体調不良で休むときの自然な伝え方 電話・メール・LINEで使える一言テンプレート集
朝起きたら、だるくて動けないんだけど、今日の休む連絡どうしよう…
分かる。電話するのも気まずいし、LINEで「体調不良で休みます」だけ送るのも不安になる。
毎回、同じ文章コピペしてるけど、これで大丈夫なのか自信ないんだよね。
最低限のマナーを守りつつ、短くて自然な一言が分かれば、少し気が楽になるのにって思う。
体調がつらいときほど、休む連絡のことまで考えるのは負担になります。
それでも、会社やバイト先、学校などにはきちんと伝える必要がありますし、できれば印象を悪くしたくないと感じる人が多いはずです。
ただ、毎回一から文章を考える必要はありません。
電話・メール・LINEそれぞれに、状況に合わせて少し書き換えれば使い回せる「型」があれば、体調が悪い朝でも、落ち着いて連絡をしやすくなるでしょう。
この記事では、
「どこまで説明するか」「どこからが言い過ぎか」と迷いやすいポイントを整理しながら、そのまま使える一言テンプレートをまとめていきます。
この記事で分かること
- 体調不良で休むときに押さえておきたい基本マナーと考え方
- 上司や職場に電話で伝えるときの自然な言い方テンプレ
- ビジネスメールで使える体調不良による欠勤連絡の文面テンプレート
- LINEや社内チャットで「一言＋少しだけ情報を足す」連絡メッセージ例
- よくあるNGフレーズを、今日から使えるOKフレーズに書き換えるコツ
ここから先は、シーン別に「電話」「メール」「LINE」「ケース別」の順でテンプレートを紹介していきます。
自分の状況に近いところから、使えそうな一文をストックしていくイメージで読んでもらえると使いやすいはずです。
体調不良で休むときに大事な考え方
体調が悪い朝ほど、
「多少なら行った方がいいだろうか」「休むと言い出しにくい」と迷いやすい場面です。
ただ、本来大事なのは
無理して出社することではなく、周りにかかる負担をトータルで減らすことだと言えるでしょう。
無理をして出社すると、その日はなんとか乗り切れても
- 集中力が落ちてミスが増える
- 途中で早退することになり、余計に引き継ぎがバタつく
- 感染症の場合、同僚にうつしてしまうリスクが高まる
といった形で、結果的に迷惑をかける可能性があります。
体調不良のサインがはっきり出ているときは、早めに休む判断をした方が、周囲にとっても自分にとってもプラスになりやすいと考えた方が現実的です。
そのうえで、体調不良を伝えるときに意識したい基本軸は、次の三つです。
- 早さ
- 簡潔さ
- 正直さ
まずは早さです。
始業間際やシフト開始ギリギリの連絡になるほど、急な穴埋めが発生し、現場は対応に追われます。
可能であれば、症状がはっきりした段階で、「出られそうにない」と分かった時点で連絡する意識を持つ方が、信頼は保ちやすいでしょう。
次に簡潔さです。
体調不良の連絡で長文を送る必要はありません。
相手が知りたいのは
- 今日出勤できるかどうか
- どの程度の体調なのか
- 明日以降の見通しがどのくらいか
この三点に集約されます。
細かい経緯を延々と説明するよりも、要点だけを短くまとめる方が、相手も判断しやすくなります。
最後は正直さです。
「体調不良と伝えるのは気が引けるから、曖昧な理由で濁したい」と感じることもあるはずです。
しかし、無理に取り繕った結果、
- 話の筋が通らなくなり、後から不信感を持たれる
- 本当は体調が悪いのに、軽い用事のように聞こえてしまう
といったズレが生まれがちです。
詳細をすべて説明する必要はありませんが、仕事か、体調か、家庭かなど、理由の方向性だけは正直に伝える方が、長い目で見ると関係は安定しやすいでしょう。
一番避けたいのは、「言いにくさ」から連絡そのものが遅れてしまうケースです。
- 始業時間になっても連絡がない
- 何のメッセージもないまま欠勤してしまう
こうした状況は、無断欠勤と受け取られ、信頼を大きく損ねるきっかけになります。
体調不良は誰にでも起こり得ますが、
そこでの連絡の仕方によって、周囲からの見え方は大きく変わります。
これ以降のパートでは、この三つの軸を踏まえながら、電話・メール・LINEで使える具体的な一言テンプレを整理していきます。
体調不良の連絡で押さえたい基本マナー
体調不良で休むときは、どんな言い方をするかと同じくらい、いつ・誰に・何を伝えるかが大事になります。
ここを押さえておくと、相手にとっても自分にとっても、後から気まずさが残りにくくなります。
まずは連絡のタイミングです。
基本は、始業時間やシフト開始時間より前に連絡することを優先した方が良いでしょう。
会社員であれば、始業の30分〜1時間前までに
アルバイトやパートであれば、その日のシフト開始前には
一度連絡を入れておくイメージです。
出勤時間ギリギリになってからの連絡が増えると
- 代わりの人を探す時間がない
- 仕事の割り振りをその場で組み替える必要が出てくる
といった負担が発生します。
体調に不安がある時点で「今日は難しそうだ」と感じたら、迷って引き延ばすより、早めに連絡した方が結果的に穏やかに収まることが多いはずです。
次に、誰に、どの手段で連絡するかです。
職場によってルールは違いますが、多くのケースで基準になるのは次のようなイメージです。
- 直属の上司やリーダーがいる場合
→ まずその人に連絡する（電話か指定のチャット、メールなど） - シフト制のバイトやパート
→ 店長やシフト管理者、責任者になっている人に連絡する - 学校の場合
→ 担任やクラスの窓口になっている事務など、あらかじめ決まっている窓口に連絡する
会社によっては「体調不良の連絡は必ず電話」「チャットでの欠勤連絡は不可」など、細かいルールがある場合もあります。
入社時や日頃の案内で決まりが示されているなら、それを優先した方がよいでしょう。
一方で、在宅勤務が中心の職場や、社内チャットがメインのチームでは、チャットやメール中心の連絡が許容されていることもあります。
迷う場合は、あらかじめ
「体調不良で休むときは、どの手段で連絡するのがよいでしょうか」
と聞いておくと安心です。
そして最後に、伝えるべき内容の最小セットです。
体調不良の連絡では、次の三つを押さえれば十分なケースがほとんどです。
① 当日の出欠
今日は休むのか、遅れて出社するのか、早退したいのか。
まずここをはっきりさせることが最優先になります。
② 症状のざっくりした状態
「発熱があるため今日は休ませていただきたいです」
「頭痛と吐き気があり、業務に集中できそうにありません」
という程度で問題ありません。
詳しい病名や、細かい経緯まで話す必要はありません。
③ 復帰の見込み、または再連絡のタイミング
「明日の朝、あらためて体調を見てご連絡します」
「数日は安静にするよう指示があったため、〇日頃に再度ご相談させてください」
といった一言があると、相手もその後の予定を立てやすくなります。
この三つを意識しておけば、長文を書かなくても、必要な情報はきちんと届けられます。
逆に、ここが抜けたまま
「体調不良で休みます。すみません。」
だけで済ませてしまうと、
- どれくらい悪いのか
- 明日は出られそうなのか
- 引き継ぎはどうすればよいのか
といった点が分からず、相手は判断に困りやすくなります。
ここで整理した三つの要素を土台にして、電話・メール・LINEそれぞれで使える具体的なテンプレートを紹介していきます。
電話で体調不良による欠勤を伝えるときの言い方テンプレ
電話での欠勤連絡は緊張しやすい場面です。
ここでは、朝の一報から、有給の相談、出社後の早退連絡までをまとめておきます。
朝の電話で使える基本フレーズ（会社・バイト先向け）
朝の電話は、次の流れで話すと整理しやすくなります。
- 名乗り
- 体調不良であること
- 本日は休ませてほしいこと
- 必要なら、業務への対応について一言
会社員向けの例です。
おはようございます。〇〇部の□□です。
今朝から発熱と強いだるさがあり、本日は出社が難しい状況です。
申し訳ありませんが、本日はお休みをいただけますでしょうか。
担当している案件については、必要であればメールで状況を共有いたします。アルバイト・パート向けの例も用意しておきます。
おはようございます。本日〇時からシフトに入っている□□です。
朝から体調が悪く、立ち仕事が難しい状態です。
恐れ入りますが、本日のシフトをお休みさせていただくことは可能でしょうか。焦って早口になりやすいので、一文ずつ区切って話す意識を持つと伝わりやすくなります。
有給を使う場合／欠勤扱いになる場合の言い方の違い
会社員の場合、体調不良で休むときに
有給休暇として扱ってもらうのか、欠勤扱いになるのかで、少し言い方が変わります。
有給を使いたいときは、はっきり一言添えた方が伝わりやすいです。
本日につきましては、体調不良のため、年次有給休暇を取得させていただきたいと考えています。
お休みさせていただいてもよろしいでしょうか。会社のルールによっては、自分で決めず、上長の判断に委ねる必要がある場合もあります。
そのときは、次のような言い回しでもよいでしょう。
本日は体調不良のため出社が難しい状況です。
有給休暇としてのお休みが可能かどうか、ご相談させていただきたいのですが、いかがでしょうか。一方、欠勤扱いになっても仕方ないケースであれば、そこを言い切る必要はありません。
まずは体調不良と欠勤の希望を伝え、処理方法は会社側の案内に従う形で十分だと思います。
出社後に早退したいときの伝え方
出社後に体調が悪化してきたときは、我慢し続けるより、早めに上司へ相談する方が安心です。
席で声をかけにくい場合は、内線やチャットで一度声をかけてから、対面で話す流れでも大丈夫です。
対面や電話での伝え方の例です。
少しお時間よろしいでしょうか。
朝から体調が優れなかったのですが、業務中にさらに悪化してきました。
この後の作業が難しいと感じているため、本日は早退させていただけないか相談したく、ご連絡しました。業務への影響についても、一言そえておくと安心です。
本日の担当分については、現時点までの進捗をまとめて共有いたします。
急なお願いとなり申し訳ありませんが、ご判断いただけますでしょうか。アルバイトの場合も、基本は同じです。
勤務中に申し訳ありません。
先ほどからめまいと吐き気が強く、レジに立ち続けることが難しい状態です。
可能であれば、本日は早退させていただくことはできますか。NG例「今日休みます」だけをOKに書き換える
最後に、ありがちなNGフレーズと、そのまま使えるOK例を書き換えでまとめます。
どの場合も、名乗り＋体調の状態＋本日の希望＋一言の詫びまで入れると、電話でも落ち着いて伝えやすくなります。
メールで体調不良を伝えるときの文面テンプレ
メールは、電話よりも落ち着いて文章を組み立てやすい手段です。
一方で、件名があいまいだったり、要点が抜けていると、相手が状況をつかみにくくなります。
体調不良のメールでは、次の三つを押さえると整理しやすいでしょう。
- 件名で「体調不良による欠勤連絡」であると分かること
- 冒頭で用件をはっきり伝えること
- 最後に、今後の見込みや再連絡のタイミングに触れること
ここから、すぐ使える形でテンプレをまとめます。
ビジネスメールでの件名と本文の型（会社員向け）
まずは基本の型です。
件名の型
件名：体調不良による本日の欠勤のご連絡
件名：体調不良による勤務予定変更のお願い本文の型
〇〇部
△△様
いつもお世話になっております。
〇〇部の□□です。
本日、体調不良のため出社が難しい状況となりました。
誠に恐縮ですが、本日は欠勤とさせていただきたく、ご連絡いたしました。
仕事の進捗については、必要に応じてメールにて共有いたします。
明朝の時点であらためて体調を確認し、出社可否をご連絡いたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。この型をベースに、前日夜か当日朝かで文面を調整していく流れです。
前日夜に体調不良が分かった場合のテンプレ
前日夜の時点で「明日の出社は難しそうだ」と感じる場合は、早めに一報を入れておく方が相手も動きやすくなります。
例文
件名：明日の出社に関するご相談（体調不良）
〇〇部
△△様
いつもお世話になっております。
〇〇部の□□です。
本日夕方より発熱と強い倦怠感があり、現在も症状が続いております。
明日の出社が難しい可能性が高いため、事前にご相談のご連絡を差し上げました。
誠に恐縮ですが、明日はお休みを頂戴したく存じます。
明朝の体調を確認したうえで、あらためて出社可否をご連絡いたします。
ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。「まだ確定ではないが難しそう」という場合でも、
前夜の時点で一度知らせておくと、業務の割り振りがしやすくなります。
当日の朝に急に体調不良になった場合のテンプレ
当日の朝に症状が出た場合は、始業前に短く要点をまとめて送るイメージです。
例文（急な欠勤）
件名：本日の欠勤のご連絡（体調不良）
〇〇部
△△様
いつもお世話になっております。
〇〇部の□□です。
今朝より発熱と頭痛の症状が強く、出社が難しい状態となっております。
誠に申し訳ございませんが、本日は欠勤とさせていただきたくご連絡いたしました。
担当案件につきましては、至急状況を整理し、別メールにて共有いたします。
明日の出社可否については、医師の指示および体調を踏まえ、あらためてご報告いたします。
ご迷惑をおかけし恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。例文（遅れて出社する可能性がある場合）
件名：本日の出社時刻に関するご相談（体調不良）
〇〇部
△△様
いつもお世話になっております。
〇〇部の□□です。
今朝より体調が優れず、現時点では通常どおりの出社が難しい状況です。
数時間ほど様子を見てから、出社の可否を判断したく考えております。
誠に恐れ入りますが、本日の出社時刻につきましては、〇時頃までにあらためてご連絡いたします。
取り急ぎ、現状のご報告までお送りいたしました。「休むのか、遅れて出社するのか」を決め切れない場合もあるため、
そのときは、いつ再度連絡するかを必ず書いておくことが大切です。
連続して休む／病院受診の報告をする場合の書き方
体調不良が続き、複数日にわたって休む場合や、病院を受診した報告をしたい場合のテンプレも用意しておきます。
連続して休む場合の例文
件名：体調不良による欠勤継続のご連絡
〇〇部
△△様
いつもお世話になっております。
〇〇部の□□です。
昨日に引き続き体調不良が続いており、本日も出社が難しい状況です。
誠に申し訳ございませんが、本日もお休みを頂戴したく、ご連絡いたしました。
回復の状況を見ながら、明日の出社可否については本日夕方までにあらためてご報告いたします。
ご迷惑をおかけし恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。病院受診の報告を含める場合の例文
件名：体調不良および今後の出社見込みについて
〇〇部
△△様
いつもお世話になっております。
〇〇部の□□です。
本日、医療機関を受診した結果、数日間の自宅療養が必要との診断を受けました。
そのため、〇日までの出社は控えるよう指示されております。
つきましては、〇日まで欠勤とさせていただきたく存じます。
状況に変化があった場合は、あらためてご報告いたします。
業務に支障をきたしてしまい申し訳ございませんが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。診断名まで伝える必要があるかどうかは、職場のルールや自分の感覚も関係します。
まずは「数日間の休養が必要とされた」「〇日頃まで出社を控えるよう指示された」といったレベルで共有し、必要に応じて詳細を相談する流れが現実的と言えるでしょう。
LINEやチャットで休むときの一言テンプレ
電話よりハードルが低く、いまはLINEや社内チャットだけで欠勤連絡を済ませる職場も増えています。
ただ、文章が短くなりやすいぶん、素っ気なく見えたり、軽く扱っているように誤解されることもあります。
ここでは、上司や先輩、アルバイト先のグループLINEなどで使える一言テンプレを整理します。
上司や先輩にLINE・社内チャットで連絡するときの基本形
上司や先輩に送るときは、次の流れを意識すると整えやすくなります。
- 冒頭で「おはようございます＋名乗り」
- 体調不良の一言
- 本日の希望（欠勤か、遅れて出社か）
- 最後に一言の詫び
例文は次のイメージです。
例：欠勤をお願いしたいとき
（社内チャットやLINE想定）
おはようございます。〇〇部の□□です。
今朝から発熱があり、出社が難しい状態です。
誠に申し訳ありませんが、本日はお休みをいただけますでしょうか。少し情報を足したパターンです。
おはようございます。〇〇部の□□です。
頭痛と吐き気の症状があり、業務に集中できそうにありません。
本日は欠勤とさせていただきたく、ご相談させてください。遅れて出社するかもしれない場合は、見通しを添えます。
おはようございます。□□です。
体調が優れず、通常どおりの時間での出社が難しい状況です。
数時間ほど様子を見て、〇時頃までに出社可否をあらためてご連絡いたします。アルバイト先に多いグループLINE・シフトLINEの書き方
アルバイト先では、店長や社員、スタッフ全員が入ったグループLINEでシフト連絡をするケースも多くあります。
ここでは、誰あての連絡なのかを一言で示すことが大事になります。
例：店長や社員がグループにいるパターン
おはようございます。本日〇時からシフトの□□です。
朝から体調不良のため、本日の勤務が難しい状態です。
〇〇さん（店長）にご確認いただき、本日のシフトをお休みさせていただくことは可能でしょうか。あらかじめ「シフト調整係」が決まっている場合は、その人の名前を入れます。
おはようございます。本日シフトの□□です。
体調不良のため、今日は出勤が難しい状況です。
〇〇さん、お手数ですが本日のシフトについてご相談させていただけるとうれしいです。個別LINEで店長に送る場合の短いテンプレも用意しておきます。
おはようございます。□□です。
朝から発熱があり、本日のシフトに入ることが難しい状態です。
大変申し訳ありませんが、本日はお休みさせていただけないでしょうか。グループLINEでは、長文をダラダラ書く必要はないが、最低限の敬意と状況は必ず入れることを意識した方が安心でしょう。
絵文字・スタンプの扱い方（使うならどの程度までか）
体調不良の連絡に、絵文字やスタンプをどこまで使うかは悩みどころです。
基本的な考え方としては、次のように分けるとバランスを取りやすくなります。
- 上司・社員・取引先が関わる連絡
→ 絵文字・スタンプは使わない - アルバイト先で、普段から砕けたやり取りが多い場合
→ 使うなら、最後に「すみません」のニュアンスで控えめなものを一つだけ
例えば、友人に送るような
「泣き顔のスタンプ」「寝込んでいるキャラクターのスタンプ」などは、仕事の連絡では避けた方が無難でしょう。
どうしても使うなら、文章をしっかり書いたあとに、落ち着いたトーンのスタンプを一つ添える程度にとどめる意識が必要です。
おはようございます。□□です。
体調不良のため、本日のシフトをお休みさせていただきたいです。
急なご連絡となり申し訳ありません。このように文章だけで成立する形をまず作り、絵文字やスタンプは「なくても通じるが、あっても支障がない程度」にとどめると考えた方が安全でしょう。
一文で済ませないための「謝罪＋症状＋今日の対応」テンプレ
LINEやチャットは短く済ませやすい反面、
- 「体調悪いので休みます」の一文だけで終わってしまう
- 相手からすると情報が足りない
という状態になりがちです。
そこで意識したいのが、謝罪＋症状＋今日どうするかの三要素です。
基本の型は、次のようになります。
- あいさつ・名乗り
- 体調不良の一言（症状）
- 今日どうするか（欠勤・遅刻・早退など）
- 最後の一言（迷惑をかけることへの詫び）
具体的なテンプレに落とすと、こうなります。
例：上司へのLINE
おはようございます。〇〇部の□□です。
今朝から発熱と強い倦怠感があり、出社が難しい状態です。
誠に申し訳ありませんが、本日はお休みをいただけますでしょうか。例：アルバイト先への連絡
おはようございます。本日〇時からシフトの□□です。
体調不良のため、立ち仕事が難しい状況です。
大変申し訳ないのですが、本日の勤務をお休みさせていただきたいです。例：在宅勤務中のチャット
おはようございます。□□です。
体調がすぐれず、本日は業務がほとんどできない状態です。
今日はお休み扱いとさせていただきたく、ご相談させてください。どれも、一文で終わらせず、短文を三つほどつなげて「状況が伝わるかたまり」にしているのがポイントです。
文章量は多くなくてもかまいませんが、この三要素さえ押さえておけば、相手が困ることは少なくなるはずです。
ケース別 体調不良メッセージ例集
同じ「体調不良」でも、症状や状況によって、伝え方の角度は少しずつ変わります。
ここでは、よくあるパターンごとに、そのまま使えるメッセージ例をまとめます。
発熱・インフルエンザなど「明らかに休んだ方がいい」ケース
高い発熱やインフルエンザの疑いがあるときは、自分の体を守るためにも、周囲にうつさないためにも、休む判断を優先する方が現実的です。
このときは「無理をしてでも行く姿勢」より、「状況を正しく伝えること」の方が大切になります。
例：上司あてのチャット・メール文
いつもお世話になっております。〇〇部の□□です。
今朝から38度台の発熱があり、全身のだるさが強い状態です。
本日は出社を控え、医療機関を受診したいと考えております。
誠に申し訳ありませんが、本日はお休みを頂戴できますでしょうか。インフルエンザなどが確定した場合は、診断名よりも「出社を控える期間」が重要になります。
昨日受診したところ、インフルエンザと診断されました。
数日間の自宅療養を指示されており、〇日頃まで出社は控えるようにとのことです。
つきましては、〇日までお休みを頂戴したく存じます。診断名をどこまで伝えるかは職場によって考え方が分かれますが、少なくとも「数日間は出社できない見込み」であることは共有しておくと、相手も予定を立てやすくなります。
頭痛・腹痛・倦怠感で迷うときの伝え方
熱は高くないが、頭痛・腹痛・強い倦怠感があり、休むかどうか迷うこともあります。
この場合は、曖昧にごまかすのではなく、「今の状態」と「仕事への影響」を一言そえて伝えると判断してもらいやすいでしょう。
例：欠勤をお願いする場合
おはようございます。〇〇の□□です。
今朝から強い頭痛と吐き気があり、パソコン作業が難しい状態です。
誠に恐縮ですが、本日はお休みをいただけないかご相談させてください。例：様子を見たいときの相談メッセージ
おはようございます。□□です。
強い倦怠感と頭痛があり、通常どおりの勤務が難しいかもしれません。
数時間ほど様子を見て、〇時頃までに出社可否をご連絡してもよろしいでしょうか。「ちょっと体調が悪くて…」だけだと、相手は程度感が分かりません。
「パソコン作業が難しい」「長時間立ちっぱなしが難しい」など、仕事への影響に一言触れるだけでも、受け取る側の判断材料になります。
家族の体調不良で休むときの説明の仕方
自分ではなく、家族の看病や付き添いが理由で休むケースもあります。
この場合は、プライベートな情報を必要以上に開示する必要はありませんが、
- 誰の体調不良なのか（子どもか、親かなどのレベル）
- 付き添いが必要なのか
- どの程度の期間になりそうか
このあたりを簡潔に伝えると、不自然さが少なくなります。
例：子どもの体調不良で休むとき
いつもお世話になっております。〇〇の□□です。
今朝、子どもが高熱を出し、医療機関への受診と自宅での看病が必要な状態です。
誠に申し訳ありませんが、本日は看護のためお休みを頂戴したく存じます。例：親の付き添いが必要なとき
いつもお世話になっております。□□です。
本日、親の体調不良により、急きょ病院への付き添いが必要となりました。
大変恐縮ですが、本日の勤務はお休みさせていただけますでしょうか。細かい事情まで話す必要はありませんが、「家族の看病・付き添いが主な理由である」ことは一言伝えると、やむを得ない事情であることが伝わりやすくなります。
軽めの体調不良で「出社を迷う」際の相談メッセージ例
「なんとか行けなくはないが、万全とは言えない」
「この状態で出社すべきか、自宅待機した方がよいのか判断に迷う」
そんなときは、自分だけで決めきろうとせず、上司に判断を仰ぐ形でメッセージを送る方法もあります。
例：出社の可否を相談したいとき
おはようございます。〇〇の□□です。
軽い発熱と喉の痛みがあり、通常どおりの勤務が可能かどうか判断がつきにくい状態です。
出社した方がよいか、自宅で様子を見た方がよいか、一度ご相談させていただけますでしょうか。例：在宅勤務への切り替えを相談したいとき
おはようございます。□□です。
体調が万全ではなく、長時間の移動が難しい状況です。
業務自体は対応可能なため、本日は在宅勤務に切り替えることは可能でしょうか。このように、「体調が悪いので休みます」と決めつける前に、状態と希望を出したうえで、判断を委ねるメッセージにすると、相手も対応しやすくなります。
迷うときほど、一人で抱え込まず、短い一言で相談してみる方が、結果としてスムーズに進みやすいと言えるでしょう。
NGからOKに書き換える体調不良フレーズ
体調不良の連絡は、内容そのものより言い方の粗さや情報不足が印象を下げやすいところです。
ここでは、ありがちなNGフレーズをベースに、今日からそのまま使えるOKフレーズに書き換えていきます。
ありがちなNG例「熱があるので休みます」だけのパターン
一番多いのが、一文だけで終わってしまうケースです。
- 「熱があるので休みます」
- 「体調不良で今日は無理です」
気持ちは伝わりますが、次の情報が抜け落ちています。
- 誰からの連絡か
- 今日どうしたいのか（欠勤・遅刻・早退など）
- 今後の見通しや連絡予定
これを踏まえて、NG→OKの形で整理します。
| パターン | NG | OK例 |
|---|---|---|
| 熱があるケース | 熱があるので休みます。 | おはようございます。〇〇の□□です。今朝から発熱があり、出社が難しい状態です。本日はお休みを頂戴できますでしょうか。 |
| ざっくりした体調不良 | 体調不良で今日は無理です。 | おはようございます。□□です。体調不良のため通常どおり勤務することが難しい状況です。本日はお休みとさせていただきたく、ご連絡しました。 |
最低限、名乗り＋症状の一言＋本日の希望＋お詫びまで含めると、相手が状況を判断しやすくなります。
曖昧な「ちょっと体調悪いです」「色々あって」の言い換え
次によく見かけるのが、理由がぼんやりしすぎている表現です。
- 「ちょっと体調悪いです」
- 「色々あって出られません」
- 「私用で行けません」
曖昧なままだと、本当に体調なのか、別の事情なのかが分かりません。
病名まで言う必要はありませんが、どの程度・どの方向の不調かを軽く示した方が安心です。
NG→OKの例を並べます。
| NG | OK例 |
|---|---|
| ちょっと体調悪いです。 | 頭痛と強い倦怠感があり、通常どおりの勤務が難しい状態です。 |
| 色々あって出られません。 | 家庭の事情により、本日の出社が難しい状況です。お休みを頂戴できますでしょうか。 |
| 私用で行けません。 | 本日どうしても外せない私用があり、勤務に入ることが難しい状況です。大変恐縮ですが、本日はお休みさせていただきたく存じます。 |
ポイントは、次の二つです。
- 「体調なのか」「家庭なのか」など、原因の方向性だけは伝える
- 詳細までは踏み込まず、仕事への影響が分かる程度にとどめる
このバランスを意識すると、相手も余計な勘繰りをせずに済むはずです。
感情的にならない謝り方＋仕事への配慮を添えた例文
体調不良が続いたり、忙しい時期に重なったりすると、つい感情的な文面になりがちです。
- 「本当にすみません。迷惑かけてばかりで申し訳ないです。」
- 「何度も休んでしまって情けないです。」
気持ちとしては自然ですが、受け取る側は何をどう対応すればいいか分かりにくい文章になってしまいます。
謝罪の言葉と一緒に、仕事への配慮や今後の見通しも添えておくと、実務的にも受け取りやすくなります。
例文をいくつか挙げます。
感情が強すぎるNG寄りの例
仕事への配慮を添えたOK例
自己否定が強いNG寄りの例
状況と対応に焦点を移したOK例
謝るときは、次の二点を意識すると落ち着いた印象になりやすいでしょう。
- 過度な自己否定を避け、迷惑をかけた事実に対して謝る
- 「仕事をどう引き継ぐか」「いつ連絡するか」など、相手が知りたい次の一手を添える
NG→OKをまとめて見られる書き換えテンプレ集
最後に、これまでのポイントを踏まえたNG→OKの書き換えを、まとめて一覧にします。
そのままコピペして、名前や症状だけ変えて使える形を意識しています。
迷ったときは、
①名乗り ②症状や事情 ③今日どうするか ④今後の見通し ⑤一言のお詫び
この五つを満たす形に直すと、ほとんどのケースで「OK寄りのフレーズ」になるはずです。
まとめ 今日から使える「休みます」の言い方セット
体調不良の連絡は、そのときどきで一から考えようとすると負担が大きくなります。
最後に、明日からすぐ実践しやすい「自分専用セット」の作り方を整理しておきます。
自分のよく使う連絡手段ごとに定番フレーズを持つ
まず意識したいのは、よく使う連絡手段ごとに、定番フレーズを二〜三個だけ決めておくことです。
例えば、次のような切り分けです。
- 上司に電話で連絡するときの一言セット
- 上司・先輩にチャットやメールで送るときの一言セット
- アルバイト先のグループLINEで使う一言セット
毎回まったく違う文章を作ろうとすると、そのたびに時間も気力も奪われます。
一方で、よく使う一文をいくつか決めておくと、朝のつらい時間帯でもその文をベースに微調整するだけで済むようになります。
例えば、自分用の「電話で休みを伝える基本形」を一つ決めておくイメージです。
おはようございます。〇〇の□□です。
今朝から発熱があり、本日は出社が難しい状況です。
本日はお休みを頂戴できますでしょうか。この一文を軸に、症状や日付だけ入れ替えて使えば、どの朝でも大きく崩れません。
まずは、電話・メール（またはチャット）・LINEの三本柱で、それぞれ二〜三パターンずつ作っておくとかなり楽になるはずです。
謝罪＋状況＋今日どうするか＋今後の見込みという型で考える
本文の中身は、その都度変わります。
それでも、文章の骨組みはいつも同じ型で考えるとブレにくくなります。
繰り返し使ってきた型は、次の四つです。
- 謝罪
- 状況
- 今日どうするか
- 今後の見込み
順番に当てはめるだけで、最低限のマナーを押さえた文になります。
例えば、先ほどの電話用フレーズも、この型で分解できます。
- 謝罪
→ 「急なご連絡となり申し訳ありませんが」 - 状況
→ 「今朝から発熱があり、出社が難しい状況です」 - 今日どうするか
→ 「本日はお休みを頂戴できますでしょうか」 - 今後の見込み
→ 「明朝あらためて体調を確認し、出社可否をご連絡いたします」
全部必ず入れなくてもかまいません。
ただ、最低でも三つ以上入っているかをざっと確認するだけで、印象は大きく変わるものです。
文章づくりが苦手な場合ほど、「きれいな言い回し」を考えるより、この四つの要素が入っているかどうかを見る方が現実的だと思います。
メモアプリや定型文登録にテンプレをストックしておくコツ
最後に、今日からできる準備として、テンプレをどこに保存しておくかも決めておくと安心です。
おすすめは次のような使い分けです。
- スマホのメモアプリに
「電話での言い方」「メール用」「LINE用」と小見出しをつけて保存しておく - よく使うメールソフトやチャットツールの「定型文登録」に入れておく
- 社内チャットの自分用ノートや下書きに、体調不良テンプレだけをまとめておく
ポイントは、体調が悪いときでもすぐ開ける場所に置いておくことです。
フォルダの深いところにしまい込むと、探すだけで疲れてしまいます。
テンプレをストックするときは、次の二つも意識しておくと使いやすくなります。
- 名前や部署名、日付、症状の部分は、あとからすぐ書き換えられるようにしておく
- 一度コピペしたあと、送信前に必ず一度だけ声に出して読んでみる
声に出して読んでみると、不自然な敬語や、状況と合っていない部分に気づきやすくなります。
完全な文章を目指す必要はありませんが、自分らしく、かつ相手に伝わりやすい形に整えてから送るだけで、印象はかなり変わるでしょう。
体調不良の連絡は、誰にとっても気が重いものです。
その負担を少しでも減らすために、自分専用の「休みます」セットをあらかじめ作っておくことが、今日できる一つの準備と言えるはずです。
