納期延期のお願いメール例文｜理由・新納期・お詫びの書き方
やばい、納期…このままだと間に合わない…。
それ、今日中に言わないともっとまずくない？
でも理由ってどう書けばいいんだろ。言い訳っぽくなるの怖いんだよね…。
理由は短くでいいよ！新しい納期と、こっちの対応をセットで出せば通りやすい！
「もう間に合わないかも」と気づいた瞬間が一番焦ります。
納期延期の連絡は、書き方ひとつで印象が大きく変わります。
納期延期のお願いメールは、ただ謝るだけだと相手が動けません。
相手が知りたいのは「いつまでに」「何が」「どこまで」できるかです。
早めに連絡し、新しい納期と代替案を示せれば、信頼を落としにくくなります。
逆に、理由を長く書いたり、期限を曖昧にしたりすると、言い訳に見えやすくなります。
この記事で分かること
- 納期延期メールで必ず押さえる「結論→新納期→次アクション」の型
- 理由をどう書けば言い訳に見えないか（短く書くコツとNG例）
- 状況別にそのまま使えるコピペ例文（延期依頼／遅延お詫び／代替案つき）
- 件名・お詫び表現・追いメールまで1通で通すテンプレの作り方
- 送信前にミスを防ぐチェックリスト（保存用）
納期延期メールとは 先に連絡すべき理由と基本方針
まず結論 間に合わないと分かった時点で早めに伝える
納期延期の連絡は、遅れが確定してからでは遅いです。
間に合わない可能性が見えた時点で、まず共有したほうが信頼を落としにくくなります。
早めに伝えるメリットはシンプルです。
納期が動くと、相手の工程も動きます。
相手にとっては「遅れる」より「いつまでに何が確実か」が重要です。
そのため最初の連絡は、長文よりも次の3点を先に出すほうが伝わります。
この3点があるだけで、相手は判断しやすくなります。
電話かメールか 迷ったら 先に口頭 その後メールで残す
納期に関わる話は、緊急度が高いです。
迷ったら「先に口頭 → その後メール」が安全です。
理由は2つあります。
口頭で伝える場面は、次のようなケースです。
一方で、メールだけでも成立しやすいのは次のケースです。
口頭で話した後のメールは、長くしなくて大丈夫です。
「合意した内容」を短く残す意識が重要です。
例
- 本日お電話でご相談した件につき、納期を〇月〇日に変更させていただけますでしょうか。
- 変更に伴う影響を最小化するため、〇〇を先に共有いたします。
延期依頼と遅延お詫びは別物 文章の温度感を変える
納期に関する連絡は、状態によって書き方を切り替える必要があります。
「延期のお願い」と「遅延のお詫び」は別物です。
違いはここです。
延期のお願いは、謝罪を厚くしすぎるよりも、調整の材料を出すほうが効果的です。
相手が動けるように、新納期と代替案を先に示します。
遅延のお詫びは、謝罪の量と改善策の濃さを上げます。
「なぜ起きたか」より「今どう収束させるか」「再発をどう防ぐか」を短く入れます。
目安として、文の比重はこう考えると迷いません。
この切り替えができると、相手に「誠実に対処している」印象が残りやすくなります。
まずは目的別 1通で通す早見表
早見表の使い方
納期延期メールは、文章をきれいに書くより先に「型」を決めたほうが早いです。
この早見表は次の順で使うと、1通で話が通りやすくなります。
ポイントは「謝罪→理由」から書き始めないことです。
最初に相手が判断できる情報（新納期・次の一手）を出すと、メールが短くても誠実に見えます。
早見表
| 状況 | 件名テンプレ | 冒頭謝罪 | 理由の粒度 | 新納期の出し方 | 代替案（部分納品など） | 相手にお願いする一文 | 次アクション |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| まだ間に合わない見込み（延期のお願い） | 【納期変更のお願い】案件名／日付 | このたびは進捗の件でご迷惑をおかけし申し訳ございません。 | 1行で事実のみ（例：想定以上の手戻りが発生） | 候補日を2つ出す、または確定日を提示 | 先に出せる成果物を提示（例：仕様確定部分を先行提出） | 納期を〇月〇日（または〇月〇日・〇日）へ変更させていただけますでしょうか。 | ご承認後、更新スケジュールを再共有します。 |
| 既に遅延した（お詫び＋新納期） | 【納期遅延のお詫び】案件名／日付 | 納期を過ぎてしまい、誠に申し訳ございません。 | 原因は短く、収束策を明確に（例：原因＋本日からの体制） | 確定日を1つに絞る（再延期を防ぐ） | リカバリー案（増員、優先度変更、先行納品） | 新納期を〇月〇日とさせてください。最短でお届けできるよう進めます。 | 途中経過を〇日までに中間報告します。 |
| 相手起因も絡む（責任追及に見せない確認型） | 【納期のご相談】案件名／日付 | いつもありがとうございます。恐れ入りますがご相談です。 | 相手責任を言わず未確定事項を示す（例：ご確認待ち項目が未確定） | 確定後に確定日を提示、暫定案を併記 | こちらで先行できる範囲を明記 | 未確定事項の確定後、納期を再調整させていただけますでしょうか。 | 確定いただき次第、当日中に新スケジュールをご連絡します。 |
この表のままコピペして使う場合は、まず「案件名／日付／新納期／代替案」だけ埋めると完成します。
コピペ用 件名テンプレだけ先に一覧
件名で迷う人が多いので、まずは件名だけ先に固定します。
「納期」「案件名」「日付」を入れると、相手の受信箱で埋もれにくくなります。
- 【納期変更のお願い】案件名／YYYYMMDD
- 【納期変更のご相談】案件名／YYYYMMDD
- 【納期遅延のお詫び】案件名／YYYYMMDD
- 【納期再調整のお願い】案件名／YYYYMMDD
- 【至急】納期変更のご相談／案件名（緊急時のみ）
社外向けは「至急」を乱用しないほうが無難です。
急ぎの場合でも、本文で「いつまでに何が必要か」を具体化したほうが伝わります。
本文はこの順で崩れない 納期延期メールの7点セット
7点セット（型）
納期延期メールは、順番が崩れると一気に言い訳っぽく見えます。
相手が判断しやすい流れは、ほぼ決まっています。
以下の型をそのまま使うと、短文でも通りやすくなります。
項目が多く見えますが、実際は「短く」まとめられます。
特に重要なのは次の3つです。
- 新納期案を必ず入れる
- 現状を1〜2行で見える化する
- 代替案か次の一手を1つ添える
納期延期は、相手が困るのは「遅れること」より「先が読めないこと」です。
そのため「遅延の理由・状況・改善策」まで一通で示す型が、実務でも使われやすいです。
穴埋めテンプレ（社外向け 基本）
社外向けは、丁寧さより「判断できる情報」が最優先です。
以下はコピペして、【】だけ埋めれば完成する基本形です。
社外向け（基本・丁寧）
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。
【案件名】につきまして、進捗のご報告です。
このたびは【現状（例：作業工程に手戻りが発生しており）】、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
結論として、納期を【新納期候補（例：〇月〇日、または〇月〇日／〇月〇日）】へ変更させていただきたくご相談申し上げます。
理由は【理由（1行）（例：想定以上の修正対応が発生したため）】です。
現在の状況は【現状の進捗（例：〇〇まで完了、残りは〇〇）】となっております。
影響を最小化するため、【代替案（例：先に〇〇部分のみ先行でご提出いたします）】。
お手数ですが、上記の納期変更につきご了承いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。社外向け（短文版）
【案件名】の納期についてご相談です。
【理由（1行）】により、納期を【新納期】へ変更させていただけますでしょうか。
先に【代替案（部分納品など）】を共有いたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。短文版でも「理由」「新納期」「代替案」が入っていれば成立します。
逆に、新納期がないと相手は判断できません。
社内向けは短くても良いが “新納期＋次アクション”は必須
社内向けは、丁寧さよりもスピードと実務情報が優先されます。
ただし短くしても、次の2点は絶対に落とさないほうが安全です。
- 新納期（いつまでに）
- 次アクション（何をして、いつ共有するか）
社内向けは「結論→影響→打ち手→期限」でまとめると、上司も判断しやすくなります。
上司・チーム向け（最短型）
【案件名】、現状このままだと【元の納期】に間に合いません。
新納期は【新納期案】で調整したいです。
影響は【影響（例：先方の検収が〇日ずれる可能性）】です。
打ち手は【打ち手（例：優先度変更／増員／部分納品）】で進めます。
本日【時刻】までに先方へ一次連絡し、【次連絡（例：合意内容）】を共有します。社内では「誰がいつ連絡するか」まで書くと、仕事が止まりません。
この一文があるだけで、チーム全体の動きが揃います。
理由の書き方 言い訳に見せない3パターン
社内要因（人手・見積・手戻り） 事実＋対策だけ書く
社内要因は、書き方を間違えると「内情の言い訳」に見えやすいです。
相手が知りたいのは事情よりも、納期が守れる見通しと手当てです。
そのため、理由は事実＋対策だけに絞ります。
経緯説明は削って問題ありません。
細かく書くほど、相手の不安を増やします。
書き方のコツは次の3点です。
これらは相手からすると、再発しそうに聞こえます。
「忙しい」「人がいない」ではなく、何を変えたかが伝わると誠実に見えます。
外部要因（納品待ち・障害） 相手責任に見せない言い回し
外部要因は、書き方が強いと「他責」に見えます。
相手を責めている印象を避けるため、表現は行き違い前提に寄せるのが安全です。
基本は次の形です。
「相手が悪い」ではなく「状況を共有し、次の判断をお願いする」に寄せると、印象が落ちません。
相手要因も絡む場合 角が立たない確認型に変換
相手要因も絡むケースは、最もトラブルになりやすいです。
ここで責任追及に見えると、納期の話が感情論にずれます。
やるべきことは、原因の指摘ではなく未確定の整理です。
相手に確認してほしい点を「攻めずに」出します。
使いやすい型は次の通りです。
ポイントは「あなたのせいです」と言わないことです。
代わりに「未確定がある」「確定後すぐ進める」「次の動き」をセットにします。
これだけで角が立ちにくく、納期調整が前に進みます。
コピペ可 取引先向けメール例文テンプレ（状況別）
延期のお願い（まだ間に合わない見込み） 丁寧版／短文版
ここでは「まだ遅延確定ではないが、このままだと厳しい」段階のテンプレです。
ポイントは、早めに共有しつつ、新納期を必ず出すことです。
新納期は「候補日」か「確定日」で書き分けます。
件名例
【納期変更のお願い】案件名／YYYYMMDD【納期変更のご相談】案件名／YYYYMMDD丁寧版（候補日で出す）
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。
【案件名】につきまして、進捗のご報告と納期のご相談です。
このたびはご迷惑をおかけし申し訳ございません。
現在【現状（例：最終調整に入っておりますが、追加の修正が発生している状況です）】。
このままですと当初納期【元の納期】に間に合わない見込みのため、納期を変更させていただきたく存じます。
新納期案として、【候補日1】または【候補日2】でのご調整は可能でしょうか。
可能であれば【希望（例：候補日1）】で進めさせていただけますと助かります。
影響を最小化するため、【影響最小化の一文（例：確定している範囲は先行で共有いたします）】。
お手数ですが、ご都合をご確認のうえご回答いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。丁寧版（確定日で出す）
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。
【案件名】につきまして、納期変更のお願いです。
このたびはご迷惑をおかけし申し訳ございません。
【理由（1行）（例：想定以上の修正対応が発生したため）】、当初納期【元の納期】での対応が難しい見込みとなりました。
現状は【現状（例：〇〇まで完了、残りは〇〇）】です。
納期を【新納期（確定日）】へ変更させていただけますでしょうか。
【代替案（例：〇〇は〇日までに先行提出いたします）】。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。短文版（候補日）
【案件名】の納期についてご相談です。
現状【理由（1行）】のため、当初納期【元の納期】に間に合わない見込みです。
新納期案として【候補日1】／【候補日2】で調整可能でしょうか。
先に【影響最小化（例：確定部分）】を共有いたします。
よろしくお願いいたします。短文版（確定日）
【案件名】の納期変更のお願いです。
【理由（1行）】のため、納期を【新納期】へ変更させてください。
先に【代替案】を共有いたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。候補日を出す場合は、最後に「希望はどちらか」を添えると、相手が判断しやすくなります。
遅延のお詫び（すでに期限超過） お詫び重視版
期限を過ぎている場合は、まず謝罪の温度感を上げます。
そのうえで「いつ出せるか」「どう収束させるか」を最優先で示します。
原因説明は短く、改善策・再発防止を一言入れるのが安全です。
件名例
【納期遅延のお詫び】案件名／YYYYMMDD【至急】納期遅延のお詫びと新納期のご連絡／案件名お詫び重視版（テンプレ）
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。
【案件名】につきまして、当初納期【元の納期】を過ぎてしまい、誠に申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
現在の状況は【現状（例：最終確認中／修正対応中）】です。
新納期は【新納期（確定日）】とさせてください。
再発防止として【改善策（例：工程の見直しとダブルチェック体制を強化）】を実施しております。
途中経過は【中間報告のタイミング（例：〇日までに）】に一度ご報告いたします。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。
何卒よろしくお願いいたします。遅延時は「候補日」ではなく、基本は確定日で出します。
再延期の可能性があるなら、確定日を出せる状態まで内部で整えてから送るほうが安全です。
部分納品・代替案つき（信頼回復） 交渉しやすい版
納期延期は「ただ延ばす」だと交渉が詰みやすいです。
信頼回復を狙うなら、先に出せる成果物と暫定対応を提案します。
相手に選択肢が生まれると、話が通りやすくなります。
件名例
【納期再調整のお願い】案件名（部分納品のご提案）／YYYYMMDD【納期変更のお願い】案件名／代替案のご提案交渉しやすい版（部分納品・優先順位提案）
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。
【案件名】につきまして、納期の再調整のお願いです。
このたびはご迷惑をおかけし申し訳ございません。
現状【理由（1行）】により、当初納期【元の納期】での完了が難しい見込みとなりました。
新納期は【新納期（確定日または候補日）】でご相談させてください。
ただし影響を最小化するため、以下の代替案をご提案いたします。
・【先行提出できる成果物（例：機能Aの検証版）】は【先行日】に共有可能です。
・【暫定対応（例：一部機能は暫定仕様で運用）】も選択可能です。
・優先順位を【提案（例：Aを先行、Bを後倒し）】とすることで、全体影響を抑えられます。
上記の進め方について、【相手にお願いする一文（例：ご希望の優先順位をご指示いただけますでしょうか）】。
ご回答をいただき次第、当日中に更新スケジュールを再共有いたします。
何卒よろしくお願いいたします。代替案は盛り込みすぎると逆に迷わせます。
最大でも「2〜3個」までが読みやすく、決まりやすいです。
失敗しないチェックリストとフォロー
送信前チェック 10項目
納期延期メールは、内容より「抜け漏れ」が原因で炎上しがちです。
送信前に以下の10項目だけ確認すれば、失敗確率が大きく下がります。
そのまま社内のチェック表としても使える形にしています。
この10項目が揃うと、相手は判断が早くなります。
結果として「追撃メール」も減りやすいです。
よくあるNGと直し方（短文で）
納期延期メールで多い失敗は、ほぼパターン化しています。
NGと修正例を短くまとめます。
NG：理由が長く、経緯説明が中心
- 修正：理由は1行に圧縮し、「新納期」と「打ち手」を前に出す。
NG：謝罪だけで新納期がない
- 修正：「申し訳ございません」だけで終えない。
新納期（確定）か候補日（第一希望つき）を必ず入れる。
NG：曖昧な表現（できるだけ早く、近日中）
- 修正：日付と必要なら時刻まで入れる。
迷ったら「いつまでに相手が困るか」で決める。
NG：相手責任追及に見える（返信がないため進められません）
- 修正：「行き違いでしたら失礼しましたが」
「念のため受領状況をご確認させてください」などの確認型へ。
NG：前置きが長く、要件が埋もれる
- 修正：冒頭で結論を言う。
「納期変更のお願いです」→その後に理由と現状。
NG：候補日だけ提示して丸投げ
- 修正：候補日＋第一希望＋期限（いつまでに返事が必要か）を添える。
短く直すだけで、印象と通りやすさが変わります。
返信がないときの追いメール 角が立たない一言テンプレ
返信がないときは、催促ではなく「確認の再掲」に寄せます。
ポイントは3つです。
- 忙しさを前提にする
- 期日（新納期）を短く再掲する
- 「問題があればご指摘ください」型で圧を下げる
件名例
【ご確認のお願い】納期変更のご相談／案件名【念のため】納期変更の件／案件名追いメール（短文・角が立たない）
お忙しいところ恐れ入ります。
先日ご相談した【案件名】の納期変更（【新納期】）について、念のためご確認です。
もしご都合や懸念点がございましたらご指摘ください。
問題なければ本メールはご放念ください。追いメール（返信が必要な場合：期限つき）
お忙しいところ恐れ入ります。
【案件名】の納期変更について、【回答期限（例：本日17時まで）】に可否をご確認いただけますでしょうか。
難しい場合は、代替案として【代替案】も可能です。
ご都合のよい形をご指示ください。「返信がない＝相手が悪い」ではありません。
相手が忙しくても判断できるよう、短く要点だけ再掲するのが最も安全です。
FAQ 納期延期のお願いメールでよくある疑問（3〜4問）
納期延期のお願いメールの件名はどう書けばいいですか
結論は、用件＋案件名＋日付の順が安全です。
受信箱で埋もれにくく、相手が開封前に状況を判断できます。
よく使われる型は以下です。
- 【納期変更のお願い】案件名／YYYYMMDD
- 【納期変更のご相談】案件名／YYYYMMDD
- 【納期遅延のお詫び】案件名／YYYYMMDD（期限超過のとき）
- 【至急】納期変更のお願い／案件名（本当に緊急な場合のみ）
「至急」「重要」を付けるのは、相手の対応が本当に必要なときに絞ります。
多用すると逆に信用が落ちます。
納期延期の理由はどこまで書くべきですか
基本は、1行で足ります。
相手が知りたいのは「言い訳」ではなく、新納期の確度と収束見込みです。
おすすめはこの粒度です。
例
- 「想定以上の修正対応が発生したため」
- 「外部連携の不具合対応に時間を要しているため」
- 「確認事項が未確定のため（確定後ただちに進行します）」
逆に避けたいのは、社内事情の詳細や長い経緯です。
読む側の不安が増えるだけになりやすいです。
納期延期は電話とメールどちらが先ですか
迷ったら、先に口頭（電話・オンライン）→その後メールで残すが無難です。
理由は2つです。
ただし、以下のケースは最初からメールでも成立します。
- 影響が軽い
- 相手がチャット文化で、電話が負担になりやすい
- 候補日提示の段階で、相手に選んでもらう必要がある
一方で、期限超過や影響が大きい場合は、先に口頭で謝意と調整を入れるほうが火種が減ります。
納期遅延のお詫びメールに改善策は必要ですか
結論は、基本的に必要です。
ただし、長文の反省文は不要です。
入れるべきは「一言で分かる打ち手」です。
相手が安心できる最低限の情報になります。
例
- 「確認工程を追加し、二重チェック体制に変更しました」
- 「スケジュールを再設計し、進捗を中間報告いたします」
- 「優先順位を見直し、先に提出できる範囲から共有します」
改善策が書けない場合は、代わりに「次の連絡タイミング」を明示します。
それだけでも印象が大きく変わります。
まとめ 迷ったら 早めの連絡＋新納期＋代替案で決める
納期延期のメールで迷ったら、判断軸は3つです。
この3点が揃うと、相手は「どう調整すればいいか」を判断できます。
結果として、やり取りも短く終わりやすいです。
以下は、そのままコピペして使えるベスト3テンプレです。
ベスト3テンプレ1 延期依頼（まだ間に合わない見込み）
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。
【案件名】につきまして、納期変更のご相談です。
【理由（1行）】のため、当初納期【元の納期】に間に合わない見込みとなりました。
新納期案として【候補日1】または【候補日2】でご調整可能でしょうか。
可能であれば【第一希望】で進めさせていただけますと助かります。
影響を最小化するため、【先に共有できるもの／暫定対応】は【先行日】に共有いたします。
お手数ですがご都合をご確認のうえご回答いただけますでしょうか。ベスト3テンプレ2 遅延お詫び（すでに期限超過）
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。
【案件名】につきまして、当初納期【元の納期】を過ぎてしまい誠に申し訳ございません。
現在の状況は【現状（1行）】です。
新納期は【新納期（確定日）】とさせてください。
再発防止として【改善策（1行）】を実施しております。
進捗は【次連絡タイミング】に一度ご報告いたします。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。ベスト3テンプレ3 部分納品提案（信頼回復・交渉しやすい）
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。
【案件名】につきまして、納期の再調整のお願いです。
【理由（1行）】のため、当初納期【元の納期】での完了が難しい見込みとなりました。
新納期は【新納期】でご相談させてください。
影響を最小化するため、以下の代替案をご提案いたします。
・【先行提出できる成果物】は【先行日】に共有可能です。
・【暫定対応】も選択可能です。
・優先順位を【提案（A先行／B後倒し等）】とすることで全体影響を抑えられます。
ご希望の進め方（優先順位）をご指示いただけますでしょうか。
ご回答をいただき次第、更新スケジュールを再共有いたします。納期延期は、早い連絡ほど信頼を守りやすいです。
新納期と代替案をセットで出し、相手が判断できる状態にすることが、最も確実な進め方になります。
