有給休暇申請メール例文｜上司に通る件名と口頭テンプレ
「有給取りたい」って言うだけなら簡単です。
実際は、件名や理由の書き方で迷ったり、上司にどう切り出すかで止まったりします。
最初の一通が雑だと、確認のやり取りが増えます。
口頭でも、言い方が曖昧だと「で、いつ？」となりがちです。
ここでは、上司が判断しやすい形に整えたテンプレを用意します。
メールも口頭もチャットも、迷わず出せる状態にします。
有給取りたいんだけど、メールってどう書けばいいの？
日付だけ送るんじゃなくて、件名と段取りを先に出すのがコツだよ。
理由って書かないとダメ？
基本は短くでいいんだけど、仕事の扱いを先に書く方が通りやすいかも！
有給休暇の申請は、丁寧に頼むほど通るわけではありません。
上司が判断しやすい情報を先に渡すほど、やり取りが減って通りやすくなります。
「理由をどう書くか」よりも、
「取得日」「引き継ぎ」「連絡手段」を揃えることが実務では重要です。
特に、社内チャットが主流の職場では、短文ほど誤解が出ます。
テンプレを持っておくと安心です。
この記事で分かること
- 有給申請が通りやすいメールの基本型（件名・本文の型）
- 理由はどこまで書くべきか（書かない／ぼかす／具体の使い分け）
- 事前申請・当日申請・繁忙期などケース別のコピペ例文
- 口頭で角が立たない切り出し方（対面・電話・Teams）
- チャットでの最短申請文と、返信が来ないときの追いメッセージ
有給申請が通りやすい人は、先に段取りを置いている
有給申請で詰まりやすいのは、丁寧語の不足ではありません。
上司が判断できる材料が足りないことが原因になりがちです。
「休みたい」の意思より先に、業務が回る見通しを置く。
これだけで、やり取りが減ります。
揉める原因は日付だけ投げて、業務の見通しがないこと
日付だけの連絡は、上司に確認タスクを増やします。
結果として「今それ？」になりやすいです。
上司がまず気にするのは、この2点です。
- 業務影響（締切・会議・担当範囲）
- 代替案（誰が・どう回すか）
「お願いします」よりも、共有＋調整済みの形が通りやすいです。
口調が柔らかくても、情報がないと止まります。
通る申請の最低ラインは3点（取得日／引き継ぎ／連絡手段）
最低限、これだけ揃えると通しやすいです。
1）取得日
- 終日／半休／時間休
- 日付＋時間帯まで書く
2）引き継ぎ先 or 対応方針
- 引き継ぎ先がいるなら「誰に」
- いないなら「何を前倒ししたか」「何を後ろ倒しするか」
3）緊急連絡の可否
- 対応できる：どの手段で、どの範囲まで
- 対応できない：連絡先を置かず、代替窓口を置く
コピペ用：3点セット（社内チャット向け）
コピペ用：3点セット（メール向け）
会社は有給を拒否できるのかを一言で理解しておく
結論だけ押さえると、動きやすいです。
会社は原則、労働者が指定した時季に有給を与える必要があります。
ただし、事業の正常な運営を妨げる場合は、別の時季に変更できる仕組みがあります（いわゆる時季変更権）。
出典：e-Gov 法令検索
実務では「ダメ」より「いつなら可能か」に話が寄ります。
そこで、こちらから調整案を出すと揉めにくいです。
調整提案の言い方（角が立たない）
時季変更を言われたときの返し（対立を作らない）
まずはこれだけ：上司に送る有給申請メールの基本型
有給申請メールは、長文にするほど通るわけではありません。
上司が判断しやすい順番で、必要情報だけを並べるほうがスムーズです。
ここでは、件名と本文の型を固定して、迷いをなくします。
件名テンプレ（検索需要が強いので先出し）
件名は「何のメールか」「いつか」が一目で分かれば十分です。
社内メールなら、短くて問題ありません。
定番（そのまま使える）
相談ニュアンス（繁忙期・調整が必要そうな時）
半休・時間休を明確にする
件名で迷ったら、まずは「有給休暇申請＋日付＋氏名」で固定すると安全です。
本文は3ブロックで十分（用件→調整→お願い）
本文は、次の3ブロックで足ります。
順番を変えないほうが読みやすく、確認が早いです。
ブロック1：用件（いつ・どの区分）
ブロック2：調整（業務の扱い）
ブロック3：お願い（確認＋調整可）
以下に、3ブロックの完成形テンプレを置きます。
コピペ用：基本テンプレ（終日）
コピペ用：半休テンプレ（午後休）
理由はどこまで書くべきか（書かない・ぼかす・具体）
理由は、職場の文化と状況で最適解が変わります。
ただし、基本は「業務の扱い」を先に書いたほうが通ります。
理由は短くで十分です。
書かない場合の無難表現
私用は有給の正当な理由です。
細かい事情を共有したくないときは、書かなくて問題ない職場も多いです。
「私用／所用」で止めると、余計な突っ込みが減ります。
ぼかす場合の言い方
少し配慮が必要な場合は、分類だけ置くと角が立ちにくいです。
ここでも詳細は書かず、業務調整を先に書くほうが安定します。
具体が必要な職場で角が立たない理由の置き方
理由を求められやすい職場では、短く具体にして終えるのが安全です。
言い訳に見えないように、目的語だけを書きます。
ポイントは、理由を長くしないことです。
「事情説明」ではなく「分類ラベル」で止めると、やり取りが増えません。
コピペOK：ケース別の有給申請メール例文
ここからは、そのまま貼って使える例文です。
社内メールを想定し、長すぎない形にしています。
必要に応じて、【部署名】【氏名】【日付】【案件名】だけ置き換えてください。
事前申請（1日・連休・半休）
1日取得のテンプレ
連休取得のテンプレ（業務影響を先に潰す）
午前休・午後休のテンプレ（時間帯を明記）
午前休にする場合は、括弧内だけ置き換えます。
当日・体調不良での申請（短く、責めない、次の連絡を置く）
当日は長文にしないほうが伝わります。
ポイントは3つです。
- 状態（体調不良）
- 影響（本日休む）
- 次（代替案／次の連絡）
朝イチの最短文
会社によっては当日欠勤連絡を「欠勤扱い」にする場合があります。
その場合は「有給」より「本日休みます」→後で有給申請、が運用に合うこともあります。
職場ルールに合わせて文言だけ調整してください。
会議がある日の代替案つき
返信がない前提で「次の連絡」を置く
当日は「返事を待つ」より「次の連絡」を置くと、上司側が判断しやすくなります。
繁忙期で断られそうなとき（候補日を2つ出す）
繁忙期は、お願い口調を強めるほど逆効果になりがちです。
候補日を出して、調整の余地を先に見せたほうが通ります。
第一希望＋第二希望
期限がある業務の扱いを先に書く
繁忙期のコツは、休む理由ではなく「回る形」を先に見せることです。
候補日と業務の扱いがセットになっていると、通しやすくなります。
口頭で伝えるテンプレ：対面・電話・Teams
口頭の有給申請は、丁寧さよりも分かりやすさが重要です。
情報が多いほど、上司は判断しづらくなります。
コツは、最初から「型」で言うことです。
相談→日付→調整。
この順番だけ守れば、短くても通ります。
対面の切り出しは10秒でいい（相談→日付→調整）
対面は、切り出しがいちばん重いです。
長い前置きは不要です。
10秒で要点を出したほうが、空気が悪くなりません。
基本テンプレ（10秒）
この2文でほぼ足ります。
続けるなら、調整内容を一つだけ足します。
調整を一つだけ足す例
理由は聞かれたら短くで十分です。
自分から長く話す必要はありません。
理由を聞かれたときの無難な返し
電話・Teamsは30秒の型（要点→確認→お礼）
電話やTeamsは、相手が表情を読みにくい分、結論を先に出すほうが安全です。
30秒で終わる型にします。
30秒テンプレ（要点→確認→お礼）
口頭は理由を盛りすぎないほうが通ります。
言い訳に聞こえるリスクが出ます。
代替案は、一つだけで十分です。
候補を出しすぎると逆に迷わせます。
代替案を一つだけ添える例
押し返されたときの返し（調整提案に切り替える）
「その日は厳しい」
「今週は無理」
こう言われたときに、反論すると揉めます。
ここは、対立ではなく調整に切り替えます。
上司が答えやすい質問を置くのがコツです。
押し返されたときの返し（そのまま使える）
次に、業務の扱いを提案します。
ここでも一つだけに絞ります。
調整提案の言い方
最後に、決めたことを短く復唱します。
口頭のやり取りは、ここでズレが減ります。
復唱（締めの一言）
口頭で強いのは、結局この流れです。
- 相談
- 日付
- 調整
- 代替
- 復唱
これを固定すると、有給申請が楽になります。
チャットで通す一言：Slack・LINE WORKS・社内DM
チャットは便利です。
一方で、短文ほど誤解が出ます。
有給申請をチャットで済ませるなら、情報を固定します。
上司が一読で判断できる形にすると、返信も早くなります。
チャットは短文ほど誤解が出るので、情報を固定する
チャット申請で入れるべき情報は3つです。
文章を丁寧にするより、抜けをなくすほうが通ります。
入れる3点（固定）
- 取得日と時間帯（終日／午前休／午後休／時間休）
- 業務の扱い（引き継ぎ／前倒し／代理）
- 返信が必要か不要か（確認だけ／問題あれば連絡ください）
ここからは、コピペ用の最短テンプレです。
コピペ用：終日（上司向け）
コピペ用：半休（午後休）
コピペ用：時間休
返信不要を入れる場合（角が立ちにくい言い方）
「返信不要です」は人によって強く聞こえることがあります。
チャットでは、上の言い方のほうが揉めにくいです。
返信が来ないときの追いメッセージ（角が立たない）
上司が忙しいと、チャットが流れます。
その前提で、確認の文を一つ入れます。
ポイントは2つです。
- 相手の忙しさを前提にする
- 急かさず、次の手段に移る
角が立たない追いメッセージ（コピペ用）
それでも反応がないときは、口頭フォローに寄せます。
チャットだけで完結させようとしないほうが早いです。
口頭フォローにつなぐ一文
休暇前後の一言（印象が落ちない締め方）
有給取得そのものより、前後の一言で印象が決まることがあります。
チャットで「一言だけ」置くと、関係が荒れません。
休暇前：引き継ぎ完了報告
コピペ用（休暇前）
ポイントは、完了報告にすることです。
「お願いします」だけだと、相手に負担が残ります。
休暇後：お礼＋状況キャッチアップ
コピペ用（休暇後）
休暇明けは、言い訳より行動を置くほうが好印象です。
「確認します」「対応します」で締めると、仕事が前に進みます。
NG→OKの言い換え早見表
| NG短文 | 伝わりにくい理由 | OK短文 | 使う場面（メール・口頭・チャット、上司向け） |
|---|---|---|---|
| 〇日に有給ください。 | 命令っぽく見え、調整情報がない | 〇月〇日（終日）に年次有給休暇を取得したく、ご相談です。 | メール／口頭 |
| 来週休みたいです。 | 日付が曖昧で判断できない | 〇月〇日（終日）に有給を取りたいです。 | 口頭／チャット |
| 私用で休みます。 | 取得区分と業務影響が不明 | 私用のため、〇月〇日に有給休暇を取得したく存じます。業務は前日までに整えます。 | メール |
| 明日休みます。 | 相談でなく事後通告に見える | 明日〇月〇日について、休暇取得のご相談です。難しければ別日で調整します。 | メール／チャット |
| 有給お願いします。 | 何を決めてほしいかが不明 | 〇月〇日の有給取得についてご確認いただけますでしょうか。 | メール |
| 休むのでよろしく。 | 雑で丸投げに見える | 〇月〇日は有給取得予定です。案件Aは○○さんに共有済みです。 | チャット |
| 仕事はたぶん大丈夫です。 | 根拠がなく不安が残る | 締切のある作業は〇日までに完了予定です。残りは○○さんに引き継ぎます。 | 口頭／メール |
| 誰かお願いできますか。 | 責任の所在が曖昧 | 窓口は○○さんにお願いしています（共有済みです）。 | メール／チャット |
| 連絡しないでください。 | 強く聞こえ関係が硬くなる | 急ぎでなければ休暇明けに対応します。緊急のみチャットでお願いします。 | チャット／口頭 |
| 返信不要です。 | 命令っぽく見えることがある | 確認だけです。問題があれば教えてください。 | チャット |
| なんでダメなんですか。 | 対立構図になりやすい | 承知しました。いつなら良さそうでしょうか。 | 口頭 |
| 無理ならいつでもいいです。 | 本気度が低く見え、調整が進まない | もし難しければ、候補日として〇日か〇日でも調整可能です。 | メール／口頭 |
| 体調悪いので休みます。 | 連絡の次がなく、業務が止まる | 体調不良のため本日休暇をいただきます。回復次第、〇時までに状況をご連絡します。 | メール／チャット |
| 今日は有給にします。 | 事後処理に見えやすい | 本日について休暇のご相談です。会議は代理／別日で調整します。 | メール／チャット |
| 引き継ぎは後でやります。 | 段取りが未確定で不安が残る | 引き継ぎは本日中に共有します。資料は【場所】に格納します。 | メール／チャット |
| 休み明けに見ます。 | 相手に放置感が出る | 休暇明けに優先度高いものから確認し、順に対応します。 | チャット |
| 休み中も対応します。 | 休暇の意味が薄れ、期待値がずれる | 休暇中は基本的に対応できません。緊急のみチャットでお願いします（確認は夕方になります）。 | メール／チャット |
| すみませんが休みます。 | 謝罪だけで判断材料がない | 〇月〇日に有給を取得します。業務はここまで整えます。 | 口頭 |
| 早く返事ください。 | 催促が強く関係が荒れやすい | お忙しいところすみません。難しければ調整しますので、可能なタイミングで一言いただけると助かります。 | チャット／メール |
FAQ：よくある質問
Q. 有給休暇の理由は書かないとだめですか？
職場ルール次第ですが、基本は「私用／所用」で十分なケースが多いです。
理由を細かく説明するほど、突っ込まれて話が長くなることもあります。
迷ったら、次の順で選ぶと揉めにくいです。
- まず「書かない」か「私用／所用」で止める
- 職場が理由を求める文化なら「通院」「家庭の都合」など分類だけ置く
- 具体が必要なら「学校行事」「役所手続き」など目的語だけで終える
どの場合でも、先に書くべきは理由ではありません。
取得日＋業務の扱い＋連絡手段を揃えるほうが通ります。
使える一文（書かない／ぼかす）
Q. 有給申請メールの件名は何が無難ですか？
無難なのは、用件＋日付＋氏名が揃っている件名です。
上司が一覧で判断しやすく、埋もれにくいです。
定番（迷ったらこれ）
調整前提（繁忙期・相談にしたい）
半休や時間休は、件名で明記すると確認が減ります。
Q. 会社は有給休暇を断れますか？
現場感で言うと、「断られる」というより日程調整を求められることが多いです。
法律上は、原則として有給は取得できます。
ただし、業務に大きな支障が出る場合は、会社側が取得時季の変更を求められる仕組みがあります（時季変更権）。
揉めないコツは、正しさで押し切ることではありません。
相手が「いつならOKか」を答えやすい形にすることです。
調整に切り替える一言（そのまま使える）
業務の扱いを一つ添える
Q. 申請メールに返信が来ないときはどうすればいいですか？
返信が来ない理由は、ほとんどが「忙しくて見落れた」です。
催促で圧をかけるより、確認しやすい文で再提示したほうが早いです。
まずは、角が立たない追いメッセージを1回だけ送ります。
追いメッセージ（メール／チャット共通）
それでも反応がなければ、口頭で一言だけ確認します。
チャットやメールを連投すると、逆に遅くなります。
口頭フォローにつなぐ一文
重要なのは、返信を待って止まらないことです。
「問題なければ進めます」を置くと、相手も判断が楽になります。
まとめ：有給申請は型で通る。日付と段取りだけで十分
有給申請で揉めやすい原因は、言葉遣いの問題ではありません。
上司が判断できる材料が足りないことが多いです。
型を固定すれば、余計な説明がいりません。
日付と段取りだけで十分です。
今日から使う定番テンプレを1つ決める（メール・口頭・チャット）
迷ったとき用に、媒体ごとに「これだけ」を決めておくと楽になります。
メール（定番）
口頭（定番）
チャット（定番）
この3つのどれか一つでも、すぐ使える状態にしておくと、申請が軽くなります。
揉めそうなときの最低ライン（取得日／業務の扱い／次の連絡）
揉めそうなときほど、入れるべき情報は増やしません。
最低ラインを守るだけで、話が前に進みます。
最低ラインはこの3つです。
- 取得日（終日／半休／時間休も明記）
- 業務の扱い（引き継ぎ先 or 前倒し）
- 次の連絡（問題があれば調整／何時までに連絡する）
最低ラインの完成形（コピペ）
有給は、丁寧に説明し続けるほど通りやすくなるものではありません。
判断しやすい材料を先に揃えるほうが、結果的に早く通ります。
