予定変更とドタキャンの伝え方ガイド 相手を怒らせないLINEとメールの例文テンプレ集
やばい、今日の飲み会、急に仕事入って行けなくなったんだけど、なんて送ればいいんだろ。
ただ「ごめん、行けなくなった」だけだと、人によってはモヤっとするかも。
どう言えば角が立たないかな？
謝るだけじゃなくて、理由と別日案までセットにすると、全然受け取り方が違うよ。
仕事でもプライベートでも、予定変更や急なキャンセルは避けられないことがあります。
問題になるのは、行けなくなった事実そのものよりも、伝え方とタイミングです。
連絡が遅かったり、一言だけで済ませてしまったりすると、本来こじれなくていい関係までぎくしゃくしやすくなります。
この記事では、予定変更やドタキャンをせざるを得ないときに、相手をできるだけ不快にさせない連絡の仕方を整理します。
ビジネスの打ち合わせから、友人との約束、デートや家族との予定まで、場面別にそのまま使える文例をまとめました。
この記事で分かること
- 相手を怒らせやすい予定変更連絡のパターンと、避けたい言い方
- 予定変更やドタキャンを伝えるときの基本の型（謝罪・理由・代替案）の作り方
- ビジネスシーンで使える、メールやチャットの予定変更テンプレート
- 友人やパートナーに送れる、関係を壊しにくいLINEメッセージ例
- よくあるNGフレーズを、すぐに使えるOKフレーズへ書き換えるコツ
自分のよく使う場面に近いところから、一つ二つフレーズを選んでメモしておくと、急な予定変更でも慌てにくくなるはずです。
予定変更やドタキャンが人間関係に与える影響
予定変更やドタキャンをするとき、多くの人は「行けなくなった」という事実ばかりに意識が向きがちです。
ただ、相手が強く印象に残すのは、予定が変わったことそのものよりも、その伝え方とタイミングであることが多いです。
なぜ伝え方だけで印象が大きく変わるのか
同じ内容のキャンセルでも、言い方次第で受け取られ方は大きく変わります。
例えば、当日になってから
「今日行けなくなりました、すみません」
という一文だけが届くと、多くの人は「仕方ない」と思いつつも、どこか一方的な印象を持ちやすくなります。
一方で、
「体調が悪くなってしまい、今日は参加が難しくなりました。直前の連絡になってしまい、本当に申し訳ありません。もしよければ、〇日か〇日のどちらかで改めて予定を組み直させてもらえないでしょうか。」
と送られてきた場合、残念な気持ちはあっても、「こちらを軽く扱われた」とまでは感じにくいでしょう。
どちらのケースも、結果として予定は中止です。
違うのは、
- どれだけ相手の状況を想像しているか
- どれだけ自分の言葉で説明しようとしているか
という点です。
ここを丁寧にするだけで、「無責任なドタキャン」と「やむを得ない事情による変更」の差がはっきりしてきます。
また、無断キャンセルと、ギリギリでもきちんと連絡を入れるケースでは、信頼の残り方がまったく違います。
当日になってしまっても、理由と謝罪を自分の言葉で伝えることは、関係を守るうえでの最低限のラインと言えるでしょう。
相手が怒りやすいパターンと誤解されやすいパターン
相手が怒りやすいのは、キャンセル自体というより「扱われ方」に理由があることが多いです。
特に、次のようなパターンは注意が必要です。
連絡が遅い
相手がもう家を出ている時間、準備をすべて終えた後などに連絡が来ると、「もっと早く言えたのでは」と感じやすくなります。
理由があいまい
「ちょっと用事ができて」「色々あって」など、具体性のない言い方は、言い訳に聞こえやすくなります。
実際には事情があったとしても、「優先度を下げられた」と受け取られることがあります。
一方的な言い方
「行けなくなりました」「今日は無理です」だけで終わっていると、相手がどうすればいいのかまでを自分で考えないといけません。
準備や手配をしていた側からすると、負担だけ押し付けられた印象になりやすいです。
逆に言えば、同じ状況でも、
- できるだけ早く
- 事情を簡潔に
- 相手の負担を少しでも減らそうとする一言
が入っていれば、「仕方ない」と受け止めてもらえる可能性は高まります。
怒りやすいパターンを避ける意識を持っておくだけでも、トラブルはかなり防ぎやすくなるはずです。
予定変更で守りたい三つの視点
予定変更やドタキャンを伝えるときに、いつも意識しておきたい軸は次の三つです。
- 早さ
- 誠実さ
- 代替案
1の早さは、相手の準備や移動時間をできるだけ無駄にしないための視点です。
迷っているあいだに時間だけが過ぎてしまうと、事情がどうであれ「もっと早く言えたはず」と受け取られやすくなります。
2の誠実さは、理由を必要以上に盛ったり、ごまかしたりしないことです。
すべてを細かく説明する必要はありませんが、「仕事のトラブルで」「体調が悪くて」など、相手が状況をイメージできる程度には伝えた方が、納得感は高まります。
3の代替案は、「中止して終わり」にしないための工夫です。
別の日程の提案や、別のやり方の提案が一つでも入っていれば、「関係を続けたい」という意思が伝わります。
この三つは、どの場面でも共通して使える基本の軸です。
このあと、ビジネス、友人関係、パートナーとの予定など、具体的なシーン別テンプレートに落とし込む形で詳しく見ていきます。
相手を怒らせない予定変更連絡の基本ルール
予定変更やドタキャンの連絡は、その場しのぎで一文だけ送るほど、後からモヤモヤが残りやすい場面です。
ここでは、どのシーンにも共通する「連絡の型」を整えておきます。
予定変更のメッセージは、
謝罪＋理由＋代替案＋一言フォロー
この順番で組み立てると、相手に伝わりやすい文章になりやすいでしょう。
理由・説明・代替案をセットで考える
まず意識したいのは、謝罪だけで終わらせないことです。
「ごめん、行けなくなりました」
「本当に申し訳ありません。またお願いします」
こうした一文だけの連絡は、気持ちは伝わるものの、相手からすると
- なぜ無理なのか分からない
- 次どうすればいいのか分からない
という状態になりやすいです。
予定変更やドタキャンを伝えるときは、少なくとも次の三つをセットで考えると整理しやすくなります。
- なぜ無理なのかを簡潔に伝える
- 予定をどうしたいのかを伝える（中止か延期か）
- 新しい候補日や代替案を一つは添える
例えば、友人との約束であれば、
ごめん、今日は残業になってしまって間に合いそうにありません。せっかく予定を空けてくれていたのに、本当に申し訳ないです。もし大丈夫なら、来週の金曜か土曜あたりで改めて予定を組み直してもいいでしょうか。このように、理由・謝罪・代替案までを一つのセットとして伝えます。
ビジネスの予定変更でも考え方は同じで、
急な案件対応のため、本日の打ち合わせへの参加が難しくなってしまいました。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。可能であれば、〇日または〇日の同時刻に改めてお時間を頂戴できますと幸いです。といった形にすると、「ただ断った」のではなく「どう続けたいのか」まで伝えられるでしょう。
いつ どのタイミングで連絡するか
予定変更の印象を大きく左右するのは、文章そのものだけではなく連絡のタイミングです。
大まかには、次のように考えるとよいでしょう。
前日までに分かった場合
できるだけ早く伝えることが第一です。相手が予定を立て直せる余裕があるため、印象も比較的穏やかになりやすいでしょう。
当日 朝の段階で分かった場合
起きてすぐ、準備を始める前のタイミングで連絡します。「ギリギリまで迷っていた」より「早く知らせてくれた」と受け取られやすくなります。
集合時間の数時間前に分かった場合
移動時間や準備時間も含めて、相手が既に動き始めていないかを意識したい場面です。謝罪とともに、なぜこのタイミングになってしまったのかも一言添えた方がよいでしょう。
直前でどうしても行けなくなった場合
メッセージだけで済ませず、可能であれば電話も検討します。特にビジネスの打ち合わせや、先方が場所を手配している場合は、電話での一言が信頼をつなぎ止める材料になることが多いです。
どのタイミングであっても共通するのは、「迷っているうちに時間を伸ばさない」ということです。
行けるかどうか判断がつかないときほど、一度「厳しいかもしれない」と予告しておく方が、突然のキャンセルよりも印象は穏やかになるでしょう。
相手の負担を具体的に想像して言葉を選ぶ
予定変更のメッセージを考えるときは、「相手にどんな負担がかかるか」を一度具体的にイメージしておくと、言葉の選び方が変わってきます。
例えば、
- 相手が遠方から移動してくる予定だった
- お店の予約を取ってくれていた
- 子どもの預け先を調整してくれていた
- 会議のために資料を作ってくれていた
こうした状況がある場合、単に「行けなくなりました」と伝えるだけでは、相手の準備や労力に触れていないため、どこか一方的な印象になりやすいです。
一言でも、相手の負担を想像したフレーズを入れておくと、受け取り方は変わります。
予約までしてもらっていたのに、本当に申し訳ないです。資料の準備を進めていただいていた中での変更となり、心よりお詫び申し上げます。この短い一文があるかどうかで、「自分の手間を分かってくれているか」という印象が大きく変わります。
予定変更の連絡では、自分の事情の説明だけに偏らないことが重要と言えるでしょう。
言い訳に聞こえないための注意点
最後に、予定変更やドタキャンの理由を伝えるときに、言い訳に聞こえにくくするためのポイントを整理します。
体調不良・家庭の事情・仕事の都合は、どれもよくある理由です。
ただ、言い方を誤ると、
「本当かな」
「またそのパターンか」
と受け取られることがあります。
意識しておきたいのは、次のような点です。
① 必要以上に細かく説明しすぎない
長くなりすぎると、かえって言い訳感が強まります。
「体調が悪く熱が出てしまい」「家族の急なトラブルがあり」のように、状況が伝わる最低限にとどめる方が自然でしょう。
② あいまいな言葉だけで終わらせない
「ちょっと用事ができて」「色々ありまして」だけだと、理由が見えません。
「家庭の事情で外出が難しくなってしまいました」「急な仕事のトラブル対応が入りました」のように、どの方向の事情かは伝えることが大切です。
③ 自分の非も一言認める
「直前のご連絡になってしまい申し訳ありません」「スケジュール管理が甘く、このような形になってしまいました」
このような一文があると、相手も責める気持ちを持ちにくくなります。
体調不良・家庭・仕事のどのパターンでも、理由の一文＋こちらの反省の一文＋代替案の形にしておくと、言い訳ではなく「事情の共有」と受け取ってもらいやすくなるはずです。
この基本ルールを押さえたうえで、次のセクションからは、ビジネス・友人・パートナーなどのシーン別に、そのまま使える具体的なテンプレートを整理していきます。
ビジネスシーンの予定変更とキャンセル連絡テンプレ
仕事の予定変更は、関係が長く続く相手ほど慎重に言葉を選びたい場面です。
ここでは、打ち合わせや会議、取引先とのアポイント、仕事絡みの飲み会などで使えるフレーズをまとめます。
打ち合わせや会議の日程変更をお願いするとき
打ち合わせや会議の変更は、相手のスケジュールにも直結します。
「行けません」とだけ送るのではなく、
- 謝罪
- なぜこのタイミングで難しくなったかの簡単な説明
- 代わりの候補日時
この三つを一セットで伝えると、ビジネスとしての印象が大きく変わります。
【前日までに変更をお願いするときの文面テンプレ】
メール例
お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
明日の〇時から予定しておりました打ち合わせの件でご連絡いたしました。
こちらの都合で恐縮ですが、急な社内対応が入り、予定通りの時間での実施が難しくなっております。
つきましては、誠に勝手ながら
・〇日（〇）〇時〜
・〇日（〇）〇時〜
のいずれかに変更させていただくことは可能でしょうか。
直前のご連絡となり大変申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。社内チャット例
明日の打ち合わせですが、急な案件対応が入り、時間変更をお願いしたいです。
〇日〇時 または 〇日〇時で再調整できるか、ご都合伺えますか。【当日やむを得ず変更する文面テンプレ】
メール例
お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
本日〇時からの打ち合わせについて、急なトラブル対応が発生し、予定通りの参加が難しい状況となってしまいました。
当日のご連絡となり、大変申し訳ございません。
可能であれば、
・〇日（〇）〇時〜
・〇日（〇）〇時〜
あたりで再度お時間を頂戴できますと幸いです。
このような形でのお願いとなり恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。オンライン会議の場合は、一言だけ足しておくと丁寧です。
本日のオンライン打ち合わせにつきましても同様に変更をお願いしたく、上記候補でご調整いただけますと幸いです。「急用が入ったため」とだけ書くより、「社内対応」「トラブル対応」など、相手が仕事上の事情だと理解できる程度には説明しておいた方が、納得されやすいでしょう。
取引先とのアポイントを調整し直すとき
取引先との予定変更は、よりフォーマルな言い方が求められます。
こちら側の都合でお願いする場合は、特に「申し訳なさ」と「今後もきちんと付き合っていきたい姿勢」を両方示すことが大切です。
【こちら都合で変更をお願いするときの丁寧フレーズ】
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
〇月〇日（〇）〇時よりお約束しておりましたご訪問の件でございますが、
こちらの都合により、同日時での訪問が難しくなってしまいました。
ご調整いただいていたにもかかわらず、このようなお願いとなり、誠に申し訳ございません。
大変恐れ入りますが、
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜
のいずれかで再度お時間を頂戴することは可能でしょうか。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。候補日時を二つ程度に絞って提示すると、相手も判断しやすくなります。
【先方都合で変更されたときの返し方テンプレ】
相手から「変更したい」と連絡が来た場合は、受け止め方が柔らかく見える一言を添えると印象が良くなります。
ご連絡ありがとうございます。事情承知いたしました。
ご提案いただいた〇月〇日（〇）〇時にて、改めて予定を調整させていただきます。
当日お会いできることを楽しみにしております。少し調整に時間がかかる場合の返し方は次のような形です。
変更のご連絡ありがとうございます。
ご提案いただいた日程について、社内で調整のうえ、改めてご連絡差し上げます。相手都合であっても、柔らかく受け止める一文を入れておくと、関係がスムーズに続きやすいでしょう。
飲み会・会食など半分プライベート寄りの仕事の予定
職場の飲み会や会食は、ビジネスとプライベートの中間のような立ち位置になります。
砕けすぎると言い訳に見えやすく、固すぎると距離を感じさせやすい場面です。
【仕事の急用を伝えるときの言い方】
上司や取引先がいる会食をキャンセルするときは、少し固めにまとめます。
〇日の会食にお誘いいただきありがとうございます。
誠に恐縮ですが、急な案件対応が入り、当日の参加が難しい状況となってしまいました。
ご調整いただいていたところ、このような形になり大変申し訳ございません。
また別の機会を頂戴できましたら幸いです。社内の飲み会であれば、もう少し柔らかくしても問題ありません。
明日の飲み会ですが、急な残業が入ってしまい、参加が難しくなりました。
誘ってもらったのに本当にすみません。
またタイミングが合うときに、ぜひ参加させてください。【何度も続けて断る場合の言い方調整】
何度か続けて断っているときは、「行く気がない」と受け取られがちです。
そのため、今後も関わりたい気持ちを言葉にしておくと誤解を防ぎやすくなります。
ここ数回、せっかくお声がけいただいているのに、参加できず申し訳ありません。
決して行く気がないわけではなく、ちょうど業務が重なってしまっています。
落ち着きましたら、こちらからも改めて参加させていただければと思っています。当面は予定が読みづらく、ご一緒できないことが多くなりそうです。
無理のない範囲で参加できるときは、ぜひ声をかけていただけますとありがたいです。「行けない」の繰り返しだけでなく、「関わりを続けたい」という一文を入れることがポイントです。
NG→OKで見るビジネスのドタキャン表現
最後に、ありがちな一文を、少し整えた形に書き換えるミニコーナーです。
そのままコピペして使えるように、NG→OKで並べます。
どの例も、「行けません」だけで終わらせず、事情の一言と代替案、または反省の一文を足しています。
ビジネスシーンでは、この少しの書き足しが、相手の受け止め方を大きく変える要素になるでしょう。
友人知人との約束を変えるときの言い方テンプレ
友人や知人との約束は、ビジネスより気楽な一方で、関係が長く続く分「断り方」を間違えると後々まで印象が残りやすい場面です。
ここでは、前日までの変更と当日のキャンセル、さらに何度も断っているときのフォローやグループLINEでの連絡まで、よくあるケースごとに使いやすい一言をまとめます。
前日までに予定変更をお願いするときの一言
前日までに分かった予定変更は、できるだけ早く、簡潔に伝えるだけでも印象が変わります。
ポイントは、謝る＋理由を一言＋代わりの案を出すことです。
飲み会・ランチ・遊びなどで使いやすい例を挙げます。
飲み会を別日にしてもらいたいとき
ごめん、明日の飲み会なんだけど、仕事が長引きそうで参加が難しそうです。もしよければ、来週の金曜か土曜に改めて日にちを変えてもらってもいいでしょうか。明日の予定、こっちの都合で行けなくなってしまいました。本当にごめん。よかったら、近いうちに別の日を作らせてください。ランチの予定をずらしたいとき
明日のランチ、急な用事が入ってしまって、時間が合わなくなりました。直前で申し訳ないです。別の日の〇日か〇日あたりでどうでしょうか。明日楽しみにしてたんだけど、会議が入りそうでお昼が読めなくなりました。よかったら、来週の〇日に改めてランチしない？遊びの約束を変更したいとき
明日の〇〇だけど、家庭の用事が入ってしまって行けなくなりました。せっかく予定合わせてもらったのにごめん。タイミング合う日に、また一緒に行けたらうれしいです。前日までに分かった時点で、できるだけ早めに連絡することが一番のマナーと言えるでしょう。
当日行けなくなったときのLINEテンプレ
当日のキャンセルは、どうしても相手の負担が大きくなりやすい状況です。
その分、事情の説明と謝罪をしっかり入れたうえで、可能なら別日への提案も添えるとよいでしょう。
体調不良のとき
ごめん、今日なんだけど、朝から熱が出てしまって外に出られそうにありません。直前の連絡になって本当に申し訳ないです。体調が戻ったら、改めて予定を立てさせてもらってもいいでしょうか。さっきまで迷っていたのですが、体調が悪くて今日は無理そうです。ドタキャンみたいになってしまい、ごめんなさい。仕事が長引いたとき
今日は仕事が想定以上に長引いていて、どうしても間に合わなそうです。せっかく時間を空けてもらっていたのにごめん。もし大丈夫なら、来週の平日夜か土日のどこかで改めて会えたらうれしいです。今まだ仕事中で、終わりが見えません。今日はキャンセルさせてください。本当に申し訳ないです。家庭の都合が発生したとき
今日の約束なんだけど、家庭の用事が急に入ってしまって、外出が難しくなりました。直前の連絡になってしまいごめん。落ち着いたら、こっちから日程の相談をさせてください。体調や家庭の事情など、詳しく話したくない内容もあります。
その場合でも、「体調が悪くて」「家庭の用事で」と方向性だけは伝えると、相手も状況を理解しやすくなるでしょう。
何度も誘いを断ってしまっているときのフォロー
何度か続けて予定を断っていると、自分としては「本当に行きたいのに行けない」のに、相手からは「避けられているのでは」と思われることがあります。
その誤解を避けるためには、関係を続けたい気持ちをはっきり言葉にすることが大切です。
何度か断ってしまったあとに送る一言
ここ最近、せっかく誘ってもらっているのに、なかなか予定が合わなくてごめん。決して行く気がないわけではなくて、たまたま仕事や予定が重なってしまっています。何回か続けて断る形になってしまって本当に申し訳ないです。落ち着いたら、こちらからも改めて声をかけさせてもらってもいいでしょうか。少し落ち着いたタイミングで自分から提案するフレーズ
前はタイミングが合わずに何度かお断りしてしまったので、もしよければ、〇日あたりでこちらから予定合わせてもいいですか。最近バタバタしていたのですが、少し余裕が出てきました。よかったら、近いうちに一度ごはん行きませんか。「行けない」という事実だけが続くと、どうしても印象は悪くなります。
自分から誘い返す、関係を続けたい気持ちを一文で添える。
この二つを意識するだけでも、受け取る側の気持ちはかなり変わるはずです。
複数人グループへの連絡で気をつけたいポイント
複数人での予定の場合は、幹事とメンバーへの伝え方を少し分けて考えるとスムーズです。
まずは、幹事に対して個別で一言送るのがおすすめです。
今回の集まりを企画してくれてありがとう。急で申し訳ないのですが、どうしても外せない用事が入ってしまい、今回は欠席させてください。予約や日程調整までしてもらったのに、参加できなくなってしまい本当にごめん。次回はぜひ参加させてください。そのうえで、グループLINEにも簡単な一言を入れると、他のメンバーにも状況が伝わりやすくなります。
グループLINEでの書き方テンプレ
みなさん、急で申し訳ないのですが、今日は家庭の用事が入ってしまい、欠席させてください。久しぶりにお会いできるのを楽しみにしていたので残念です。また次の機会にも声をかけてもらえるとうれしいです。今日は参加予定だったのですが、体調を崩してしまい、欠席させてください。楽しい会になりますように。また改めてご一緒させてください。「欠席します」だけで終わらせず、
- 企画へのお礼
- 行きたい気持ち
- 次回への一言
この三つのどれかを足しておくと、グループの雰囲気を壊しにくくなります。
友人知人との予定変更は、言い方の小さな差が、今後の付き合いやすさに直結しやすい場面です。
自分がよく使いそうなフレーズをいくつか選んで、メモしておくと、いざというときに慌てず連絡ができるでしょう。
デートやパートナーとの予定変更フレーズ集
パートナーとの予定変更は、仕事や友人との約束よりも感情が絡みやすい場面です。
「行けない」という事実だけを伝えると、相手は自分との時間が後回しにされたように感じることがあります。
ここでは、楽しみにしていた気持ちをきちんと伝えながら予定を変えるフレーズをまとめます。
楽しみにしていた約束を変えるときの伝え方
まず意識したいのは、楽しみにしていたことを言葉で伝えることです。
「行けなくなった」だけだと、相手は「そこまで楽しみじゃなかったのかな」と感じやすくなります。
使いやすいフレーズは次のような流れです。
- 楽しみにしていた気持ち
- 行けなくなった理由を一言
- 相手へのお詫び
- 別日の提案やフォロー
例
今日のデート、すごく楽しみにしていたんだけど、急に会議が入ってしまって行けなくなりました。本当にごめん。よかったら、同じお店に来週行き直さない？明日の約束、こっちの事情で予定を変えないといけなくなりました。せっかく時間を空けてくれていたのにごめん。あなたと過ごす時間は大事にしたいので、別の日でちゃんと予定を取り直したいです。楽しみにしていたことを先に言うことで、「優先度が低かった」印象を和らげやすくなります。
記念日や特別な日の予定を変更するとき
記念日や誕生日など、特別な日に予定変更が重なると、相手のショックは大きくなりやすいです。
この場合は、理由と同じくらい「どう埋め合わせたいか」を具体的に伝えることが重要です。
構成は次の通りです。
- 特別な日だと分かっていることを言葉にする
- どうしても変更しないといけない理由
- 申し訳なさ
- 代わりの提案を具体的に出す
例
〇日は二人にとって大事な日なのに、本当にごめん。どうしても外せない仕事が入ってしまって、当日の予定を変更させてほしいです。その代わり、別の日に同じお店でゆっくりお祝いし直したいと思っています。誕生日に会う約束をしていたのに、家庭の事情でどうしても抜けられなくなりました。とても大切な日だと分かっているので、別の日に時間を長めにとってお祝いさせてもらえないでしょうか。代替案を「具体的に」言うことがポイントです。
「また今度」ではなく、「〇日」「長めの時間」「同じお店」といった情報を含めると、軽く扱っていないことが伝わりやすくなります。
続けて予定を変えざるを得ないときの正直な伝え方
仕事が立て込んでいる時期など、どうしても続けて予定変更が起きてしまうこともあります。
このときに大事なのは、ごまかさずに状況を共有しつつ、相手への気持ちをはっきり言葉にすることです。
例
ここ最近、せっかく予定を立ててもらっているのに、何度も変更になってしまって本当にごめん。今は仕事がかなり不規則で、どうしても直前まで読めない状況が続いています。約束を続けて変える形になってしまって、信用を落としていると思います。あなたとの時間を軽く見ているわけではないので、それだけは分かっていてほしいです。そのうえで、今後の方針も添えます。
「しばらくは予定が読みづらいので、直前でキャンセルになってしまう可能性があります。それでも大丈夫そうな日だけ一緒に決めさせてもらえますか。」
「今はこっちのペースが安定しないので、回数を減らして、その分一回一回を大事にする形にさせてもらえると助かります。」
状況と気持ちをセットで伝えることで、「どういうつもりなのか分からない」という不信感を減らしやすくなります。
気持ちも伝えるメッセージ例
最後に、予定変更の連絡に短く気持ちを添える一言フレーズをまとめます。
文末に一行足すだけでも、伝わり方は変わります。
「本当は今日、一緒に過ごしたかったです。」
「会えるのを楽しみにしていたので、自分でも残念に感じています。」
「あなたとの時間を大事にしたい気持ちは変わっていません。」
「落ち着いたら、今日の分も含めてゆっくり一緒に過ごしたいです。」
「無理をお願いしているのは分かっているので、改めて時間を作らせてください。」
予定変更のメッセージは、事務的な連絡だけで終わると、距離ができたように感じさせやすい場面です。
一行でも、自分の本音や残念さを具体的に添えることで、「会えない日」そのものも、関係を見直すきっかけに変えられるでしょう。
連絡手段別 LINE メール 電話の使い分けとテンプレ
同じ予定変更でも、LINEで送るのか、メールにするのか、電話をするのかで、相手の受け取り方は変わります。
ここでは、連絡手段ごとの基本的な考え方と、そのまま使えるテンプレを整理します。
LINEで送るときの基本構成と短文テンプレ
LINEは手軽だからこそ、一行だけで済ませてしまいがちです。
ただ、予定変更やドタキャンの連絡は、一行で終わらせるほど誤解されやすくなります。
基本の型は、次の流れを意識すると組み立てやすいでしょう。
- 謝罪
- 理由（短く）
- 代替案（または今後どうしたいか）
この三つを入れたテンプレの例です。
【友人・知人向け】
ごめん、今日なんだけど、仕事が長引きそうで間に合わなくなりました。直前の連絡になって本当に申し訳ないです。よかったら、来週の〇日か〇日で改めて予定を立ててもいい？明日のランチ、すごく楽しみにしてたんだけど、家庭の用事が急に入ってしまって行けなくなりました。ごめん。落ち着いたら、こっちからまた日程を相談させてほしいです。【パートナー向け】
今日は体調が良くなくて、外に出るのが難しそうです。会う約束を変えてもらうことになってしまってごめん。別の日に、ゆっくり時間を作らせてください。一方、避けたいのは次のような一言だけのメッセージです。
「今日行けなくなった、ごめん。」
短く済ませるほど、「本当に悪いと思っているのか」「代わりにいつ会えるのか」が相手に伝わりにくくなります。
三文でも良いので、型に沿って送る意識を持つと印象が変わるでしょう。
ビジネスメールで予定変更を伝えるときの文面テンプレ
ビジネスメールでは、件名と本文の流れを決めておくと迷いにくくなります。
基本の構成は次のイメージです。
- 件名：何の予定変更かが分かるように
- 冒頭の挨拶
- 変更せざるを得ない理由（簡潔に）
- 謝罪
- 代替案（候補日・方法）
- 締めの一言
【事前に予定変更をお願いするとき】
件名例
件名：〇月〇日（〇）の打ち合わせ日程変更のお願い本文テンプレ
〇〇株式会社
△△様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
〇月〇日（〇）〇時より予定しておりました打ち合わせの件でご連絡いたしました。
こちらの都合で恐縮ですが、社内業務の都合により、同日時での実施が難しくなってしまいました。
大変勝手なお願いではございますが、
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜
のいずれかに変更させていただくことは可能でしょうか。
ご多忙のところお手数をおかけし申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。【当日、やむを得ず変更する場合】
件名例
件名：本日の打ち合わせ日程変更のお願い本文テンプレ
〇〇株式会社
△△様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
本日〇時から予定しておりました打ち合わせにつきまして、急なトラブル対応が発生し、予定通りの時間での参加が難しい状況となってしまいました。
当日のご連絡となり、大変申し訳ございません。
誠に恐縮ですが、
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜
あたりで再度お時間を頂戴することは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。件名で「何の変更か」がすぐに分かるようにしつつ、本文で事情と代替案をセットで伝えることがポイントです。
電話で先に伝えるか 先にメッセージを送るかの判断軸
予定変更を伝えるとき、「まず電話するべきか」「先にメッセージを送るべきか」で迷うことがあります。
判断するときは、次のような軸で考えると整理しやすいでしょう。
- 相手の準備や手配がどれくらい大きいか
- どれくらい直前か
- 相手との関係性（目上かどうか、取引先かどうか）
電話を優先した方がよいケースの例
- 相手が会場やお店を予約してくれている
- 出張や遠方からの移動を伴う予定
- 取引先や目上の人との大事な打ち合わせ
- 開始直前になって変更が必要になったとき
このような場合は、先に電話で一言伝えたうえで、確認のためにメールやチャットを送る方が誠実な印象になります。
電話で伝えるときの一言例です。
本日〇時の打ち合わせについて、どうしても外せない案件対応が入り、参加が難しい状況になっております。直前のご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。そのあとに、メールで詳細と代替案を送る流れにすると、相手も調整しやすいでしょう。
先にメッセージで良いケースの例
- 社内の軽めな打ち合わせやランチ
- ある程度余裕を持った日程変更（数日前〜前日）
- 相手が多忙で、電話よりテキストの方が好まれやすいと分かっている場合
この場合は、チャットやLINEで事情と代替案を書き、必要に応じて「必要であればお電話でも説明します」の一文を添える形が使いやすいです。
〇日の件ですが、こちらの都合で予定変更をお願いしたい状況です。詳細はメッセージにまとめましたが、必要であればお電話でも説明いたします。社内チャット Teams Slack での一言テンプレ
社内チャットは、メールよりカジュアルですが、スタンプや一言だけで済ませると雑な印象になりやすいツールでもあります。
予定変更を伝えるときは、短くても要素を押さえたメッセージにするとバランスが取りやすいでしょう。
基本の流れは次の通りです。
- 予定の確認
- 変更が必要になった理由（簡潔に）
- 代替案の提示
- 一言の謝罪
社内チャットのテンプレ例
明日の打ち合わせの件ですが、急な社内対応が入り、予定していた時間での参加が難しくなりました。〇日〇時か〇日〇時であれば対応できますが、日程変更の相談をさせてもらってもいいでしょうか。直前の変更となりすみません。本日のミーティングですが、別件の会議と重なってしまったため、欠席させてください。必要な部分はこちらで事前に共有しておきます。急な連絡になり申し訳ありません。〇日のランチミーティング、どうしても外せない案件対応が入ってしまい、予定変更をお願いしたいです。別の日程をこちらから改めて提案させてください。顔文字だけ、スタンプだけで終わらせると、相手によっては軽く見られていると感じることがあります。
短文でも、事情と代替案と謝罪の三つを含める意識を持てば、社内チャットでも信頼を損ねにくい連絡がしやすくなるでしょう。
NGからOKに書き換える予定変更フレーズ集
ここでは、よくやってしまいがちな「雑に聞こえる一言」を、相手が受け取りやすい表現に書き換えていきます。
ポイントはいつも同じで、理由を少し足す・相手の手間にふれる・代わりの提案を添えることです。
ありがちな雑な伝え方と書き換え例
まずは、「急に行けなくなりました」系の一文を整理します。
そのままだと一方的に感じやすいので、少し整えるだけでも印象が変わるはずです。
どれも「行けない」の一言だけで終わらせず、相手への配慮と次の一歩を足しているのがポイントです。
言い訳に聞こえやすい表現の言い換え
次は、「ちょっと用事が」「色々ありまして」といった、あいまいで言い訳に聞こえやすい表現の書き換えです。
詳細を言いたくない場合でも、方向性だけは伝えた方が信頼は保ちやすいでしょう。
細かい事情まで伝える必要はありませんが、仕事・体調・家庭など、どの方向の理由かだけでも伝えると、受け取る側のモヤモヤは減りやすいでしょう。
責められにくい謝り方のテンプレ
予定変更の連絡で大切なのは、感情的にならずに、謝罪＋理由＋代替案を一つのセットとして伝えることです。
そのまま使いやすい形にまとめると、次のようになります。
テンプレ① 基本形
直前のご連絡となり申し訳ありません。
〇〇の事情で、今日はどうしても参加が難しくなってしまいました。
よろしければ、別日で改めて予定を立てさせてもらえないでしょうか。テンプレ② ビジネス寄り
このたびは日程変更のお願いとなり、大変申し訳ございません。
社内の業務都合により、当初の時間での実施が難しくなっております。
誠に恐縮ですが、〇日または〇日で再度お時間を頂戴できればと存じます。テンプレ③ 友人・パートナー向け
せっかくの約束だったのに、こっちの都合で変えてもらうことになって本当にごめん。
あなたとの時間は大事にしたいので、別の日にゆっくり会える日を一緒に決めてもらえるとうれしいです。どのテンプレでも、「申し訳ない」気持ちと「関係を続けたい」気持ちを両方言葉にしていることが、責められにくくするポイントと言えます。
相手からの不満に返すときの言い方
予定変更が続くと、相手から不満が返ってくることもあります。
「前も同じだったよね」と言われたときに、感情的に反論すると関係がこじれやすくなります。
ここでは、相手の気持ちを認めつつ、自分の状況も伝える返し方を整理します。
ケース① 「前も同じだったよね」と言われたとき
そう思わせてしまっていると思います。本当にごめん。
ここ最近、予定が読めない状況が続いていて、結果的に約束を守れていないことは自分でも反省しています。そのうえで、今後について一言添えます。
無理に約束を増やすより、確実に行ける日だけを決めた方が良いと感じています。よければ、改めて調整させてもらえませんか。ケース② 「大事にされていない気がする」と言われたとき
そう感じさせてしまったことは、本当に申し訳ないと感じています。
あなたとの予定を軽く見ているわけではなく、むしろ大事にしたいと思っているので、その気持ちは信じてもらえるとうれしいです。ケース③ 少し距離を置かれそうな流れのとき
今回のことで、不信感を持たせてしまったと思います。
しばらくは無理に予定を詰めず、確実に行ける日だけをこちらから提案する形にさせてもらえればと考えています。相手の言い分を一度受け止めたうえで、自分の非を部分的に認めることが大切です。
そのあとで、「これからどうしていきたいか」を具体的に伝えると、少しずつ信頼を回復しやすくなるでしょう。
まとめ｜今日から使える予定変更メッセージの組み立て方
予定変更やドタキャンの連絡は、完璧な文章を毎回ひねり出すよりも、「自分なりの型」をいくつか持っておく方が実用的です。
最後に、今日からすぐ使えるメッセージの組み立て方を整理します。
自分がよく使うシーンを三つだけ決める
まずは、自分が予定変更を伝えることが多い場面を三つだけ決めるところから始めると、迷いにくくなります。
例えば、
- 仕事の打ち合わせ・会議
- 友人との飲み会・ランチ
- パートナーや家族との予定
このあたりがよくあるパターンでしょう。
全部のシーンを一度にカバーしようとすると、「どの言い方が正解か」を毎回考えることになり、結果として連絡が遅れがちになります。
最初のステップとしては、
- 仕事で予定変更を伝える場面
- 友人・知人との約束を変える場面
- パートナー・家族との予定を調整し直す場面
といった単位で、自分が使うことの多い三つを決めておくと十分です。
その三つに対して、「この場面ではこの言い方をベースにする」と決めておくと、急な予定変更でもメッセージがすぐ組み立てやすくなるはずです。
謝罪 理由 代替案 一言フォローをセットで考える
本文でも何度か触れてきた通り、予定変更メッセージは
謝罪＋理由＋代替案＋一言フォロー
この四つをセットで考えると、相手にとって分かりやすく、受け入れやすい文章になりやすいです。
例えば、仕事の打ち合わせを変更したいときなら、
- 謝罪：直前のご連絡となり申し訳ありません
- 理由：急な案件対応が入り、本日の参加が難しくなっております
- 代替案：〇日または〇日で再調整させていただくことは可能でしょうか
- 一言フォロー：ご迷惑をおかけしてしまい恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです
この四つをつなぐだけで、一通のメールがほぼ完成します。
友人やパートナーへのLINEでも考え方は同じで、
- 「せっかく時間を空けてくれていたのにごめん」（謝罪）
- 「仕事が長引きそうで、今日はどうしても間に合いません」（理由）
- 「よかったら、来週の〇日か〇日で予定を立て直してもいい？」（代替案）
- 「本当は今日会えるのを楽しみにしていました」（一言フォロー）
という形にすれば、短文でも一方的なドタキャンにはなりにくいでしょう。
文章を作るときは、いきなり「きれいな言い回し」を考えるよりも、
まず頭の中で
- 今回の謝るポイントは何か
- 理由を一言で言うと何か
- 代わりにどうしたいのか
- 相手にどんな気持ちを伝えたいのか
この四つをメモしてから、自然な文章につなげていくイメージを持つと、伝え方が安定しやすくなります。
よく使うフレーズを二・三本だけ手元にストックしておく
最後に、よく使うフレーズを二・三本だけメモアプリなどにストックしておくことをおすすめします。
毎回ゼロから考えると時間がかかり、連絡そのものが遅れやすくなるためです。
例えば、こんなセットです。
仕事用
直前のご連絡となり申し訳ございません。急な業務都合により、本日の参加が難しくなっております。別日で〇日か〇日あたりで再度お時間を頂戴できますでしょうか。友人用
ごめん、今日なんだけど、こっちの都合で行けなくなってしまいました。本当に申し訳ないです。よかったら、来週の〇日あたりで改めて予定を立てさせてもらえないかな？パートナー用
今日は一緒に過ごせるのを楽しみにしていたのに、予定を変えてもらうことになって本当にごめん。別の日に、今日の分も含めてゆっくり時間を作らせてください。このようなベースフレーズを二・三本だけ持っておき、あとは
- 日付や時間だけ差し替える
- 「仕事」「体調」「家庭の事情」など理由の部分だけ変える
- 相手との距離感に合わせて敬語を強めたり弱めたりする
というイメージで微調整していけば、どの場面にも対応しやすくなります。
予定変更やドタキャンを「完全になくす」ことは難しいですが、伝え方の型を持っているかどうかで、相手の感じ方は大きく変わります。
この記事で挙げたテンプレの中から、自分の生活や仕事でよく出てくるパターンを選んで、まずは一つずつストックしていくことから始めてみると良いでしょう。
