残業できない時の断り方テンプレ｜上司に角が立たない一言と代替案（メール・チャット例文）
今日、残業ムリって言いたいんだけどさ。断ると感じ悪いかな？
言い方次第。断るんじゃなくて、段取りを渡せば揉めにくいよ。
段取りって、どう言えばいいの？
結論と、どこまでやるかと、代替案。
これだけで通りやすくなる！
残業できない日があるのは普通のことです。
ただ、伝え方を間違えると「協力する気がない」「丸投げしている」ように見えてしまい、必要以上に申し訳なさを背負いがちです。
ポイントは、理由を長く説明することではありません。
上司が判断しやすい材料を短く渡し、今日の仕事の進め方を共有することです。
「どこまで対応できるか」「残りはどうするか」を先に出せば、断りではなく調整として受け取られやすくなります。
この記事で分かること
- 残業できない日でも角が立ちにくい伝え方の基本（結論／業務の扱い／次の一手）
- 口頭・メール・チャットで使える短いテンプレ（コピペOK）
- 理由はどこまで言うべきか（書かない・ぼかす・具体）の使い分け
- 押し返されたときに揉めない切り返し方と代替案の出し方
- NG→OKの言い換え早見表と、よくある疑問へのFAQ
残業できないが揉める原因は、結論だけで次がないこと
「残業できません」と言うこと自体が問題になるケースは多くありません。
揉めやすいのは、相手が次の判断をできない状態で会話が止まるときです。
上司やチームが知りたいのは、あなたの事情の細部ではありません。
今日どこまで進むか。
残りを誰がどう扱うか。
ここが見えれば、空気は荒れにくくなります。
NGになりやすい言い方3つ（断るだけ／理由を盛る／代替案ゼロ）
角が立ちにくい基本は3点（結論／業務の扱い／次の一手）
残業できない日の伝え方は、型にすると一気に軽くなります。
入れるのはこの3点です。
- 結論（いつ退勤するか）
- 業務の扱い（今日どこまで／残りはどうするか）
- 次の一手（明日の着手・引き継ぎ・相談の期限）
ポイントは「できない理由」ではなく「業務が回る絵」を先に渡すことです。
この順番にするだけで、謝罪の量を減らしても印象は落ちにくくなります。
最低限だけ知る：残業はいつも必須ではない（会社ルールと36協定の位置づけ）
残業の扱いは、気合いではなく「ルール」と「上限」で決まります。
時間外労働には上限規制があり、運用は労使の取り決め（いわゆる36協定）とセットで整理されます。
出典：働き方改革推進支援センター
ただし、ここを法律論で詰め始めると現場は揉めやすいです。
実務で効くのは、次の一言に寄せることです。
結論としてはシンプルです。
残業できない日は、謝り続けるより「段取りの提示」が最強です。
まずはこれだけ：残業できない日の最短テンプレ3パターン
残業できない日は、長文で事情説明をするほど苦しくなります。
先に「使える一文」を渡してしまう方が、読む側も楽で、離脱も減ります。
この章では、状況別に使い分けやすい 最短テンプレ3パターンを用意しました。
口頭・チャット・メールにそのまま転用できます。
型1：今日は難しい＋どこまでやるか（業務の線引き）
狙い
「今日は残業できない」を伝えつつ、今日どこまで進むかを明確にして、揉めどころを潰します。
代替案を出せない状況でも、線引きだけで十分に“協力姿勢”が伝わります。
使いどころ
- 代替要員がいない
- 今日の作業量が読めている
- まずは混乱を止めたいとき
型2：今日は難しい＋代替案（明日朝／前倒し／分担）
狙い
残業できない事実を変えられないなら、上司が欲しいのは「じゃあどうするか」です。
代替案は多すぎると逆に迷わせるので、1つか2つに絞るのがコツです。
使いどころ
- 締切が近い
- 作業が分割できる
- 上司が判断しやすい状態を作りたいとき
型3：今日は難しい＋確認したい優先順位（丸投げに見せない聞き方）
狙い
「どれ優先ですか？」だけだと丸投げに見えやすいです。
そこで、自分案（仮の優先順位）と 切り替え期限（いつまでに決めたいか）を添えます。
使いどころ
- タスクが衝突している
- 締切が複数ある
- 「やれない」ではなく「判断材料」を渡して相談したいとき
理由はどこまで言うべきか：書かない・ぼかす・具体の使い分け
残業できない理由を、どこまで言うべきかで悩む人は多いです。
結論から言うと、目的は「納得してもらうこと」ではありません。
今日の運用（どこまでやる／残りはどうする／次の連絡）を共有することに寄せたほうが、揉めにくく、気持ちも軽くなります。
理由は“多いほど誠実”ではなく、“必要十分”が安全です。
職場の文化や相手との距離で、次の3段階を使い分けてください。
理由を書かない場合の無難表現（私用／都合により／所用）
理由を詳細に書かないのは失礼ではありません。
むしろ、理由が長いほど突っ込まれやすく、話が逸れます。
理由を薄くするほど、代わりに「業務の扱い」を厚く書くとバランスが取れます。
例
- 本日◯時退勤です。Aは◯時までに完了、Bは明朝対応します。
ぼかすのが向くケース（家庭都合・体調・通院などの扱い）
家庭事情、体調、通院などは、踏み込まれたくない情報になりやすい領域です。
この場合は「ぼかす」が正解になりやすいです。
具体にすると、良くも悪くも評価や詮索の対象になり、気疲れが増えます。
使いどころ
- 毎回説明したくない
- 相手が詮索しがちな環境
- 体調や家庭を理由にすると引け目を感じやすい人
具体が必要な職場で角を立てない置き方（短く、業務に戻す）
職種や現場によっては、シフト調整・要員配置・顧客対応のために、ある程度の理由が求められることがあります。
その場合も、言い方のコツは同じです。
- 理由は一言で止める
- 業務の扱いにすぐ戻す
- 代替案を1つ添える
理由は、短くても問題ありません。
大事なのは「今日の運用」を共有して、相手が次の判断をできる状態にすることです。
次の章では、実際に 口頭・メール・チャットで使えるテンプレを媒体別にまとめます。
媒体別テンプレ：口頭・電話/Teams・メール・チャット（Slack/Teams）
残業できないこと自体より、揉める原因は「伝え方の媒体ミス」です。
口頭で済む話を長文メールにすると重くなり、チャットで短く言いすぎると圧が出ます。
この章では、媒体ごとに「必要十分な情報量」に整えたテンプレをまとめます。
共通する骨格は 結論→業務の扱い→次の一手 です。
口頭10秒：結論→業務の扱い→代替案
狙い
短く言い切り、相手に判断材料だけ渡して終える。
言い訳や背景説明に入らない方が、結果的に通りやすいです。
電話/Teams30秒：要点→確認→お礼（理由は盛らない）
狙い
オンラインは情報の取りこぼしが起きやすいので、30秒で区切って確認まで終えます。
理由を盛るほど会話が伸び、結局「次どうする」が曖昧になります。
メール：件名テンプレ＋本文テンプレ（上司向け）
狙い
メールは“証跡”になるぶん硬くなりやすいので、本文を3ブロックに固定します。
「事情説明」ではなく「段取り共有」の文面にすると角が立ちにくいです。
件名テンプレ（コピペ）
本文テンプレ（最短・上司向け）
当日ギリギリ用（さらに短く）
チャット最短：期限＋自分案＋返信の要否（圧を下げる）
狙い
チャットは短いほど圧が出ます。そこで、短文でも誤解が出ないように
期限（いつまで）／自分案（どうする）／返信の要否 を固定します。
押し返されたときの返し方：断るより調整に切り替える
残業できないと伝えた瞬間に、押し返されることがあります。
ここで「断る・謝る」を繰り返すほど、やり取りは長引き、気まずさも増えます。
実務の摩擦を減らすコツは一つです。
断るのではなく、調整の選択肢を出して相手に決めてもらう。
つまり「次の一手」を置くほど、会話は短く済みます。
今日だけは無理と言い切りたい時（境界線＋代替案）
狙い
“今日は無理”を曖昧にすると押され続けます。
境界線を短く引き、同時に代替案を1つ出すと、角が立ちにくいです。
言い方のポイント
- 「すみません」より先に 結論 を置く
- 代替案は “2つ出す” と議論が伸びやすいので、基本は 1つ で十分
少しなら可能な時（何分まで／ここまで対応の線引き）
狙い
「少しなら…」が一番揉めやすいです。
相手は「じゃあもう少し」を言いやすく、こちらは断りにくい。
だから最初から、時間か範囲のどちらかで線を引くのが正解です。
毎回頼まれる時（頻度調整の言い方：事前共有・優先順位・分担）
狙い
単発の残業依頼ならまだしも、恒常化すると負担が増えます。
このとき重要なのは「残業できない」ではなく、頻度の調整です。
感情論にせず、運用の話に落とします。
1）事前共有（先に枠を出す）
2）優先順位の相談（丸投げに見せない）
3）分担・巻き取り提案（相手の判断を楽にする）
言い方のポイント
- 「いつも頼まれて困る」ではなく、業務が詰まる構造を提示する
- 相談の形を取りつつ、選択肢を出して決めてもらう
評価が怖い時の一言（成果で返す：明日の巻き取り宣言）
狙い
評価が怖いと、つい無理してしまいます。
しかし、評価は「残業したか」より「成果が出たか」に寄りやすい職場が多いです。
だから、罪悪感の代わりに 成果の宣言 を置くと安心感が増えます。
押し返しへの対応は、「断る技術」ではなく「調整の提示」です。
次の章では、よくあるNGフレーズを NG→OKの言い換え早見表 にまとめ、会話を短くするための“言い回しの型”を固定します。
NG→OKの言い換え早見表
| NG短文 | 伝わりにくい理由 | OK短文 | 使う場面 |
|---|---|---|---|
| 残業できません | 結論だけで「じゃあどうする？」が残る | 本日は残業が難しいです。Aは◯時まで、Bは明朝対応します | 口頭・チャット |
| 無理です | 強く聞こえ、理由の追及や反発を招きやすい | 本日は対応できません。代替として明朝◯時に着手します | 口頭 |
| 今日は帰ります | 命令調に近く、印象が硬くなりやすい | 本日は定時で失礼します。引き継ぎはこの内容で進めます | 口頭 |
| 予定があるので | 理由だけで終わり、業務の扱いが不明 | 所用のため本日は◯時に退勤します。未完了分は明朝対応します | メール・チャット |
| 間に合いません | 責任放棄に聞こえやすく、打開策がない | このままだと◯日遅れ見込みです。A優先に寄せるか、Bの期限調整をご相談したいです | メール |
| どれ優先ですか | 丸投げに見えやすい | AとBが期限で衝突しています。私はA優先案ですが、Bを先にすべきなら今日中に切り替えます | 口頭・チャット |
| できるところまでやります | 線引きがなく、結局押されやすい | 今日は◯時まで対応可です。Aまで実施し、Bは明朝引き取ります | 口頭・チャット |
| 返信ください | 圧が出やすく、相手の負担が増える | 進め方が合っていれば返信不要です。調整が必要なら一言ください | チャット |
| すみません、無理です（長文） | 謝罪が多いほど弱く見え、交渉が長引く | 今日は難しいです。代替として明朝いちで巻き取ります | 口頭 |
| そっちでやってください | 突き放しに見え、関係が悪化しやすい | 本日は対応できないため、担当変更か期限調整のどちらかで進めたいです。ご判断お願いします | メール |
| 体調が悪いので帰ります | 具体理由が評価や詮索の対象になりやすい | 体調面の都合で本日は定時で失礼します。急ぎは明朝優先で対応します | 口頭・メール |
| 残業できないんで（雑） | 伝え方が雑だと、姿勢が悪く見える | 本日は時間外対応ができません。代替として◯時までに共有し、明朝完了させます | 上司向け（口頭・メール） |
FAQ：よくある質問
Q. 残業できないと断るのは失礼ですか
失礼になりやすいのは、断ること自体ではなく「次がない断り方」です。
結論だけで終えると、上司側は業務の判断ができず、圧をかけるしかなくなります。
角が立ちにくい最低ラインはこの3点です。
- 結論：本日は残業が難しい
- 業務の扱い：どこまで対応するか／未対応はどうするか
- 次の一手：明朝対応、分担、期限調整のいずれか
この形にすると「断り」より「段取り共有」になり、揉めにくくなります。
Q. 残業できない理由は言わないとだめですか
基本は、理由を詳しく言わなくても成立します。
必要なのは納得を取ることより「今日の運用」を共有することです。
おすすめは次の3段階です。
- 書かない：所用のため本日は定時で失礼します
- ぼかす：家庭都合のため本日は残業が難しいです
- 具体（必要な職場だけ）：通院のため◯時に退勤します
ポイントは、理由より後ろに必ず「業務の扱い」を置くことです。
Q. チャットで送ると冷たく見えませんか
短文のチャットは、情報不足だと圧や冷たさが出やすいです。
逆に、情報を固定すると丁寧に見えます。
チャットではこの3点を入れると安全です。
- いつまで：◯時まで／本日中／明朝◯時
- こちらの次：どこまでやるか、明日どうするか
- 返信の要否：返信不要／要返信
これなら事務的に冷たい印象になりにくく、相手も判断しやすいです。
Q. 残業の依頼が続くとき、角が立たない伝え方はありますか
あります。ポイントは「今日の拒否」ではなく「今後の運用」に寄せることです。
毎回の押し問答を避けるには、事前共有＋優先順位＋分担の順で調整します。
使いやすい言い方は次の通りです。
- 事前共有：当面、平日の時間外対応が難しい日が多いです。日中に前倒しで進めます
- 優先順位：AとBが衝突しているので、私はA優先案ですが確認いただけますか
- 分担提案：今日中が必須なら、Bは担当変更か期限調整で進めたいです
「残業できない」だけを繰り返すより、段取りの話にすると角が立ちにくく、継続的に回ります。
まとめ：残業できない日は、結論より段取りを渡すと揉めにくい
残業できない日は、申し訳なさを抱え込みやすい場面です。
ただ、揉める原因は「残業できない」という事実より、相手が判断できない状態で結論だけが置かれることにあります。
断りに見せないコツは、理由の説明ではなく段取りの共有です。
結論を短く出し、どこまでやるか、残りをどうするかを先に渡すだけで会話は短く済みます。
今日から使う定番を1つ決める（口頭／メール／チャット）
迷ったら、媒体ごとに一つだけ決めて固定すると楽です。
この3つのどれか一つをテンプレとして持っておくと、毎回悩まずに済みます。
最低ライン（結論／業務の扱い／代替案 or 次連絡）
最低限これだけ入れれば、断りが調整になります。
- 結論：本日は残業が難しい
- 業務の扱い：Aは◯時まで、Bは未完了（または引き継ぎ）
- 代替案 or 次連絡：明朝対応／分担／期限調整、または「◯時に状況共有します」
この形を守るだけで、申し訳なさが減り、現場で揉めにくくなります。
口頭（10秒）テンプレ
チャット（短文）テンプレ
メール（丁寧）テンプレ