依頼を断られた後の返し方｜返信メール・チャットのテンプレ（お礼/代替案/次回）
依頼を断られちゃった。どう返すのが正解なんだろ。
雑に返すと気まずいし、食い下がると印象悪いし…一番ラクで感じいい型が欲しいよね！
依頼を断られた後の返信は、言葉選びよりも順番が大事です。
基本は お礼 → 了承 → 次の一手（必要なら）。この型に当てはめるだけで、角を立てずに関係を保てます。
特にメールやTeams/Slackは短文になりやすく、雑に見えると損をします。
この記事では、断られ方のパターン別に「そのまま送れる返信テンプレ」を用意し、次回につなげる代替案の出し方まで整理します。
この記事で分かること
- 断られた後にまず入れるべき お礼・了承の最短テンプレ
- 断り方別（忙しい・予算・方針・保留など）の 返信の使い分け
- 角を立てずに提案できる 代替案・次回提案の言い方
- Teams/Slack向けの 1行テンプレと、メール向けの丁寧版
- 逆効果になりやすい NG返信と、印象を戻す修正ルール
結論：断られた後は「お礼＋了承＋次の一手」で印象が決まる
断られた直後の返信は、内容よりも「順番」で印象が決まります。
気まずさを避けたいなら、まず相手の判断を尊重し、必要がある場合だけ次の一手を添える。
この設計にすると、やり取りがきれいに終わり、関係も残ります。
ここでは、迷ったときにそのまま当てはめられる「最短の型」と、返信しないと損をしやすいケース、さらに断られ方に合わせて温度感を調整するコツを整理します。
まず返すべき3点（最短の型）
断られた後の返信は、基本的にこの3点だけで成立します。
1つ目は お礼。
「検討してくれた」「時間を使ってくれた」事実に対して感謝を置くことで、相手は断った罪悪感を持ちにくくなります。ここを省くと、淡泊・不満っぽく見えて損をします。
2つ目は 了承。
こちらの希望を押し込むのではなく、「判断を尊重する」姿勢を見せます。断られた事実を受け止める一文があるだけで、相手は安心します。
3つ目は 次の一手。
ここは状況次第です。代替案を出す、次回を提案する、あるいはここで完了させる。
ポイントは「次の一手が必要なときだけ添える」こと。無条件に食い下がると、押しつけに見えます。
最短テンプレ（1行で成立）
- ありがとうございます。承知しました。今回は見送ります。
- ご確認ありがとうございました。承知しました。別案を検討します。
- ご対応ありがとうございます。承知しました。次回また相談させてください。
少し丁寧テンプレ（メール向き）
- ご検討いただきありがとうございます。承知いたしました。今回は別の方法で進めます。
- お忙しいところご返信ありがとうございます。承知いたしました。次回、条件が整いましたら改めてご相談いたします。
- ご調整いただきありがとうございました。承知いたしました。難しい場合は次回に回せればと思います。
この型に沿って返すだけで、「断られたこと」自体が関係のマイナスになりにくくなります。
逆に、ここで不機嫌・無言・しつこい追撃のいずれかが出ると、次のお願いが通りにくくなります。
返信しないのが危険なケース（関係悪化しやすい）
断られた後、返信を省略しても問題になりにくい場面はあります。
ただし、次の条件に当てはまると「返信なし」が雑・不満・礼儀不足に見えやすく、後で効いてきます。
返信しないと損をしやすいケース
特に社外は、返信しないことで「不満があるのかな」「関係が悪くなったのかな」と余計な想像を生みます。
短くていいので、感謝と了承だけは返しておくほうが安全です。
返信の温度感は「断られ方」で変える
同じ「断られた」でも、断り方のタイプで最適な返しは変わります。
温度感を合わせると、相手に余計な負担をかけず、こちらも次につなげやすくなります。
1）明確な断り：短く丁寧に完了
相手がはっきり線を引いているときは、ここで終えるのが正解です。
「代替案を出す＝押してくる」と受け取られやすいので、完了の一文を置きます。
- 承知しました。ご検討ありがとうございました。今回は見送ります。
- かしこまりました。お手数をおかけしました。別の方法で進めます。
2）保留っぽい断り：期限・次回を提案して前進
「今は難しい」「また今度」「状況次第」などは、相手も確定で断っていないことが多いです。
この場合は、相手の負担を増やさない範囲で“次に進む形”を整えると、曖昧なまま消えにくくなります。
- 承知しました。では来週以降で都合が良いタイミングがあれば、改めてご相談します。
- ありがとうございます。差し支えなければ、目安だけでも教えていただけますか（例：月内／来月など）。
※ここで「いつならできますか？」を強く言うと圧が出るので、「目安だけ」「差し支えなければ」を添えると安全です。
3）条件付きの断り：条件を整理して再提案へ
「この条件ならOK」「これが揃えば可能」といった場合は、条件をこちらが整理して返すと話が早くなります。
相手は「伝わった」と感じ、次の判断がしやすくなります。
- 承知しました。では【条件A】をこちらで整えたうえで、改めてご相談します。
- ありがとうございます。【条件：納期を◯日延ばす／範囲を◯までに絞る】形なら可能そうでしょうか。
ここで大事なのは、条件整理はしても「詰める」方向に行かないことです。
あくまで相手の判断を尊重しつつ、再提案のハードルを下げる目的で使います。
目的別 返信テンプレ早見表
断られた後の返信は、状況に合う型を選んで一文だけ差し替えるのが最短です。
この早見表は、スクロールしてそのままコピペできる保存パーツとして作っています。
早見表の使い方（30秒）
迷ったら、まずは完了型で終えるのが安全です。必要なときだけ次の一手を足します。
早見表
| 状況 | 返し方の目的 | お礼の一文（コピペ） | 代替案の型（必要なときだけ） | 次回につなぐ一言（任意） | NG（避けたい） |
|---|---|---|---|---|---|
| 忙しい（時間がない） | 次回予約／代替ルート | ありがとうございます。承知しました。お忙しいところご返信いただき助かります。 | では【来週以降】で【15分だけ】お時間いただけそうな枠があれば、こちらで調整します。難しければ【メールで要点だけ】お送りします。 | 落ち着いたタイミングでまたご相談させてください。 | 今すぐの可否を迫る／忙しいのに長文 |
| 予算（費用が厳しい） | 再提案／完了 | ご検討ありがとうございます。承知しました。 | もし可能なら、【範囲を絞った案】と【代替プラン】の2案で再提示します。例：【Aは据え置き】【Bはオプション化】 | 条件が合う形があれば改めてご相談します。 | 予算の内訳を詮索／値下げ圧 |
| 方針（社内方針・優先度） | 代替ルート／完了 | ありがとうございます。方針の件、承知しました。 | では今回は【別ルート】で進めます。必要があれば【情報共有だけ】差し上げます。 | 方針が変わるタイミングがあれば教えてください。 | 方針を否定／納得させようと議論 |
| 時期（今はタイミングでない） | 次回予約 | ご返信ありがとうございます。時期の件、承知しました。 | では【◯月頃】に改めてこちらから一度ご連絡してもよろしいでしょうか。 | 目安だけでも分かると助かります。 | いつならできるか詰める／急かす |
| 権限（決裁者が違う） | 代替ルート | ありがとうございます。承知しました。 | お手数ですが、【ご担当部署／決裁者】をご教示いただけますか。こちらから改めてご連絡します。 | もし差し支えなければ、窓口だけ繋いでいただけると助かります。 | 誰のせいか探る／たらい回しに不満を出す |
| 情報不足（判断材料が足りない） | 再提案 | ご確認ありがとうございます。承知しました。 | では【判断に必要な情報：例 目的／仕様／期間】を【箇条書き3点】で補足して再送します。 | 追加で必要な観点があれば教えてください。 | 何が足りないかを責める／長文で再説明 |
| 今回は不要（必要性がない） | 完了 | ありがとうございます。承知しました。今回は見送ります。 | （代替案は基本出さない。出すなら）必要になった際は【この資料】だけ共有します。 | また必要が出たらいつでも言ってください。 | 無理に次回へ持ち込む／不機嫌に見える返し |
補足
- 代替案は、相手の負担が増えるほど通りにくくなります。短く、選べる形にすると角が立ちません（日時候補、二択、別手段）。
- 迷ったら、まず完了型で締めて関係を守る。次が必要なら、次回予約か代替ルートを足す流れが安全です。
コピペ用：超短文テンプレ3種
完了型（お礼＋了承）
- ありがとうございます。承知しました。
- ご確認ありがとうございました。承知いたしました。
次回型（お礼＋了承＋また機会があれば）
- ありがとうございます。承知しました。またタイミングが合うときにご相談させてください。
- ご検討ありがとうございます。承知しました。落ち着いた頃に改めてお願いいたします。
再提案型（お礼＋了承＋条件／別案の提示）
- ありがとうございます。承知しました。では【条件】を調整した案で再度ご提案します。
- ご確認ありがとうございます。承知しました。【A案】【B案】の2案にして再送いたします。
定型句メモ（使いすぎ注意）
- また機会があれば
- 条件が合いましたら改めて
- ご縁がありましたら（やや改まった場面向き）
メールでそのまま使える返信例文（ビジネス）
断られた後のメール返信は、短く終える版と、次回につなぐ丁寧版を用意しておくと迷いません。
以下はそのままコピペできる形で、【】だけ差し替え可能にしています。
社外（取引先）向け：角を立てない基本形（短文／丁寧の2本）
短文（お礼 → 承知 → 締め）
件名
Re: 【件名そのまま】本文
いつもお世話になっております。
ご回答ありがとうございます。承知いたしました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。丁寧（お礼 → 承知 → 差し支えなければ次回 → 締め）
件名
Re: 【件名そのまま】本文
いつもお世話になっております。
ご回答ならびにご検討いただき、誠にありがとうございます。
承知いたしました。
差し支えなければ、【落ち着いたタイミング／次回検討のタイミング】で改めてご相談させていただけますと幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。※社外は「食い下がり」に見えやすいので、次回を入れるなら一文だけに留めるのが安全です。
上司・目上向け：配慮を強める安全形
断りを受けて完了（クッション強め）
件名
Re: 【件名そのまま】本文
お忙しいところご返信ありがとうございます。
承知しました。ご判断のとおり進めます。
引き続きよろしくお願いいたします。次回提案あり（「ご都合の良いタイミングで」に寄せる）
件名
Re: 【件名そのまま】本文
お忙しいところ恐れ入ります。ご返信ありがとうございます。
承知しました。今回は見送ります。
ご都合の良いタイミングで構いませんので、【◯月頃／落ち着いた頃】に改めて一度ご相談させていただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。- 目上相手は「差し支えなければ」よりも、ご都合の良いタイミングでが無難です。
- 「いつなら可能ですか」は圧が出るので避けます。
提案／営業（失注）向け：次につながる返し方（失注返信の基本パーツ）
最短（お礼 → 結果了承 → 今後もよろしく）
件名
Re: 【件名そのまま】本文
ご連絡ありがとうございます。
このたびはご検討いただき、誠にありがとうございました。
承知いたしました。
今後とも何かございましたらお気軽にお声がけください。引き続きよろしくお願いいたします。次につなぐ（お礼 → 結果了承 → 差し支えなければ理由／改善点 → 今後）
件名
Re: 【件名そのまま】本文
ご連絡ありがとうございます。
このたびはご検討いただき、誠にありがとうございました。
承知いたしました。
差し支えなければ、今後の改善の参考にしたく、今回【見送りとなった主な理由（例：価格／機能／時期）】を差し支えない範囲でご教示いただけますでしょうか。
いただいた内容は今後のご提案品質向上のみに活用いたします。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。理由を聞かず「改善案」を一言だけ添える（相手負担を最小化）
件名
Re: 【件名そのまま】本文
ご連絡ありがとうございます。ご検討いただき誠にありがとうございました。
承知いたしました。
もし次回ご検討の機会がございましたら、【価格帯を調整した案／範囲を絞った案】もご用意可能ですので、お声がけください。
引き続きよろしくお願いいたします。Teams/Slackなどチャットの短文テンプレ
チャットは「短いほど正義」です。
断られた直後は、お礼＋了承を先に置き、必要なら次の一手を1行だけ足します。
1行で終える完了テンプレ（追撃しない）
最短（社内）
- 了解！ありがとう、今回はここまでで大丈夫です🙇
丁寧め（上司・社外チャット）
- ご回答ありがとうございます。承知しました、今回は以上で大丈夫です。
相手の負担をねぎらう
- 返信ありがとう！無理言ってごめんね、また別の機会にする🙏
気まずさを残さない締め
- OK、助かった！また必要になったら相談させて。
※「理由」を聞かない。ここで深掘りすると追撃感が出ます。
代替案を“押しつけない”テンプレ（候補2つまで）
ポイントは「どっちでもOK」「急ぎじゃないなら次回」の逃げ道を入れること。
候補2つ（日時）＋逃げ道
- 了解、ありがとう！もし可能なら【今日15:00】か【明日10:00】で5分だけ相談できる？難しければ今回は見送るよ。
候補2つ（手段）＋相手の選択
- 承知です！もしよければ、①チャットで要点だけ送る ②5分だけ口頭で確認、どちらが楽ですか？無理なら大丈夫です。
代替案（文章で完結）
- 了解です。急ぎでなければ、要点だけ文章で送るので、時間あるときに一言だけOK/NGもらえたら助かります。難しければ今回は止めます。
失注・社外に近い距離感（硬め）
- 承知いたしました。差し支えなければ、【A案】または【B案】の形で再度ご相談可能でしょうか。難しければ今回は見送ります。
断られると困る場合の言い方（重要度を誠実に出す）
ここは「念のため」「もしよければ」でごまかさず、重要度を短く誠実に出します。
入れる要素はこの順で固定するとブレません。
テンプレ（最短・社内）
- 了解。ただこれ【今日中】に決めないと【影響：発注/リリース/顧客回答】が止まるので、【5分】だけ確認お願いできますか？難しければ【文章で要点送るのでOK/NGだけ】でも大丈夫です。
テンプレ（上司・目上向け：配慮強め）
- 承知しました。恐れ入りますが、【本日◯時】までに判断が必要で、遅れると【影響】が出ます。最小で【5分】だけご相談可能でしょうか。難しければ、要点を文章で送りますので【可否だけ】いただけると助かります。
テンプレ（取引先チャット寄り：丁寧）
- ご回答ありがとうございます。恐れ入りますが、【期限】までに確定が必要で、遅れると【影響】が生じます。最小【5分】の確認、もしくは要点の文章確認（可否のみ）でも構いません。ご都合の良い形をご指定いただけますでしょうか。
「今すぐ」感を出しすぎない言い換え（圧を弱める）
次回につなげる「代替案」の出し方（断られても揉めない）
断られた直後に揉める原因はだいたい3つです。
代替案は「押すため」ではなく、相手の負担を下げながら前に進むための安全策として出します。
代替案は3タイプ（日時・手段・条件）から選ぶ
代替案はこの3タイプに分けると迷いません。
状況に応じてどれか1つだけ（多くても2つまで）提示します。
1）日時タイプ：会う/話すのを「短く」「先に予約」
- もし可能なら、【今週どこかで10分】だけ相談できる？難しければ【来週以降】でも大丈夫。
- 了解！じゃあ【来週火曜か木曜】のどちらかで5分だけ取れるタイミングある？
- 承知です。では【◯日まで】に必要なので、【本日夕方】か【明日午前】で短時間だけお願いできますか。
- 所要時間を先に出す（5分/10分）
- 候補は2つまで
- 難しければ次回でOKを添える
2）手段タイプ：会わずに済ませる（文章/チェック/代理）
- 口頭が難しければ、要点を箇条書きで送るので【OK/NGだけ】もらえたら助かる。
- もし可能なら、資料の【赤枠だけ】1分で見てもらえない？難しければ次回で大丈夫。
- 会議は増やさずに、私の方で案を作って共有するね。時間あるときに一言だけ反応もらえればOK。
- 相手の作業を最小単位（OK/NG、赤枠だけ）にする
- 「返信不要です」より「一言だけでOK」の方が返りやすい
3）条件タイプ：相手が断った理由を「解消」して再提案
- 予算の都合なら、【A案（低コスト）】と【B案（現状維持）】の2案で出し直すよ。
- 時期が難しければ、【来月以降】の前提で再提案していい？
- 権限の問題なら、決裁者向けに【1枚だけ要点】まとめるので、共有いただく形でも大丈夫です。
- 相手の負担や社内事情を尊重し、条件をこちらが調整する
- 「じゃあどうすれば？」と投げない
「またの機会」の正しい使い方（便利だが雑に見える境界）
「またの機会に」は便利ですが、次が何も決まらないと空文化して雑に見えます。
境界はシンプルで、次の一歩が1つでも入っているかです。
雑に見えやすい例（NG）
- 承知しました。またの機会にお願いします。
（＝社交辞令で終わっている）
空文化しない一言（OK）
- 承知しました。差し支えなければ【来月以降】に改めてご相談してもよろしいでしょうか。
- 了解です。では一旦クローズしますが、【状況が変わったらこちらから再度連絡】します。
- 承知しました。次は【◯◯が整ったタイミング】で改めてお願いしたいです。
- 了解！今回は見送るね。落ち着いたら【来週末にもう一度だけ】声かけてもいい？
- 「また」＋ 時期（来月以降/落ち着いたら）
- もしくは 条件（予算確定後/人員確保できたら）
- もしくは アクション（こちらから再連絡）
このどれか1つで十分です。
理由を聞きたいときの聞き方（詰めない）
理由を聞く目的は2つだけに絞ると角が立ちません。
そして必ず「引き下がり線（答えなくてOK）」をセットにします。
基本テンプレ（改善目的）
- 承知しました。差し支えなければ、今後の改善のために「難しかった点」を一言だけ教えていただけますか。難しければ大丈夫です。
再提案目的（条件整理）
- 了解です。もし差し支えなければ、再提案するとしたら「時期」「予算」「優先度」どれが一番ネックでしたか？答えにくければスルーで大丈夫です。
上司・目上向け（配慮強め）
- 承知しました。恐れ入りますが、次回の進め方を整えるため、可能な範囲でご判断の観点を伺ってもよろしいでしょうか。難しければ不要です。
取引先・失注寄り（最も慎重）
- ご回答ありがとうございました。差し支えなければ、今後の品質改善の参考として、見送りとなったポイントを可能な範囲で伺えますでしょうか。回答は任意で問題ございません。
詰めないための言い換え
よくあるNGと言い換えルール（関係悪化の地雷）
断られた後の返信は、内容よりも「態度」が見られます。
地雷はだいたい 深掘り・再依頼・長文化 の3つです。ここを避ければ関係は崩れません。
NG：理由の深掘り・反論・説得モード（相手の負担増）
断りに対して理由を詰めたり、正しさで押し返すと、相手は「説明コスト」を負わされます。
その瞬間に “断ったのに責められている” になりがちです。
NG例（地雷）
言い換えルール：深掘り→「任意の一言」＋引き下がり線
ポイントは「聞くなら任意」「答えなくてOK」を必ず添えることです。
NG：すぐ再依頼する（“聞いてない”印象）
断った直後に別案を畳みかけると、相手からは「結局断っても終わらない」に見えます。
特にチャットはテンポが速いぶん、追撃感が強く出ます。
NG例（地雷）
言い換えルール：再依頼→「完結」→「余裕があるとき」へ
「今ここで決めない」姿勢を見せると、“聞いてない”印象が消えます。
修正ルール：感情→事実、要求→選択肢、長文→要点3行
返信がこじれるときは、文がだいたい 感情的・要求強め・長い のどれかです。
以下の3変換で安全になります。
1）感情 → 事実
2）要求 → 選択肢（相手に主導権を戻す）
3）長文 → 要点3行（チャットもメールも強い）
「お礼＋了承＋次の一手（または完了）」 の3行に圧縮します。
迷ったら原則に戻す
この3つを守れば、断られた後でも関係はむしろ良くなります。
チェックリスト
断られた後の返信は、テンプレを覚えるより 送る前の点検が効きます。
そのまま保存して使える形にしました。
送信前チェック8項目
返信が遅れた時の一言（遅れ謝罪＋お礼＋了承）
チャット最短（1行）
- 返信遅れてごめん、連絡ありがとう。了解だよ。
社内メール（短文）
- ご連絡が遅くなり失礼しました。ご返信ありがとうございます。承知いたしました。
社外・丁寧（安全形）
- ご連絡が遅くなり申し訳ございません。ご回答いただきありがとうございます。承知いたしました。
次回につなげたい“任意の一文”を足すなら
- また機会がございましたら、改めてご相談させてください（難しければ問題ございません）。
“次回につなげたい”時だけ追いメールする基準
追いメールは便利ですが、条件を満たさないと「しつこい」に寄ります。
以下の 3条件のうち2つ以上 当てはまるときだけ送るのが安全です。
送るならこの型（短く・選択肢・任意）
- 先日はご回答ありがとうございました。もしご状況が変わっていましたら、【負担を下げた別案】をご提案してもよろしいでしょうか。難しければ本件はこのままクローズで大丈夫です。
この締めの「クローズでOK」があるかどうかで、印象が決まります。
FAQ よくある質問
依頼を断られたら返信は必須ですか？
必須ではありません。
ただし 返信したほうが安全なケース が明確にあります。
この場合は、最短でも お礼＋了承 の2行を返すと印象が安定します。
最短テンプレ（社外にも安全）
ご対応ありがとうございます。承知いたしました。次回につなぐ（任意）
また機会がございましたら、改めてご相談させてください。断られた理由を聞くのは失礼ですか？
失礼になり得ます。ポイントは 「詰める」ではなく「改善目的」＋「逃げ道」 をセットにすることです。
相手が忙しい・立場上言いにくい理由がある場合もあるので、基本は任意にします。
また機会があれば、は社外でも使えますか？
使えます。ですが、定型句だけ だと薄く見える境界があります。
社外で確実に印象を良くするなら、次のどちらかを足します。
社外向けの良い形
ご検討いただきありがとうございました。今回は承知いたしました。また機会がございましたら、状況が整ったタイミングで改めてご相談させてください。サラッと短く（メールでもチャットでも）
ありがとうございます、承知しました。また機会がありましたらよろしくお願いいたします。代替案はどこまで出していいですか？
目安は 「候補は2つまで」＋「無理ならクローズ」 です。
代替案を出しすぎると、断った相手に追加負担を乗せてしまい、逆効果になりやすいです。
代替案の出し方（王道）
承知しました。もし可能でしたら、代替として（A）資料確認のみ／（B）10分だけお時間、のどちらかでご相談できますでしょうか。難しければ本件はこのままクローズで大丈夫です。失注メール（提案を断られた）への返信例文はありますか？
あります。失注返信は 「お礼→了承→（任意：改善点）→今後も継続姿勢」 が基本です。
重くならないよう、改善点を聞く場合は必ず「任意」にします。
社外・短文（角が立たない）
ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。今回は見送りとのこと、承りました。今後とも何卒よろしくお願いいたします。社外・丁寧（次につなげる）
ご回答いただきありがとうございます。承知いたしました。今回は見送りとのこと、理解いたしました。
差し支えなければ、今後の改善のため、見送りとなったポイントを差し支えない範囲でご教示いただけますでしょうか。難しければ本件はこのままクローズで問題ございません。
引き続きお役に立てることがございましたら幸いです。今後ともよろしくお願い申し上げます。理由を聞かずに“余韻を良くする”版
ご検討いただきありがとうございました。今回は承知いたしました。また機会がございましたら、状況に合わせて改めてご提案させてください。今後ともよろしくお願いいたします。まとめ：迷ったら「お礼＋了承＋（必要なら）代替案」で安全に返す
断られた後の返信は、長さより 型 が大事です。
迷ったら お礼＋了承 を先に固定し、必要なときだけ 代替案（任意） を添えると角が立ちません。
ベスト3テンプレ
1）完了（追撃しない・最短）
ご対応ありがとうございます。承知いたしました。2）次回（関係を保ちながら軽くつなぐ）
ご対応ありがとうございます。承知いたしました。また機会がございましたら、改めてご相談させてください。3）再提案（代替案は押しつけず“2択まで”）
ご対応ありがとうございます。承知いたしました。もし可能でしたら、代替として（A）資料確認のみ／（B）10分だけお時間、のいずれかでお願いできますでしょうか。難しければ本件はこのままクローズで大丈夫です。
