクを特定できる

宣言はスイッチです。
要点は地図です。

スイッチだけ押されても、どこへ行けばいいか分からない。
だから唐突に感じます。

このあと（次章以降）では、宣言＋要点＋次アクションまでを「型」として固定し、
確認・依頼・相談・共有ごとにコピペできる書き出し例へ落としていきます。

まず判断同じスレッドに入れるか新規メールに分けるか

原則：話題が変わるなら新規が安全

別件を同じスレッドに入れると、受け手は次の判断を同時に迫られます。

どれが最新の依頼か
どれが未対応か
どれが誰の担当か

この負担が増えるほど、返信が遅れたり、対応漏れが起きたりしやすいでしょう。

実務では「返信＝件名維持」が基本マナーです。
ただし、話題が変わった時点で件名と中身がズレます。

ズレたまま続けるより、別件は新規メールで立て直すほうが結果的に丁寧です。

例外：同一案件の補足・追加・確認なら同スレでも可

同じ案件の延長で、相手が「同じ流れとして処理できる」なら同スレでも成立します。

同スレで許容されやすいのは、次のような内容です。

既に送った資料の補足（差分が少ない）
1行で終わる確認（YES/NOや一択で返せる）
日程の微調整（同一の会議・同一の関係者）

この場合でも混乱を避けるために、本文は分けます。

冒頭1文で「補足」「追加」「確認」を宣言
用件は箇条書きで1〜2点に絞る
次アクションを明確にする（確認ください／◯日までにご返信ください）

同スレで粘るほど、探し直しが増えます。
増えそうなら、その時点で新規に切り替えるのが無難です。

スレッド表示で埋もれる条件を知っておく

スレッドは万能ではありません。
メールサービスや設定によって「会話」のまとまり方が変わります。

たとえばGmailでは、特定の条件（宛先・差出人・件名の一致、参照ヘッダー、送信時期など）でメールが同じ会話に自動的にまとまる場合がある、とヘルプに説明があります。
出典：Googleヘルプ

つまり、

同じスレッドに入れたのに、相手側では別スレッドになる
別件なのに、意図せず同じ会話に混ざる

こうした事故が起き得ます。

だからこそ、別件は「スレッドに頼る」のではなく、件名と本文設計で迷わせないほうが強いです。

迷ったときの2択チェック（保存用ミニチェックリスト）

迷ったら、次のチェックで決めるのが早いです。

新規メール推奨（別件扱い）

期限がある
依頼・対応が発生する
担当者が変わる／CCする人が変わる
相手に作業や判断をさせる
要件が2つ以上ある（箇条書きが必要になる）

同スレでも可（補足扱い）

既存案件の補足だけ
1行で終わる確認だけ
返信が短く済む（情報追加が最小）

結論としてはシンプルです。
相手の作業が増えるなら、新規に分ける。
これが一番トラブルを減らします。

書き出しの結論型別件の宣言＋要点＋次アクション

別件を自然に見せるコツは、気の利いた前置きではありません。
受け手が迷わない順番で置くことです。

おすすめの骨格はこれだけです。

別件の宣言
要点を1行
次アクションを1つ

この順で書くと、唐突さよりも親切さが勝ちやすいでしょう。

宣言だけで止めない（別件ですがだけは弱い）

別件ですが、で止めると受け手は一瞬待たされます。
何の話か分からない状態が続くためです。

宣言は使っていいですが、宣言だけにしない。
宣言と同じ文で要点まで出すほうが読み手に優しいです。

弱い例

別件ですが、ご連絡です。
ちなみに、もう一点あります。

強い例（宣言＋要点まで同梱）

別件のご連絡です。来週の打ち合わせ日程について一点確認です。
本題とは別で一点お願いです。資料の最新版をご確認ください。
補足で一点共有です。見積書のファイル名を更新しました。

ポイントは、宣言の直後に内容の種別を置くことです。

確認です
依頼です
共有です
相談です

ここまで言い切るだけで、相手の脳内のタスク整理が始まります。

要点は1行で置く

別件を嫌がられにくくする最大の要素は、要点の短さです。
要点は1行で十分でしょう。

要点の型は3つに絞れます。

何の確認か
何を依頼するか
何を共有するか

それぞれ、1行テンプレにすると迷いません。

何の確認か（確認テンプレ）

納期の認識が合っているか、念のため確認です。

参加者の最終人数を確認したく、ご連絡しました。

送付先メールアドレスがこちらで正しいか確認です。

何を依頼するか（依頼テンプレ）

議事録の草案をご確認いただきたいです。

添付の資料に赤入れをお願いできますか。

来週の候補日から1つ選んでご返信ください。

何を共有するか（共有テンプレ）

仕様の決定事項を3点共有します。

スケジュールが更新されたため共有します。

担当窓口が変更になりましたので共有です。

要点が2つ以上になるなら、1行で頑張らないほうが安全です。
その場合は次のように切り替えます。

宣言＋要点は1行
用件は箇条書きで2点まで
次アクションは最後に1つ

例

別件のご連絡です。進め方について確認が2点あります。

確認1：A案で進めてよいか

確認2：Bの担当はどなたか

可能であれば本日中にご返信ください。

次アクションを1つだけ付ける

別件が気まずくなるのは、相手に何をしてほしいかが曖昧なときです。
最後は必ず次アクションで締めます。

ただし、次アクションは1つに絞るほうが通ります。
やることが増えると後回しにされやすいからです。

次アクションの定番（コピペ用）

ご確認ください。

差し支えなければご教示ください。

可能でしたらご対応をお願いします。

可能であれば◯日までにご返信ください。

本日中に一度だけご返信いただけると助かります。

期限を入れるときは、理由を長く書かない。
期限だけ置くのが読みやすいです。

明日午前中までに

本日18時までに

◯月◯日までに

まとめて使える書き出し例（宣言＋要点＋次アクション）

確認

別件のご連絡です。来週の開始時刻について認識合わせの確認です。ご教示ください。

本題とは別で一点確認です。添付の資料は最新版でお間違いないでしょうか。ご確認ください。

依頼

別件でお願いです。議事録の確認を本日中にお願いできますか。

追加で一点お願いです。見積書の宛名表記をご確認ください。

別件の共有です。会議URLが更新されています。ご確認ください。

補足で一点共有です。担当窓口が私に変更になりました。以降こちらにご連絡ください。

この3点セットを徹底すると、別件でも雑に見えにくくなります。
次は、目的別に切り替えるフレーズをさらに増やしていきます。

用件タイプ別別件の書き出しテンプレ3種

別件の書き出しは、センスより分類で安定します。
この章では「関連の追加」「完全な別件」「依頼・相談」の3種類に分け、コピペできる形に落とします。

共通ルールは1つだけです。

宣言で止めず、要点と次アクションまで同じ流れで置く。
これで唐突さが消え、相手の負担が減るでしょう。

完全な別件先に切り替えを宣言して着地まで書く

完全な別件は、宣言が必要です。
ただし、宣言だけでは弱いので「要点」と「着地（次アクション）」まで一気に書きます。

ここでの着地とは、相手が次に何をすればいいかが分かる状態です。

完全別件テンプレ（確認）

別件のご連絡です。◯◯の件で一点確認があります。◯◯はAで進めて問題ないでしょうか。

本題とは別で一点確認です。請求書の送付先はこのメール宛でよいですか。ご教示ください。

話題が変わりますが一点確認です。次回の開始時刻は10時で確定でしょうか。

完全別件テンプレ（共有）

別件のご連絡です。◯◯のスケジュールが更新されました。最新版は添付をご確認ください。

本件とは別で共有です。担当体制が変更になりましたので、以降の窓口は◯◯になります。

別件で一点共有です。障害情報が出ており、復旧見込みは◯時頃です。

完全別件テンプレ（依頼）

別件のご連絡です。◯◯についてご対応をお願いできますでしょうか。◯日までに一度ご返信ください。

本題とは別でお願いです。添付のNDAをご確認のうえ、問題なければご返送ください。

「別件ですが」を使うなら、必ず次の語を続けると読みやすいです。

別件ですが、確認です

別件ですが、お願いです

別件ですが、共有です

この一語で、相手は処理モードを切り替えられます。

依頼・相談相手の負担を下げるクッション設計

依頼と相談は、相手の作業が増えます。
そのため別件の書き出しでは、丁寧さよりも「負担の見通し」を出すほうが効きます。

負担の見通しとは、この3点です。

何をしてほしいか
どれくらいで終わるか（軽くでよい）
いつまでか

クッションは長文にしない。
「短く、しかし相手の不安を消す」が正解でしょう。

依頼テンプレ（負担を小さく見せる）

一点お願いがございます。1分だけご確認いただき、問題なければOKでご返信ください。

お手数ですが一点だけお願いします。添付の内容をご確認のうえ、修正が必要かだけご教示ください。

可能でしたら一点ご対応をお願いします。◯日までに一度可否だけでもお返事いただけると助かります。

相談テンプレ（結論を急がせない）

一点ご相談です。現状A案で考えていますが、懸念点があれば教えていただけますか。

相談が一点あります。判断材料が不足しているので、◯◯について確認させてください。

ご相談です。今週中に方向性を決めたいのですが、◯日までに一度お考えを伺えますか。

断りやすさを残すテンプレ（相手の心理負担を下げる）

可能な範囲で構いません。難しければ代案でも大丈夫です。

難しい場合は、別案（A／B）でも問題ありません。

依頼・相談で最も避けたいのは、クッションが長すぎて本題が遅れることです。
クッションは1文で止め、本題と期限を置く。これが最短で誠実に見える型です。

この章のテンプレをそのまま使うだけでも、別件が唐突に見える頻度は下がるはずです。
次の章では、状況別（上司・取引先・同僚など）に「同じ型」をどう微調整するかを掘ります。

コピペで使える書き出し例文集（場面別）

この章は、そのまま貼って置き換えるだけで使える形にしています。
【案件名】【資料名】【日付】【期限】【相手名】だけ差し替えれば成立する設計です。

短くても、要点と次アクションが残る。
それが保存・共有される文章になります。

返信スレッド内で補足を入れる

同じ案件の続きなら、別件より補足が自然です。
補足で一点＋正しい情報＋相手にしてほしいこと、ここまで入れると事故が減ります。

補足で一点です。資料は最新版【資料名_版数】を正としてご参照ください。

補足です。先ほどの【数値/日付/条件】は【正】が正しい内容です。

追記で一点共有します。【追加情報】のため、【対応/確認】をお願いいたします。

一点だけ補足です。添付の【ファイル名】が最終版になります。

念のため補足です。【前提】は【条件】で進める想定です。

追送です。【リンク/資料】を追加しました。お手すきでご確認ください。

誤解防止のため補足します。【NG】ではなく【OK】の理解でお願いします。

一点だけ確認です。【論点】は【A/B】どちらで進めますか。ご教示ください。

補足でお願いです。【作業】は【期限】までに可能でしょうか。難しければ代案でも大丈夫です。

補足です。関係者は【宛先/メンバー】にも共有いただけると助かります。

資料送付後に別件の確認を足す

資料送付のスレッドに追加するなら、切り替えを明示したほうが読みやすいです。
別件の宣言＋確認したい要点＋期限、ここまで一息で置きます。

資料をお送りします。別件で一点だけ確認です。【確認事項】は【A/B】で合っていますか。

資料送付のご連絡です。別件です。【承認フロー/窓口/締切】をご教示ください。

資料を添付しました。あわせて別件のお願いです。【依頼内容】を【期限】までにご対応いただけますか。

資料共有ありがとうございます。別件で一点確認です。【次の手順】はどなたにお伺いすればよいでしょうか。

資料は以上です。別件で【確認事項】だけ、今日中に一度ご返信いただけると助かります。

資料送付の補足です。別件になりますが【条件/前提】の認識が合っているか確認させてください。

送付しました。別件で恐縮ですが【必要情報】を一行でご教示いただけますでしょうか。

日程調整メールで別件を入れる

日程調整は用件が単純なので、別件が混ざると埋もれやすい場面です。
対策は2つだけです。

用件を箇条書きに分ける
別件は依頼の着地点まで書く

日程調整の件でご連絡です。以下2点です。
・【候補日】の可否
・別件：事前に【参加者名簿/資料/URL】をご共有いただけますか（【期限】まで）

日程のご相談です。別件で一点お願いがあります。【資料名】を先に拝見したいので、共有可能でしょうか。

日程候補をお送りします。別件です。【会議の目的/論点】を一行で共有いただけると助かります。

日程調整ありがとうございます。別件の確認です。【会議形式】は【対面/オンライン】でよいでしょうか。

日程の件は以上です。別件で恐縮ですが、当日は【必要物/準備】が必要なため【対応依頼】をお願いします。

日程調整のついでに一点だけ。先方のご希望は【A/B】どちら寄りでしょうか。分かる範囲でご教示ください。

会議後フォローで別件を切り出す

会議後は相手も情報整理中です。
別件を入れるなら、温度を上げずに最短で聞くほうが通ります。

会議のお礼は1行で十分。
次に別件の要点と期限を置きます。

本日はありがとうございました。別件ですが、次回の論点整理のため【確認事項】だけ確認させてください。

会議のお礼です。別件で一点、【決定事項】の認識が合っているかだけご教示ください。

本日の件、議事メモを添付します。別件になりますが【宿題の担当】はどなたでしょうか。

本日はありがとうございました。別件のお願いです。【資料/数字】をご共有いただけますか（【期限】まで）。

会議フォローのご連絡です。別件で恐縮ですが【次回候補】を2つほどいただけると助かります。

会議のまとめは以上です。別件で一点確認です。【連絡窓口】は【担当者名】様でよいでしょうか。

本日の補足です。別件ですが【リスク/制約】があり、【代案】の可否を確認させてください。

唐突に見えるNG→自然なOK早見表

NG書き出し	OKの切り替え	続く本題テンプレ	向いているケース	注意点
別件ですが。	別件ですが、【要点】の確認です。	【要点】をご確認ください。差し支えなければ【期限】までにご返信ください。	完全な別件を同じメール内で追記したい	OK側も「要点」を書かないと結局唐突になる
ところで、【別件】なんだけど。	話題を切り替えます。【別件】の件で一点です。	【依頼/確認】のため、【期限】までに【対応】をお願いします。	口頭っぽい文章をビジネス寄りに整えたい	「話題を切り替えます」は硬いので、社内は「一点だけ」で十分なこともある
追伸：【依頼】お願いします。	依頼は別メールでお送りします（用件を分離します）。	件名：【依頼】／本文：お願い→期限→お礼	依頼が重い、期限がある、担当が変わる	追伸に依頼は埋もれやすい。相手が見落とす前提になる
それと、【別件】も。	もう一点だけ、【要点】を確認させてください。	【要点】は【A/B】どちらでしょうか。	補足に近い別件（軽い確認）	2つ以上あるなら箇条書きにする
余談ですが、【依頼】です。	一点お願いがあります。【依頼】についてです。	可能でしたら【期限】までに【対応】いただけますでしょうか。	依頼を軽く見せたくない	「余談」は依頼と相性が悪い。軽く聞こえる
返信ついでに。	補足で一点共有します。	【追加情報】のため、最新版は【資料名】をご参照ください。	同一案件の補足、差分共有	「ついでに」は雑に見える場合がある
先ほどの件とは別で。	本題とは別で一点、ご相談です。	【相談内容】について、【期限】までに一度ご意見いただけますか。	同一相手に別テーマの相談を混ぜたい	“別で一点”は続く1文で着地させないと弱い
いきなりですが。	結論から申し上げます。【要点】の件です。	【要点】について【依頼/確認】です。	急ぎの用件で前置きを短くしたい	“急ぎ”を言うなら理由は一行で十分。長くすると言い訳に見える
ついでに確認。	念のため確認です。【要点】についてです。	【要点】は【条件】で進めて問題ないでしょうか。	認識合わせ、誤解防止	連発すると細かい人に見える。重要な点だけに使う
本題に戻りますが、別件です。	別件のご連絡です。【要点】の確認になります。	【要点】をご教示ください。	文のねじれを直したい	「戻る」「別件」が同居すると読みにくい。どちらかに統一する
（件名そのまま）本文で突然別件	件名を【別件】に合わせる／新規メールに分ける	件名：【用件】＋【動詞】（例：確認／依頼／共有）	後から探される用件（承認・締切・依頼）	返信スレッドに別件を混ぜると、検索とスレッド表示で埋もれやすい

件名で迷わない別件メールの件名テンプレと運用ルール

返信は原則件名維持　ただし話題が変わるなら一致させる

結論として、同じ用件のやり取りは件名を変えずに返信するのが基本です。
相手が「どの案件の返信か」を一目で追えますし、メール検索もしやすくなります。

返信メールの「Re:」も、原則として消さない運用が紹介されています。
出典：SalesZine

一方で、話題が完全に変わったなら新規メールに切り替えて件名も合わせるほうが事故が減ります。

特にGmailのスレッド表示は「同じ件名」のメールがまとまる挙動があるため、別件を同じ件名のまま混ぜると埋もれやすくなります。
出典：できるネット

実務で迷わないためのルールは、この3段階が堅いです。

同一案件の補足・追加・確認：返信で件名維持（Re:は残す）
同一案件だが用件が増えた：返信でも可。ただし本文冒頭で「要点の箇条書き」で分離
完全に別件：新規メールにして件名を付け替える（必要なら冒頭に「先日の件とは別で」と1行だけ添える）

別件を新規で送るときの件名テンプレ

別件メールは「開封前に何の用件か分かる」ことが最優先です。
件名は次の部品で組むとブレません。

用件タイプ（確認／依頼／相談／共有／お礼・フォロー）
主語になるテーマ（資料名・案件名・会議名など）
期限や対応要否（要返信／対応不要／期限◯日）
差出人（社外は会社名＋氏名があると親切）

そのまま使えるテンプレ例です（社外は会社名・氏名を末尾に）。

【別件／確認】◯◯のご確認（期限：◯/◯）

【別件／依頼】◯◯ご対応のお願い（◯/◯まで）

【別件／相談】◯◯についてご相談（15分だけお時間ください）

【別件／共有】◯◯の共有（対応不要）

【別件／資料】◯◯資料の送付／再送／差し替え（◯/◯版）

件名が長くなりそうなら、期限と用件タイプを優先して前に寄せます。逆に「至急」連発は受信側の優先度判断を壊すので、使うなら「いつまでに何が必要か」を併記するほうが伝わります。

同じ案件で用件が2つなら件名に両方入れるか分ける

同一案件でも、用件が2つになると読み手の負担が増えます。判断はシンプルに「分ける条件」を先に決めるのが有効です。

分ける（新規推奨）になりやすい条件

期限が違う
担当や宛先が違う（関係者が増える）
依頼が発生する（相手に作業が増える）
後から検索されやすい（議事録、請求、契約、日程など）

まとめる（同スレ可）に寄せてよい条件

どちらも「補足・軽い確認」で、1通で完結する
依頼ではなく共有中心
同じ相手が同じタイミングで処理できる

件名に両方入れる場合は、読みやすさ優先でこの形が安定します。

◯◯の件（資料送付＋日程再調整）

◯◯打ち合わせの件（議事録共有／次回論点の確認）

ただし、件名に詰め込みすぎると結局探しにくくなるので、「依頼」と「共有」が混在するなら分けたほうが結果的に早いです。

よくある質問 FAQ メールで別件を自然につなぐ

Q1：別件ですがは失礼ですか？

失礼とは言い切れません。
ただし、別件ですがだけで止めると、雑に見えやすいです。

安全なのは、次の3点を1〜2行でセットにする形です。

別件の宣言
要点（何の話か）
次アクション（何をしてほしいか）

例（社内外どちらでも無難）

別件のご連絡です。◯◯の確認をお願いできますでしょうか。

相手が社外や目上の場合は、恐れ入りますがを添えると角が立ちにくいです。

Q2：話は変わりますがは堅すぎますか？

堅すぎるというより、口頭っぽさが残るのでメールだと浮く場面があります。
一方で、丁寧に切り替えたいときには有効でしょう。

よりビジネス寄りに整えるなら、次の言い換えが扱いやすいです。

別件のご連絡です。

一点ご相談です。

関連して一点だけ確認です。

相手が多忙なほど、切り替えフレーズ自体は短くして、直後に要点を置くのが得です。

Q3：同じスレッドに別件を書いてもいいですか？

原則として、話題が変わるなら新規メールが安全です。
受信側は件名で検索したり、メールソフトの表示単位で追っていることが多く、話題が混ざると対応漏れの原因になります。

同じスレッドに入れてよいのは、同一案件の補足・追加・軽い確認に限るのが現実的です。
その場合は、本文で用件を分離して埋もれを防ぎます。

用件を箇条書きで分ける
別件は1行で要点を置く
期限や依頼があるなら、新規メールに分ける

Q4：返信で件名を変えるのはマナー違反ですか？

絶対のマナー違反ではありません。
ただ、受信者の整理や検索が崩れやすく、実務では不親切になりがちです。
件名はメールの入口なので、軽視しない方がよいです

運用としては次の判断が安全です。

返信で話題が変わる → 新規メールにして件名も一致させる
同一案件の補足 → 返信のまま、本文で用件を分離する

どうしても返信で件名を変えるなら、相手が混乱しないように冒頭で理由を一文だけ添えると事故が減ります。

例

件名を変更いたしました。別件のため新しい件名でご連絡いたします。

Q5：追伸で別件を書くのはNGですか？（どんな時なら許容される？）

依頼・期限・判断が必要な内容を追伸に入れるのは避けた方が安全です。
追伸は見落とされやすく、対応漏れの原因になりやすいからです。

許容されやすいのは、次のような軽い補足です。

読むだけで終わる情報（対応不要の共有）
すでに本文で完結している内容の補足
連絡先などの追記

なお、追記は文章の最後に事項を付け足す意味で使われます。
ただし「追記できる」ことと「追記に入れてよい」ことは別なので、行動が必要な別件は新規メールに分ける方が結果的に親切です。