遅刻の連絡例文テンプレ｜上司・取引先に失礼にならないメールとチャット
やばい、電車が遅れてる。会議に間に合わないかも。
まず連絡しよ。到着見込みは何分くらい？
まだ読めない…。理由ってどこまで言えばいいんだろ。
長く書かなくていいよ。遅刻の事実と見込み、対応だけ先に送ろう！
遅刻しそうなときの連絡は、内容よりスピードが大事です。
ただ、焦るほど文章が雑になりやすいでしょう。
短すぎると不親切に見えます。
長すぎると要点が埋もれます。
上司や取引先に送るときは、言葉の強さも気になります。
チャットで済ませていいのか、電話が先かで迷う人も多いはずです。
このページでは、遅刻連絡を型で整理します。
コピペしてすぐ使える形にするので、急いでいるときほど役立ちます。
この記事で分かること
- 遅刻連絡で最初に入れるべき要点（到着見込みまで含む型）
- 上司向け・取引先向けで失礼にならない言い方の違い
- メール／チャット／電話の使い分けと、短文テンプレ
- 電車遅延・渋滞など状況別の一言例文
- NG→OK早見表と、よくある質問への答え
遅刻連絡は最初の1通で印象が決まる
遅刻連絡は、内容を整える前に「早く送る」ことが大切です。
ただ、早いだけで要点が抜けると相手が困ります。
最初の1通で、相手が判断できる状態を作ります。
ここができると、その後のフォローも通りやすいでしょう。
まず最初に伝えるべき要点は4つ
遅刻連絡で入れる要点は4つです。
この順で書くと、読み手が迷いません。
- 遅刻の事実
- 対象（会議名／訪問先／集合場所）
- 到着見込み（○時○分頃）
- 今後の対応（先に始めてください／議事録確認／資料は先送りします）
この4点が入っていれば、文章は短くても失礼になりにくいです。
逆に、どれか1つ欠けると「結局どうすればいいのか」が残ります。
コピペ用の基本形（メール・チャット共通）
申し訳ありません、【対象】に遅れます。
到着は【○時○分頃】の見込みです。
先に進めていただけますでしょうか。到着後すぐキャッチアップします。
社内会議向け（短く）
すみません、○時の【会議名】に遅れます。○時○分頃到着予定です。先に進めてください。到着後追いつきます。
社外訪問向け（丁寧に）
いつもお世話になっております。○○の○○です。
本日の【訪問先／打ち合わせ】に遅れる見込みです。到着は○時○分頃となります。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。可能な範囲で先に進めていただけますでしょうか。
到着見込みがまだ読めない場合
「分からない」とだけ書くと相手が困ります。
次報の予告を添えると実務的です。
現在遅延の影響で到着時刻が読めません。○分後を目安に、到着見込みを改めてご連絡します。
理由は一行で足りる 長くなるほど言い訳に見える
遅刻理由は、基本的に一行で十分です。
説明を盛るほど、読む側の負担が増えます。
相手が知りたいのは理由より到着見込みです。
理由は「状況が分かる最低限」に止めます。
一行で済む理由の例
電車遅延のため
交通状況の影響で
急ぎの対応が入り
体調不良のため
言い訳に見えにくいコツ
- 感情や事情を足さない
- 詳細な経緯を書かない
- 「でも」「本当は」などの弁解を入れない
体調不良も、詳細は不要です。
体調不良のため遅れます。到着は○時○分頃になりそうです。
謝罪だけで終わらせない 相手の負担を減らす一文を添える
「すみません」だけで終えると、相手が次に何をすべきか決まりません。
遅刻連絡は、謝罪とセットで「相手の負担を減らす一文」を入れます。
よく使う一文（社内・社外どちらも対応）
先に進めていただけますでしょうか。
到着後すぐキャッチアップします。
資料は先に共有いたします。
決定事項だけ後ほどご共有いただけると助かります。
場面別の添え方
社内会議
先に進めてください。到着後すぐ追いつきます。
取引先との打ち合わせ
先に開始いただけますでしょうか。到着次第、速やかに合流いたします。
到着が大きく遅れそうなとき
「遅れます」だけだと不安が残ります。
代替案を一つ出すと印象が安定します。
到着が○時を超える場合は、オンライン参加へ切り替え可能です。いかがいたしましょうか。
最初の1通は、早く短くても構いません。
ただし、要点4つと負担軽減の一文だけは落とさない方が安全でしょう。
誰に先に連絡するかで混乱が減る
遅刻連絡は、文章より「届け先の順番」で差が出ます。
順番がズレると、会議や打ち合わせが止まりやすいです。
迷ったら、次の基準で決めます。
「今その場を回す人」に、最速で届く導線を作る。
これが最も実務的でしょう。
社内は主催者→直属上司→関係者の順で考える
社内は、まず主催者です。
会議の進行を握っている人だからです。
次に直属上司。
あなたの不在が影響する範囲を把握してもらいます。
最後に関係者。
参加者が多い場合は、全体への共有が必要になります。
社内の基本順
- 主催者（会議を回す人）
- 直属上司
- 関係者（必要に応じて全体）
ポイントは「主催者へ最速で届く形」です。
メールよりチャットが早いなら、チャットで構いません。
ただし要点4つは落とさない方が安全です。
主催者への最短例（チャット）
すみません、○時の【会議名】に遅れます。○時○分頃到着予定です。先に進めてください。
上司への一言（次に送る）
○時の【会議名】に遅れます。到着は○時○分頃です。到着後すぐキャッチアップします。
関係者への共有（必要なときだけ）
○時の【会議名】は○時○分頃合流予定です。先に進めてください。
誰に送るかで迷う場面は、たいてい「全体送信しがち」です。
直前ほど、まず主催者に送った方が混乱が減ります。
社外は主催者（窓口）優先 直前ほど電話が基本
社外は、窓口の担当者が最優先です。
相手側の進行を止めないためです。
直前の場合、メールは埋もれます。
会議開始時刻が迫っているなら、電話が早いです。
判断の目安
- 開始まで時間がある：メール→必要なら電話
- 開始が近い／すでに開始：電話→メール（記録として残す）
電話の最短型（要点だけ）
お世話になっております。○○の○○です。
本日の【打ち合わせ名】に遅れます。到着は○時○分頃の見込みです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
電話後に送るメール（記録用）
本日の【打ち合わせ名】の件、到着が○時○分頃となる見込みです。お電話でもお伝えしましたが、遅れての参加となり申し訳ございません。
社外は「先に開始してよいか」「オンラインへ切り替えるか」など判断が必要です。
連絡手段は、相手が今見られるものを選びます。
参加者が多いほど 二段構えで送る
参加者が多いほど、1通で全部書くと読まれません。
その場が動く情報だけ先に送ります。
二段構えの基本
- 1通目：遅刻の事実＋対象＋到着見込み
- 2通目：今後の対応（参加方法／資料依頼／追いつき方）
1通目テンプレ（最優先）
すみません、○時の【会議名】に遅れます。○時○分頃到着予定です。
2通目テンプレ（補足）
先に進めてください。到着後すぐキャッチアップします。決定事項だけ後で共有いただけると助かります。
資料共有をお願いしたいとき
資料があれば共有いただけますか。到着までに確認します。
オンライン会議で遅れて入るとき
遅れて参加します。途中参加となるため、冒頭の論点だけ後ほど教えていただけると助かります。
最初に送る相手は「進行が止まる人」を基準に決めます。
順番と二段構えができれば、遅刻連絡は安定します。
件名と冒頭で勝負する メールの型
メールは、相手が一覧で判断します。
件名と冒頭が曖昧だと、開封が遅れます。
遅刻連絡は、件名と冒頭で目的を確定させます。
それだけで「読まれる確率」が上がるでしょう。
件名テンプレ（社内／社外）
件名は「何の用件か」が一目で分かる形にします。
会議名と日付は必須です。
社内の件名テンプレ
遅刻連絡：○/○ ○○会議（氏名）
到着遅延：○/○ ○○MTG（氏名）
社内は略語でも通りやすいです。
ただし会議名が似ている場合は、正式名が安全です。
社外の件名テンプレ
到着遅延のご連絡：○/○ ○○打ち合わせ（会社名 氏名）
遅刻のお詫び：○/○ ○○打ち合わせ（会社名 氏名）
社外は、相手があなたをすぐ特定できる形が安心です。
会社名と氏名は入れます。
冒頭1文は目的宣言で負担を下げる
本文の冒頭は、目的を宣言します。
相手が読む順番は「冒頭→到着見込み→対応」です。
使える冒頭1文の型
本日の【会議名／打ち合わせ名】に遅れるご連絡です。
本日の【訪問先】への到着が遅れる見込みです。
このあとに、到着見込みを置きます。
理由は一行で十分です。
社内メールの冒頭例
本日の【○○会議】に遅れるご連絡です。到着は○時○分頃の見込みです。
社外メールの冒頭例
本日の【○○打ち合わせ】に遅れるご連絡です。到着は○時○分頃となる見込みです。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
書き出しで迷ったら、これで固定できます。
遅れるご連絡です→到着見込み→お詫び→対応
追送の型 到着見込みが更新されたら短く上書き
遅刻連絡は、到着見込みがズレやすいです。
更新が出たら、短く上書きします。
追送は長文にしません。
相手が欲しいのは「新しい到着時刻」だけです。
追送のテンプレ（メール・チャット共通）
先ほどの連絡の更新です。到着は○時○分頃になりそうです。
さらに遅れる場合の一文（必要なら）
予定より遅れており申し訳ございません。到着次第すぐ合流いたします。
社外で代替案を添える場合（1つだけ）
到着が○時を超える場合は、オンライン参加へ切り替え可能です。いかがいたしましょうか。
追送を出すだけで、相手の不安は下がります。
連絡の質が上がり、次の調整も通りやすくなるでしょう。
コピペで使える 相手別テンプレ（上司・取引先）
遅刻連絡は、相手によって「丁寧さ」と「頼み方」を変えます。
ただ、毎回作り分けると時間がかかります。
ここでは、送る順番も含めてテンプレ化します。
差し替えるのは【会議名】【到着見込み】【理由一行】だけです。
上司向け（社内）最短テンプレ
社内は、まず上司に「遅れる事実」を早く伝えます。
そのうえで、業務影響と対応を2通目で補います。
1通目（最短）：遅刻＋会議名＋到着見込み
すみません、【○時の会議名】に遅れます。到着は【○時○分頃】の見込みです。
理由を入れる場合は一行だけにします。
電車遅延のため、到着は【○時○分頃】になりそうです。
2通目（補足）：業務影響と対応
先に進めてください。到着後すぐキャッチアップします。
決定事項は議事録で確認します。必要なら後ほど要点だけ共有いただけると助かります。
代理が必要な場合（言い方の型）
代理出席が必要でしたら、【○○さん】にお願いしてもよいでしょうか。
私から【○○さん】へ依頼します。議題は【○○】です。
上司向けは、謝罪を長くしない方が読みやすいです。
対応の一文があるだけで、印象は整います。
取引先向け（社外）テンプレ
社外は、遅刻が相手の時間を直接奪います。
お詫びと到着見込みは必須です。
その上で「先方にしてほしいこと」と「代替案」を添えます。
相手が判断できる状態を作る設計です。
社外テンプレ（メール・電話後メール）
いつもお世話になっております。【会社名】の【氏名】です。
本日の【打ち合わせ名】に遅れるご連絡です。
【理由（1行）】のため、到着は【○時○分頃】の見込みです。
直前のご連絡となり申し訳ございません。
可能であれば、先に開始していただけますでしょうか。到着次第、速やかに合流いたします。
代替案は、状況に応じて1つだけ選びます。
代替案：開始を先に進めていただく
先に進めていただけますでしょうか。到着後すぐ追いつきます。
代替案：オンライン接続へ切替
到着が遅れる場合は、途中からオンライン参加に切り替えることも可能です。ご都合いかがでしょうか。
代替案：日程再調整
恐れ入りますが、別日で再調整も可能です。ご都合の良い候補があればお知らせください。
社外は、到着見込みが読めないときが一番困られます。
その場合は「次報の約束」を入れます。
到着時刻が確定次第、○分以内に改めてご連絡いたします。
顧客・お客様向け（より丁寧）テンプレ
顧客向けは、迷惑を前提に組み立てます。
謝罪を明確にし、代替案を早めに出します。
顧客向けテンプレ（丁寧）
いつもお世話になっております。【会社名】の【氏名】です。
本日【訪問／お約束】の時刻に遅れる見込みとなり、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
【理由（1行）】のため、到着は【○時○分頃】の見込みです。
お急ぎでしたら、【先方のご都合に合わせてオンライン対応／担当変更／日程再調整】も可能です。いかがいたしましょうか。
担当変更で対応する場合
先に【担当者名】が伺います。
私は到着次第合流いたします。
日程再調整を優先する場合
本日はご迷惑となるため、別日でのお約束に変更も可能です。
候補日をお送りします。
顧客向けは「相手の選択肢」を先に用意すると落ち着きます。
謝罪を繰り返すより、次の手当てを示す方が信頼につながるでしょう。
状況別テンプレ（電車遅延・渋滞・寝坊・体調不良）
遅刻連絡は、理由によって書き方を少し変えると安定します。
特に「到着見込みが出せるかどうか」で分岐します。
見込みが出せるなら、最初に到着時刻を書きます。
見込みが読めないなら、次報の予告を入れます。
ここはコピペ前提で、短文テンプレに揃えます。
電車遅延のテンプレ（遅延が読めないとき）
電車遅延は、到着見込みが読めない時間帯があります。
このときにやりがちなのが「遅れます」だけで止めることです。
相手が困るのは、次の判断ができない点です。
そこで「現状＋次報の予告」をセットにします。
社内チャット（最短）
すみません、電車遅延の影響で【会議名】に遅れます。
到着時刻が読めないため、【○分後】を目安に改めて見込みを連絡します。
社内メール（記録向け）
本日の【会議名】に遅れるご連絡です。
電車遅延のため到着時刻が確定できておりません。
運転再開状況が分かり次第、○分以内に到着見込みを追送します。
社外（窓口）向け（丁寧）
本日の【打ち合わせ名】に遅れるご連絡です。
電車遅延の影響で到着時刻が読めない状況です。
運転再開後、到着見込みが分かり次第すぐにご連絡いたします。
運転再開待ちの場合は、言い切りを避けます。
「見込みです」「次報します」で止めると無難です。
渋滞・事故のテンプレ（到着見込みが出せるとき）
渋滞や事故は、到着見込みが出しやすいケースが多いです。
この場合は、理由より先に到着見込みを書きます。
相手は「いつ来るか」を最初に知りたいからです。
社内チャット（最短）
すみません、渋滞のため【会議名】に遅れます。
到着は【○時○分頃】の見込みです。
先に進めてください。
社外メール（丁寧）
本日の【打ち合わせ名】に遅れるご連絡です。
到着は【○時○分頃】の見込みとなります。
交通状況の影響で遅れており、申し訳ございません。
さらに遅れそうなら、更新連絡を前提にします。
進捗が分かり次第、到着見込みを更新してご連絡いたします。
寝坊のテンプレ（誤魔化さないほうが収束しやすい）
寝坊は、言い訳が長いほど印象が悪くなりやすいです。
誤魔化すより、短く正直にまとめた方が収束が早いでしょう。
ポイントは3つです。
- 正直に言う（短く）
- 到着見込みを出す
- 再発防止を一言だけ添える
社内チャット（上司向け）
申し訳ありません、寝坊してしまい【会議名】に遅れます。
到着は【○時○分頃】です。
以後このようなことがないよう見直します。
社内メール（丁寧寄せ）
本日の【会議名】に遅れるご連絡です。
私事で恐縮ですが寝坊により遅れております。
到着は【○時○分頃】の見込みです。
再発防止に努めます。
社外には、寝坊をそのまま書かない方が無難な場面もあります。
「やむを得ない事情」などの曖昧表現は避けます。
社外は「到着見込み＋お詫び＋代替案」を優先します。
体調不良のテンプレ（詳細は書かない）
体調不良は、詳細を書かないのが基本です。
読む側も、聞く側も困ります。
一行で止めます。
体調不良のため遅れます
社内チャット（最短）
すみません、体調不良のため【会議名】に遅れます。到着は【○時○分頃】の見込みです。
社内メール（記録向け）
体調不良のため、本日の【会議名】に遅れて参加いたします。
到着は【○時○分頃】の見込みです。
到着後すぐキャッチアップします。
遅刻ではなく欠席に切り替える場合（迷ったら早めに）
体調不良のため、本日は欠席いたします。後ほど議事録を確認します。
体調不良は、状況が変わりやすいです。
遅刻か欠席か迷うなら、まず現状を連絡しておく方が安全でしょう。
遅刻連絡のNG→OK早見表
遅刻連絡は、言葉選びより「要点が揃っているか」で差が出ます。
ただ、急いでいるときほど雑な短文になりがちです。
ここはそのまま保存して見返せるよう、NG→OKを表で整理します。
| NG表現 | OK表現 | そのまま使える本題文 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|---|---|
| 欠席します（短すぎる） | 遅刻の事実＋到着見込み＋対応 | 申し訳ありません、【会議名】に遅れます。到着は【○時○分頃】の見込みです。先に進めてください。 | 社内会議（直前） | 欠席と誤解されやすい。必ず「遅刻」と到着見込みを入れる |
| 行けません（口語で強い） | 出席できない状況を丁寧に言う | 申し訳ありません、【打ち合わせ名】に遅れる見込みです。到着は【○時○分頃】となります。 | 社外（取引先） | 社外は言い切りが強く響く。お詫びを一文添える |
| すみません、遅れます（謝罪だけ） | 要点4つを先に出す | すみません、【対象】に遅れます。【理由1行】のため到着は【○時○分頃】です。到着後すぐキャッチアップします。 | 社内チャット | 謝罪だけだと相手が判断できない。対象と到着見込みが必須 |
| 理由を長文で説明 | 理由は一行に圧縮 | 電車遅延のため遅れます。到着は【○時○分頃】の見込みです。 | 社内・社外共通 | 理由が長いほど要点が埋もれる。事情説明より到着時刻を優先 |
| 直前なのに一斉送信だけ | 主催者（窓口）へ最優先で個別連絡 | 【主催者／窓口】宛：申し訳ありません、【会議名】に遅れます。到着は【○時○分頃】です。先に開始いただけますでしょうか。 | 社外会議／参加者が多い会議 | 全体送信だけだと進行が止まる。まず主催者へ送る |
| 到着見込みを書かない | 次報の予告を入れる | 到着時刻が読めない状況です。【○分後】を目安に、到着見込みを改めてご連絡します。 | 電車遅延など不確実なとき | 「不明です」で止めない。次報の約束があると不安が減る |
| 「遅れます」だけで締める | 相手の負担を減らす一文で締める | 先に進めていただけますでしょうか。到着後すぐキャッチアップします。 | 会議・打ち合わせ全般 | 相手が次に何をするか決まる文を入れると実務が回る |
| 取引先にチャットだけ | 電話→メール（記録） | お電話で失礼いたします。本日の打ち合わせに遅れます。到着は【○時○分頃】の見込みです。のちほどメールでもお送りします。 | 社外で開始直前 | 直前は見落としリスクが高い。電話で先に伝えるのが安全 |
| 代理や代替案がない | 代替案を1つ添える | 到着が遅れる場合は、途中からオンライン参加に切り替え可能です。いかがいたしましょうか。 | 社外／影響が大きい遅刻 | 代替案は盛らない。1つに絞ると判断しやすい |
| 謝罪を連発する | 謝罪は1回＋対応を具体化 | ご迷惑をおかけし申し訳ございません。到着次第、冒頭の要点から追いつきます。 | 社外／顧客 | 謝罪を重ねるより、対応を示した方が信頼につながりやすい |
使うときは、まず「そのまま使える本題文」だけコピペでも構いません。
落ち着いたら、状況に合わせて対応文や代替案を足すと完成度が上がります。
よくある質問 FAQ 遅刻しそうなときの連絡
Q1：遅刻の連絡は何分前にするのが目安ですか
分かった時点で、すぐが正解です。
目安を決めるなら「遅れると確定した瞬間」です。
相手が一番困るのは、開始直前や開始後に知らされることです。
早いほど、会議の進め方や待つ判断ができます。
到着見込みがまだ読めなくても、先に「遅れる事実」を送ります。
その後に追送で更新すれば十分でしょう。
- 1通目：遅刻の事実＋対象
- 追送：到着見込みが出たら更新
Q2：遅刻理由はどこまで書けばいいですか
基本は一行で足ります。
詳細説明は不要です。
理由を長く書くほど、要点が埋もれます。
読む側の負担も増えます。
一行の例
電車遅延のため
交通状況の影響で
急ぎの対応が入り
体調不良のため
社外や顧客向けでも、理由は短くて問題ありません。
代わりに「到着見込み」と「対応・代替案」を厚くします。
Q3：チャットだけで遅刻連絡しても失礼ではないですか
社内はチャットで問題になりにくいです。
ただし条件があります。
条件は2つです。
- 主催者（会議が回る人）に確実に届く
- 要点4つ（遅刻／対象／到着見込み／対応）が揃っている
一方、社外は注意が必要です。
直前ほど、チャットだけだと見落とされる可能性があります。
社外で開始が迫っているなら、電話が安全です。
電話が難しい場合でも、メールは送って記録を残します。
Q4：取引先への遅刻連絡は電話とメールどちらが先ですか
開始が近いなら電話が先です。
相手にすぐ伝わる可能性が高いからです。
判断の目安はシンプルです。
- 開始が近い／すでに開始：電話→メール（記録）
- まだ時間がある：メール→必要なら電話
電話のあとにメールを送ると、内容が残ります。
行き違いも減ります。
メールには、到着見込みと代替案を短く入れます。
- 到着は○時○分頃の見込み
- 先に開始していただく／オンラインに切替／再調整 から1つ提示
迷ったら、先に電話で一言。
その後にメールで整える流れが実務では安定するでしょう。
まとめ 遅刻連絡は型を決めると迷わない
遅刻連絡は、焦るほど文章が乱れます。
ただし、型が決まっていれば迷いません。
大事なのは謝り方の上手さではなく、相手が判断できる情報を渡すことです。
一度テンプレを作っておけば、毎回の負担が減ります。
早く短く 到着見込みと代替案までがワンセット
遅刻連絡は「早く短く」で問題ありません。
ただし、短くするほど要点を落とさない意識が必要です。
最低限入れるものは4つです。
- 遅刻の事実
- 対象（会議名／訪問先／集合場所）
- 到着見込み（○時○分頃）
- 今後の対応（先に開始／議事録確認／資料共有など）
社外や影響が大きい遅刻では、代替案を1つ添えると判断が進みます。
- 先に開始していただく
- オンライン参加に切り替える
- 日程を再調整する
「謝罪＋見込み＋次の手当て」まで書けると、信頼は落ちにくいでしょう。
自分の定番テンプレを一つ決めて使い回す
遅刻連絡は、その場で考えると必ずブレます。
定番テンプレを一つ決めて、コピペできる状態にしておくのが現実的です。
おすすめは、次の2本立てです。
- 社内チャット用（最短）
- 社外メール用（丁寧＋代替案つき）
社内チャット用（固定）
すみません、【対象】に遅れます。
到着は【○時○分頃】の見込みです。
先に進めてください。
到着後すぐ追いつきます。
社外メール用（固定）
本日の【打ち合わせ名】に遅れるご連絡です。
【理由1行】のため到着は【○時○分頃】の見込みです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
可能であれば【代替案1つ】をご検討ください。
これだけでも、焦った場面でのミスが減ります。
あとは到着見込みが更新されたら、短く追送するだけです。
