進捗確認の言い方｜催促にならないメール・チャット例文集
進捗どうですか？って聞いたら、催促っぽくなる気がする…。
文だけ見ると圧が出やすいんだよね。目的と期限がないと特に。
でも確認しないと仕事止まるし…。
型で聞くといいかも！
相手が返しやすい形にするだけで空気変わるよ！
進捗を確認したいのに、相手に嫌な思いをさせたくない。
この悩みは多いです。
進捗確認が催促に見えるのは、気持ちの問題ではありません。
相手が答えるための情報が足りない時に起きます。
メールもチャットも、短いほど誤解が出やすいです。
目的、期限、こちらの次の作業を添えるだけで、確認はスムーズになります。
このページでは、催促にならない聞き方を「コピペできる型」でまとめます。
社外メール、社内チャット、口頭の場面まで、使い分けできるようにします。
この記事で分かること
- 進捗確認が催促に聞こえる原因と、誤解を消す最短の直し方
- 催促にならない進捗確認の基本型（目的＋期限＋次アクション）
- メールの件名と本文テンプレ（取引先・社内別）
- Slack/Teamsなどチャットで角が立たない短文例
- 返信がないときのフォロー文（1通で終わる追い方）
進捗確認が催促に見える原因は、相手に判断材料がないこと
進捗確認そのものは、失礼ではありません。
問題は、相手がどう返せばよいか分からない形で届くことです。
相手は「今すぐ出せ」と言われたと感じると身構えます。
確認の目的や期限が見えないと、催促に受け取られやすいでしょう。
ここでは、NGになりやすい型と、催促に見せない最短の直し方を整理します。
NGになりやすい3パターン（急ぐ・責める・丸投げ）
急ぎの理由が分からないと、相手は優先順位を判断できません。
結果として、圧だけが残ります。
進捗確認で揉めるのは、言葉が丁寧かどうかではなく、情報が足りない時です。
催促に見せない最短結論：目的＋期限＋こちらの次を添える
催促に見せないコツは、相手が返しやすい形にすることです。
最短で効くのは、次の3点です。
- 確認目的（何のために確認するか）
- 期限（いつまでに把握したいか）
- こちらの次アクション（返ってきたら何をするか）
例として、同じ「進捗確認」でも印象が変わります。
- 「進捗どうですか？」
- 「本日中に先方へ共有したいので、〇〇の進捗だけ確認させてください。可能なら◯時までに状況を教えてください。こちらで取りまとめます。」
この型だと、相手は答える項目が明確になります。
「どこまで終わっているか」「詰まっているか」「いつ返せばいいか」が判断できます。
重要なのは長文にすることではありません。
必要情報を固定して、相手の負担を減らすことです。
件名と一文目で印象が決まる（リマインドの扱いも含める）
進捗確認は、本文より先に「件名」と「一文目」で印象が決まります。
ここが強いと、内容が丁寧でも圧が出ます。
件名は、原則として用件を淡々と書くのが無難です。
一方で、「リマインド」という言葉は便利ですが、相手によっては圧になります。
そのため、基本は件名に入れない寄りで考えます。
一文目は、いきなり確認を突きつけず、前提を置くと柔らかくなります。
次は、この考え方をそのまま使える「基本型」に落とします。
コピペして送れる形に整えていきます。
まずはこれだけ：催促にならない進捗確認の基本型
進捗確認は、文章の上手さより「情報の揃え方」で決まります。
相手が迷わず返せる形にすると、催促ではなく業務連絡になります。
ここでは、どの案件でも使える基本型をコピペできる形でまとめます。
基本の4点セット（状況確認／期限／困っている点／こちらの協力）
催促に見せないために固定したいのは、この4点です。
短文でも成立します。
- 状況確認（何の進捗かを特定する）
- 期限（いつまでに把握したいか）
- 困っている点（なぜ今確認が必要か）
- こちらの協力（相手の負担を下げる提案）
ポイントは、「いつまでに」「何が必要か」「こちらでできること」を毎回入れることです。
相手の判断材料になります。
コピペ枠：丁寧（社外・上司向け）
コピペ枠：短め（社内・同僚向け）
コピペ枠：最短（チャット向け）
短くても、4点が揃うと圧が下がります。
「遅れている前提」で書かないのがコツです。
期限の置き方テンプレ（今日中・明日午前・〇日まで）
期限がない進捗確認は、相手が優先順位を決められません。
“目安”でも良いので、相手が判断できる形にします。
期限テンプレ（そのまま使える）
柔らかくする一言（期限が強く見えるとき）
期限の強さは、関係性と状況で調整します。
社外や上司には「理由を一言だけ」添えると角が取れます。
送るタイミングの目安（早すぎ・遅すぎを避ける）
タイミングがずれると、文面が丁寧でも催促に見えます。
早すぎると信用されていない感じが出ます。
遅すぎると焦りが見えます。
実務で使いやすい目安は、次の3パターンです。
1）締切がある案件：締切前の一通
- 締切の前日に「状況だけ確認」
- 当日午前に「最終確認」
この2回までに収めると揉めにくいです。
2）締切を過ぎた：締切後の一通
- 遅れを責めず「いつ頃になりそうか」を聞く
- 代替案（こちらで巻き取る／一部だけ先に出す）を添える
3）返信がない：間隔を決めて追う
- チャットは短時間で流れやすいので、一定時間後に1回だけ追う
- メールは相手の確認サイクルがあるため、間隔をあけて1回だけ追う
- それでも反応がなければ、口頭や電話など別手段に切り替える
追いメッセージを何度も重ねるほど、圧が増えます。
「1通で終わるフォロー」を基本にして、次の手段へ移るのが安全です。
次は、メール本文としてそのまま使える形で、件名と例文をまとめます。
コピペOK：メールの進捗確認テンプレ（件名＋本文）
メールの進捗確認は、件名と冒頭で空気が決まります。
本文は長くせず、相手が返しやすい情報だけを固定します。
ここでは「そのまま貼って使える」形で、件名と本文のセットを用意します。
必要に応じて【】の中だけ差し替えてください。
取引先向け：提案・見積・資料提出の進捗確認
取引先向けは、相手の都合を前提にした「低圧」が基本です。
ポイントは、次の3点です。
- 状況確認（どの件か特定）
- 期日確認（いつまでに把握したいか）
- こちらの対応可否（できること／代替案）
件名テンプレ（取引先）
「リマインド」は基本的に入れない方が無難です。
本文テンプレ1：低圧（状況確認＋期日確認＋協力）
本文テンプレ2：見積（相手の手間を減らす聞き方）
本文テンプレ3：資料提出（提出の形式も決めておく）
社内向け：上司・同僚に送る進捗確認（巻き取り型も用意）
社内は「急かす」より「前に進める」が正解です。
相手を責めずに、詰まりと支援を前提に書きます。
- どこで詰まっているか
- こちらが手伝える範囲
この2点を入れると、催促に見えにくいです。
件名テンプレ（社内）
本文テンプレ1：上司向け（相談寄り）
本文テンプレ2：同僚向け（短く・次作業を見せる）
本文テンプレ3：巻き取り型（相手の負担を減らす）
「確認」ではなく「段取り」を置くと、同じ内容でも印象が柔らかくなります。
返信がないとき：再送・フォローの書き方（1通で終わらせる）
返信がないときほど、追い方で関係が決まります。
やることは3つだけです。
- 忙しさ前提の一言
- 期限の再提示
- 代替手段（チャット・口頭）
フォロー件名テンプレ（社外）
※「再送」は事務的に見えるため、状況により「ご確認」寄りでも良いです。
フォロー件名テンプレ（社内）
フォロー本文テンプレ（1通で終わる）
「返事ください」だけで終わらせないのがコツです。
相手が返せる選択肢を渡すと、催促より業務調整に見えます。
次は、Slack/Teamsなどチャットで使える短文テンプレを整理します。
チャットで確認したいときの言い方（Slack/Teams/社内DM）
チャットは便利ですが、短文ほど圧が出やすい媒体です。
一行で済ませるほど、相手は「急かされている」と感じやすくなります。
逆に言うと、必要情報を固定するだけで誤解は減ります。
ここではSlack/Teams/社内DMで、そのまま使える形に落とします。
チャットは短文ほど圧が出る。固定すべき情報は3つ
チャットで進捗確認をするなら、最低でも次の3つは入れます。
これだけで「催促」より「段取り共有」に寄ります。
- 期限（いつまでに把握したいか）
- こちらの次の作業（なぜ今必要か）
- 返信の要否（返事が必要か、不要か）
例として、同じ内容でも印象が変わります。
- 「進捗どうですか？」
- 「〇〇の進捗確認です。〇時までに状況だけ知りたいです（次の作業に入るため）。返事は一言で大丈夫です。」
返信の要否は特に効きます。
相手が「今すぐ長文で返さなきゃ」と思わなくて済むからです。
ただし「既読だけで」は関係性によって冷たく見える場合があります。
上司や他部署には「お手すきで一言」寄りが安全です。
角が立たない短文テンプレ（平常時／締切前日／締切後）
状況別に、圧が出にくい短文を用意します。
【】だけ差し替えれば使えます。
平常時（通常の確認）
締切前日（焦りを見せずに期限を固定）
締切後（責めない・次の一手に寄せる）
締切後は「まだですか」を入れないのが鉄則です。
代わりに「見込み」と「代替案」を置きます。
既読スルー前提の“次の一手”テンプレ（口頭確認につなぐ）
チャットは流れます。
既読がついても返事が来ないのは普通に起きます。
その前提で「次の一手」まで用意すると揉めにくいです。
ポイントは、追いメッセージを重ねないことです。
一度だけ確認し、反応がなければ手段を変えます。
追いメッセージ（1回だけ）
口頭確認につなぐ（圧を下げる）
「返信ください」より「10秒でいい」を置くと、相手の負担が下がります。
結果として返事が戻りやすくなります。
次は、相手別に言い方を調整し、上司・同僚・取引先で角が立ちにくい表現に整えます。
相手別：上司・同僚・取引先で敬語と距離感を調整する
同じ進捗確認でも、相手で「正解の距離感」が変わります。
上司には判断材料が必要です。
同僚には軽さが必要です。
取引先にはクッションと配慮が必要です。
ここでは、相手別にそのまま使える言い方へ整えます。
上司向け：判断材料を添えて“相談”に寄せる
上司は「急かされた」と感じるより先に、判断が必要かを見ています。
そのため、質問形だけで終えるより、段取りを先に置く方が通ります。
「確認していいですか」より、次の形が安全です。
- 段取りを示す
- 確認したい点を一点に絞る
- 期限を置く
上司向けテンプレ（メール・チャット共通）
“相談”に寄せたいときの言い方
強く見えやすい言い方（避けたい）
上司向けは、お願い口調より「共有＋調整済み」が効きます。
同僚向け：責めない・軽い・次の作業を見せる
同僚向けは、空気を軽くして返信ハードルを下げるのがコツです。
ただし、砕けすぎると雑に見えるので「次の作業」を一言置きます。
同僚向けテンプレ（短文）
巻き取り提案（相手が詰まっていそうなとき）
同僚向けは「一言でOK」「見込みだけでOK」が効きます。
取引先向け：失礼になりにくいクッション＋確認の型
取引先向けは、相手を急かすより「こちらの事情を共有」するのが基本です。
そのうえで、期日と代替案を置くと圧が下がります。
クッション言葉の定番
「進捗はいかがでしょうか」の言い換え（圧を下げる）
同じ確認でも、言い換えで印象が変わります。
取引先向けテンプレ（低圧）
取引先向けは「返事を急がせない形」と「代替手段」がセットです。
相手から「進捗どうですか？」が来たときの返信例（受け手側テンプレ）
進捗を聞かれた側は、言い方次第で信頼が回復します。
コツは、結論を先に置き、次の一手を添えることです。
ここでは、4パターンを用意します。
1）順調（予定どおり）
2）遅延（遅れている）
遅延は、言い訳より「見込み」と「対策」が重要です。
3）未確定（判断材料が揃っていない）
4）支援依頼（助けが必要）
支援依頼は、丸投げに見せないために「依頼内容を一点」に絞ります。
次は、保存価値が高いようにNG→OKの言い換えを表で一覧化します。
NG→OKの言い換え早見表
進捗確認は、内容より「言い方の形」で誤解が出ます。
ここでは、よくあるNG短文を「催促に見えにくい形」へ置き換えます。
メール・チャット・口頭・返信のどれでも使えるように混在で整理します。
| NG短文 | 伝わりにくい理由 | OK短文 | 使う場面（社外メール・社内チャット・口頭・返信） |
|---|---|---|---|
| どうなってますか | 責めている印象。何のための確認か不明 | 〇〇の件、現時点の状況を確認させてください。〇日までに把握したいです | 社外メール・社内チャット・口頭 |
| まだですか | 遅れている前提で圧が出る | 〇〇の進捗、見込みだけ教えてください。必要ならこちらで一部対応します | 社内チャット・口頭 |
| 進捗どうですか | 対象が曖昧。返し方が人によって分かれる | 〇〇（資料/見積/対応）の進捗確認です。完了/進行中/詰まりのどれかだけでもOKです | 社内チャット・返信 |
| 早くください | 期限も理由もなく命令に見える | 〇日〇時までに必要です。難しければ代替案で進めますので見込みを教えてください | 社外メール・社内チャット |
| 至急お願いします | 緊急度の根拠がないと反発が出る | 〇日までに先方へ返答が必要なため、〇日午前までに状況を伺えますか | 社外メール・口頭 |
| 返信ください | 返事の負担が大きく見える | お手すきで一言いただければ大丈夫です（現状だけでOKです） | 社外メール・社内チャット |
| いつ終わりますか | 追及に見える。詰まりの共有が出にくい | いつ頃になりそうか目安を伺えますか。詰まりがあれば手伝えるので教えてください | 社内チャット・口頭 |
| もう送ってますよね | 相手を疑う印象。関係が悪化しやすい | こちらの受領状況を確認したく、念のため伺います。再送いただくことは可能でしょうか | 社外メール・返信 |
| 連絡がないので | 責める文脈になる | 念のため確認です。〇日までに状況だけ把握したいです | 社外メール・社内チャット |
| 何回も聞いてすみませんが | 罪悪感が強く、目的がぼける | お忙しいところ恐れ入ります。〇〇の件、〇日までに把握したく状況を伺えますか | 社外メール |
| できてないなら言って | 詰まりを責める形になる | もし難しければ、詰まっている点を一点だけ教えてください。こちらで対応します | 社内チャット・口頭 |
| こっちは待ってます | 対立構造になる | こちらの次工程があるため、〇日までに見込みだけ教えてください | 社外メール・社内チャット |
| 早めにお願いします | 早めが曖昧。相手が判断できない | 〇日〇時までに必要です。難しい場合は、いつ頃になりそうか目安を伺えますか | 社外メール・社内チャット |
| なんで遅れてるの？ | 追及に見える。説明が長くなる | 現状どの工程で止まっているかだけ教えてください。対策を一緒に考えます | 社内チャット・口頭 |
| 返事ないですけど | 既読圧・監視感が出る | 念のため再送です。流れていたらすみません。状況だけ一言いただければ大丈夫です | 社内チャット・返信 |
| 了解しました（返信が必要か不明） | 次のアクションが分からず不安が残る | 了解しました。次は〇〇を進めます。追加確認があればご連絡ください | 返信（社外メール・社内チャット） |
| 遅れてます | 事実だけで不安が増える | 〇日までに完了予定です。遅れの要因は〇〇で、対策として〇〇を進めています | 返信（社外・社内） |
表のOK例は、共通して次のどれかを入れています。
期限、目的、次の作業、協力の提案です。
次は、よくある疑問をFAQ形式でまとめます。
FAQ：よくある質問
Q. 進捗確認メールは失礼ですか
失礼ではありません。
ただし、書き方によっては催促に見えます。
相手が不快に感じるのは、進捗を聞かれたこと自体ではなく、判断材料が足りないときです。
次の3点を入れると、確認が「段取り共有」に変わります。
- 何のための確認か（目的）
- いつまでに把握したいか（期限）
- こちらの次の作業（次工程）
例
「急いでいます」より「いつまでに何が必要」を先に置く方が丁寧です。
Q. 進捗確認メールの件名は何が無難ですか
無難なのは、「案件名＋要件＋日付」です。
相手が一目で内容を判断できます。
使いやすい件名例です。
「リマインド」は、基本は入れない方が無難です。
相手によっては「催促」と同義に受け取られやすいからです。
どうしても再送であることを明確にしたい場合は、
「再送」「念のため再送」を選びます。
Q. 返信がないとき、何日あけて再送すればいいですか
基準は「日数」より「締切までの残り時間」です。
ただ、実務で迷いにくい目安はあります。
- 締切がない／急ぎでない：1〜2営業日あけて再送
- 締切が近い（2〜3営業日以内）：翌営業日に一度だけ確認
- 締切当日：朝〜午前中に短く確認し、反応がなければ手段変更
再送は、基本的に1回で十分です。
2回目以降は圧が上がるので、次の一手に切り替えます。
- チャットで一言確認
- 口頭で10秒確認
- 代替案で進める（後で調整する）
再送文の形は、責めずに要点だけ置きます。
Q. 「進捗はいかがでしょうか」は催促に聞こえますか
単体だと、催促に聞こえることがあります。
理由は、何をどう返せばいいかが曖昧だからです。
圧を下げるには、次のいずれかを足します。
言い換え例です。
取引先向けは、丁寧にしつつ「返しやすさ」を作るのがポイントです。
まとめ：進捗確認は「期限＋次の作業」があると催促に見えにくい
進捗を確認すること自体は、失礼ではありません。
催促に見えるのは、相手が判断できる材料が足りないときです。
特に効くのは、次の2つです。
- 期限（いつまでに把握したいか）
- 次の作業（こちらが何を待っているか）
この2つがあるだけで、確認は「段取り共有」になります。
今日から使う定番テンプレを1つ決める（メール／チャット）
迷ったら、まずはこの2つから1つ決めて使うのが早いです。
メール（社外・社内どちらでも使える）
チャット（短文で角が立ちにくい）
「返しやすい選択肢」を置くと、返答率が上がります。
揉めそうなときの最低ライン（目的／期限／次アクション）
空気が悪くなりそうなときほど、文を増やすより要点を固定します。
最低ラインはこの3点です。
- 目的：何のために確認するか
- 期限：いつまでに把握したいか
- 次アクション：こちらの次の作業、または代替案
この3点が揃えば、相手は「急かされている」ではなく「段取りが必要」と受け取れます。
最後に、確認の一文は短くても構いません。
ただし、短いほど誤解が出るので、期限と次の作業だけは外さない方が安全です。
