メール転送の一言例文｜社内共有・対応依頼・引き継ぎ
メールを転送するときって、よろしくお願いしますだけでいいのかな？
それだと、読むだけでいいのか、返信を頼まれているのか迷うかも。
メールを転送するとき、本文に何を添えればよいか迷うことがあります。
送る側は共有のつもりでも、受け取った相手は「自分が対応するのだろうか」と考えるかもしれません。丁寧な言葉を付けても、依頼の内容まで伝わるとは限らないところが難しい点です。
転送時の一言は、送る目的と、相手にしてほしいことを組み合わせると書きやすくなります。
共有だけなら短く。対応を頼むなら、返信先や期限まで添えます。
メール転送時の一言例文【目的別早見表】
転送する理由が同じでも、受け手にお願いすることは変わります。
まずは、共有だけなのか、判断や返信が必要なのかを分けると、添える一言を選びやすくなります。
| 目的 | 添える一言の例 | 受け手に求めること |
|---|---|---|
| 参考情報の共有 | 次回の提案資料の参考として転送します。現時点でご返信・ご対応は不要です。 | 必要に応じて参照する |
| 上司への報告 | A社から納期確定の連絡がありましたので共有いたします。先方へは私から返信済みです。 | 状況を把握する |
| 判断・承認の依頼 | 下記の納期変更について、対応可否を〇月〇日までに私宛にお知らせいただけますか。 | 判断して転送者へ回答する |
| 担当者への対応依頼 | A社からの問い合わせを転送します。〇月〇日までに、先方の△△様へ直接ご返信をお願いいたします。 | 指定された相手へ返信する |
| 後任への引き継ぎ | A社とのやり取りを転送します。納期の回答が未対応のため、〇月〇日までに先方へのご連絡をお願いします。 | 未対応の作業を引き継ぐ |
「返信不要」と「対応不要」は、同じ意味ではありません。
資料に目を通してほしいものの、読んだという返事までは求めない場合は、次のように書けます。
会議資料についてのメールを転送します。
〇月〇日の会議までに、添付資料の2ページ目をご確認ください。
ご返信は不要です。確認作業も不要な参考共有とは、文面を分けます。
以下の例文は、転送するメールの上に添える文面です。宛名・挨拶・署名は、相手との関係や社内ルールに合わせて加えてください。
社内共有・上司への報告でメールを転送するときの一言
社内向けなら、毎回長い前置きが必要とは限りません。
ただ、案件の背景を知っている同僚と、結果だけ把握したい上司では、必要な情報が違います。何を読んでほしいのかが分かる一言を添えると、相手も確認する範囲を判断できます。
同僚・関係者へ参考情報として共有する
参考になりそうな資料を送る場合は、何に役立つと思ったのかを短く伝えます。
次回の提案資料づくりの参考になると思い、A社から届いた事例紹介のメールを転送します。
現時点でご返信・ご対応は不要です。業務に関係する情報でも、すべてが対応依頼になるわけではありません。
一方、読んだうえで意見を返してほしい場合は、「参考までに」だけでは不十分です。「〇〇の点について、ご意見をいただけますか」と、必要な返答まで書きます。
上司へ進捗や結果を報告する
上司への報告では、届いた連絡の要点と、自分が済ませた対応を添えます。
A社より、納期を〇月〇日で了承する旨の連絡がありましたので転送いたします。
先方への返信と社内の手配は、私の方で済ませております。これなら、上司は元メールを読む前に、何が確定し、どこまで対応が進んでいるかを把握できます。
判断が必要な事項が残っている場合は、それを報告文の中に埋もれさせないようにします。「納期は確定していますが、追加費用についてご判断をお願いしたく存じます」など、報告と依頼を分けて書きます。
CCに入れ忘れた相手へ後から共有する
共有漏れに気づいた場合は、短いお詫びと現在の状況を添えて転送します。
CCへの追加が漏れておりました。失礼いたしました。
本日A社へ送信した見積書のメールを転送します。
現在は先方からの回答待ちで、ご対応いただく事項はありません。漏れた理由を長く説明するよりも、相手が知らなかった情報を補うことを優先します。
今後も共有が必要な相手には、次回のメールでもCCを確認します。継続して共有する予定なら、次の一文を追加できます。
今後のやり取りでは、CCに追加して共有いたします。転送後のやり取りに相手を加える場合は、途中からCCを追加するときの一言例文も参考にしてください。誰を、何のために追加するのかを伝える文面が分かります。
確認・対応を依頼する転送メールの一言
「対応をお願いします」と書けば、依頼であることは伝わります。
それでも、社内で内容を確認してほしいのか、取引先へ直接返信してほしいのかは分かれます。ここが曖昧だと、二人が別々に返信したり、互いの対応を待ったりすることがあります。
対応依頼では、何をするかに加えて、誰へ返すかまで書きます。
上司に判断・承認をお願いする
上司の判断が必要なときは、判断してほしい事項と回答期限を具体的に示します。
A社から納期前倒しのご相談が届いたため、転送いたします。
下記の日程でお受けしてよいか、〇月〇日15時までに私宛にお知らせいただけますか。
先方へは、ご判断をいただいた後に私から返信いたします。「ご確認ください」だけでは、読むだけでよいのか、承認の返事まで必要なのかが伝わりません。
また、先方への回答期限と社内で確認したい期限は分けて考えます。回答を整理する時間が必要なら、その時間を見込んで依頼します。
確認・判断・返信をお願いする表現で迷う場合は、ご確認・ご検討・ご返信の使い分けと締めフレーズ例文も参考になります。
他部署に内容を確認し、自分から先方へ回答する
技術的な質問などを担当部署へ確認する場合は、回答を取りまとめる人を明記します。
製品〇〇の仕様について、A社から問い合わせがありましたので転送します。
下記メールの質問1・2について、回答案を〇月〇日までに私宛にお送りいただけますか。
先方への回答は、私がまとめて行います。確認してほしい箇所を特定すれば、相手はメール全体から自分の担当部分を探さずに済みます。
複数の担当者へ送る場合も、「質問1は田中さん、質問2は佐藤さんに確認をお願いします」と分けます。宛先を増やすだけでは、担当分担までは伝わりません。
担当者から先方へ直接返信してもらう
相手が担当する問い合わせなら、返信先を名前で指定します。
A社・△△様からの問い合わせを転送します。
製品〇〇の修理受付について、〇月〇日までに△△様へ直接ご返信をお願いいたします。
返信時は、私をCCに追加いただけますと幸いです。自分をCCに入れてもらう一文は、対応状況を把握する必要がある場合に添えます。
まだ担当部署が分からない場合は、引き受けてもらうことを前提にせず、対応可否から確認します。
下記の問い合わせは、〇〇部でご対応可能でしょうか。
ご担当外でしたら、窓口をご教示いただけますと幸いです。先方への返信では、社内向けの相談文を含めないよう注意が必要です。返信内容を整えたうえで、宛先・CC・引用される履歴を確認します。
引き継ぎ・不在時の代理対応でメールを転送するときの一言
過去のメールを転送すれば、やり取りの記録は残ります。
ただ、長い履歴から「どの話が確定済みで、どこから引き受ければよいか」を読み取るのは簡単ではありません。途中で条件が変わっていれば、古い情報を最新の決定と取り違える可能性もあります。
引き継ぎでは、最新の状態を履歴の上にまとめます。
後任へ過去のやり取りと現在の状況を共有する
担当交代が決まっている場合は、案件の現状と次の対応をセットで伝えます。
担当交代に伴い、A社の〇〇案件に関するやり取りを転送します。
・確定事項：仕様A、納期〇月〇日
・対応済み：見積書の送付、仕様の確認
・現在の状況：A社からの発注書待ち
・次の対応：発注書の内容確認と受領の返信
〇月〇日以降は、上記の対応をお願いいたします。確定している情報と、自分の見込みは区別します。
たとえば、先方が検討中の納期を「確定事項」に入れると、後任が合意済みとして動いてしまうかもしれません。「納期〇月〇日を打診中」と、実際の状態を残します。
取引先へ窓口変更を知らせる場合は、担当者変更の挨拶メール例文も参考になります。
未対応の問い合わせや期限のある作業を引き継ぐ
未対応事項がある場合は、どこまで済んでいるかを具体的に書きます。
下記の問い合わせについて、対応の引き継ぎをお願いいたします。
受領の連絡は済んでいますが、質問への回答は未送信です。
質問1は確認済みで、質問2の在庫確認が残っています。
〇月〇日までに在庫を確認のうえ、A社・△△様へまとめてご返信をお願いいたします。「返信済み」だけでは、受領の連絡をしたのか、正式な回答まで送ったのかが分かりません。
「受領連絡済み・正式回答は未送信」と分ければ、後任が再度受領の連絡をしたり、回答済みと思い込んだりするのを防ぎやすくなります。
先方と約束した期限がある場合は、その期限も添えます。
休暇・出張中の代理対応をお願いする
不在中の対応を頼む場合は、期間だけでなく、任せる範囲も明確にします。
先日ご相談した不在中の代理対応の件で、A社とのメールを転送します。
不在期間は〇月〇日〜〇月〇日です。
期間中に届く納期確認へのご返信をお願いいたします。
価格変更のご相談があった場合は、山田部長へ確認をお願いいたします。この例文は、代理対応について事前に相談している場合の文面です。
まだ調整していない場合は、まず対応できるかを尋ねます。
〇月〇日〜〇月〇日の不在中、下記案件の納期確認をご担当いただくことは可能でしょうか。
お願いしたい対応範囲を、下記にまとめております。引き継ぎの時間確保や資料の渡し方まで相談する場合は、業務引き継ぎのお願いの言い方も活用できます。
社外へメールを転送するときの一言と確認事項
丁寧な前置きを添えても、社外に見せられない情報を送ってよいことにはなりません。
転送する相手が変わるときは、現在の本文だけでなく、過去のやり取りや添付資料も確認します。日程連絡の下に、社内だけで相談した価格や個人の連絡先が残っていることもあるためです。
共有できる内容を取引先へ転送する
共有が認められている日程連絡を、共同プロジェクトの参加者へ転送する例です。
株式会社〇〇
△△様
お世話になっております。株式会社□□の◇◇です。
打ち合わせ日程の確認のため、A社・〇〇様からの連絡を転送いたします。
下記の候補日のうち、ご参加可能な日程を〇月〇日までに私宛にお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。初めて内容を読む相手には、誰からの連絡なのか、なぜ自分に届いたのかが分かる前置きを添えます。
この例では、日程の回答先を「私宛」と明記しています。元メールの差出人へ返してほしい場合は、その相手の名前に置き換えます。
転送してよいか差出人に確認する
共有先や共有目的を伝えると、差出人も判断しやすくなります。
先ほどいただいた〇〇のメールについて、仕様確認のため、弊社技術部の△△へ本文と添付資料を転送しても差し支えないでしょうか。
確認結果は、私からご連絡いたします。日本ビジネスメール協会も、受信したメールを第三者へ送ってよいか迷う場合は、差出人へ確認するよう勧めています。
出典：business-mail.jp
業務上の共有範囲が明確なら、その範囲と社内規定に従います。個別の相談内容や個人の連絡先など、共有してよいか判断できない情報がある場合は、確認してから送ります。
差出人の了承だけで、自社の情報管理ルールを省略できるわけではありません。
転送メールの件名・本文の書き方と送信前チェック
本文が整っていても、件名が「メール転送」だけなら、受信一覧では何の用件か分かりません。
また、冒頭の一言が適切でも、不要な添付ファイルが残っている可能性はあります。文面と送信する内容は、分けて確認します。
件名は元の用件が分かる形で共有・依頼の目的を補う
Fw・Fwdは、転送を表す「forward」の略です。メールソフトによって、転送時の件名にこうした文字列が自動で付きます。
元の件名で内容が分かる場合は、それを残して目的を補うと整理しやすくなります。
【共有】Fw: 〇〇案件の見積条件について【確認依頼・〇月〇日まで】Fw: 〇〇案件の納期変更について【引き継ぎ】Fw: A社・〇〇案件のお問い合わせ「ご確認お願いします」だけの件名よりも、案件名や確認事項がある方が、受信一覧で用件を判断できます。
Fwを必ず消す、あるいは絶対に変更しないという考え方ではなく、元の用件を見失わないことを優先します。社内で件名のルールが決まっていれば、その形式に合わせます。
一言は転送本文の上に書き、原文と補足を分ける
前置きは、元メールより上に置きます。
受け手が長い本文を読む前に、何を確認すればよいか分かる配置にします。
宛名・必要な挨拶
転送する理由
確認・対応の依頼（必要な場合）
――以下、元のメール――
元の差出人・送信日時・件名・本文たとえば、同じ問い合わせメールでも、添える一言によって受け手の役割は変わります。
| 受け手の役割 | 添える一言 |
|---|---|
| 情報を把握するだけ | 私が対応しますので、ご返信・ご対応は不要です。 |
| 社内で回答案を確認する | 質問2の回答案を、〇月〇日までに私宛にお送りいただけますか。 |
| 先方へ直接返信する | 〇月〇日までに、A社の△△様へ直接ご返信をお願いいたします。 |
「転送します。よろしくお願いします」で迷ったときは、この役割の違いを確かめると文面を決めやすくなります。
なお、自分の補足を元メールに混ぜたり、相手の発言の意味が変わる書き換えをしたりしないようにします。必要な箇所だけ共有する場合は、抜粋であることを明記し、条件や前後関係が変わらない範囲を残します。
宛先・過去の履歴・添付ファイル・リンク権限を確認する
転送時は、本文だけを確認して終わらせないようにします。
GmailとOutlookの公式ヘルプでは、通常、メールを転送すると元の添付ファイルも含まれると案内されています。本文だけを共有するつもりでも、添付まで送信する状態になっていないか確認が必要です。
出典：Gmail ヘルプ
送信前には、次の項目を見直します。
リンクが本文にあっても、相手が開けるとは限りません。
Googleドライブの「制限付き」ファイルは、アクセス権のあるユーザーだけが開けます。自分が閲覧できることと、転送先が閲覧できることは別です。
閲覧できない場合も、安易に公開範囲を広げず、資料の管理者や社内ルールに沿って、必要な相手への権限を確認します。
資料を別のメールで送付したり、最新版へ差し替えたりする場合は、添付・再送・差し替えに使える資料送付メール例文をご覧ください。添付内容や変更点の伝え方も確認できます。
メール転送の一言に関するFAQ
本文なしでメールを転送するのは失礼ですか？
一律に失礼とは限りません。
相手から「そのメールを転送してください」と頼まれているなど、目的が共有されている場面もあります。ただ、背景を知らない相手には、転送理由を一言添える方が用件を伝えやすくなります。
先ほどご依頼いただいた、A社からの納期連絡を転送します。事前に説明していても、この程度の前置きがあれば、どの依頼に対する転送かを確認できます。
上司に「ご参考までに転送します」と書いてもよいですか？
参考情報を共有する場面で使えます。丁寧に整えるなら、次のように書けます。
次回の企画検討の参考になると思い、転送いたします。ただし、判断や承認を求める場合に「ご参考までに」で終えると、返答が必要なことが伝わりません。「〇〇についてご判断をお願いいたします」と、依頼を明記します。
転送されたメールに返信すると、誰に届きますか？
通常の手動転送では、転送してきた相手への返信になります。
Gmail公式では、「返信」は送信者へ送る操作と説明されています。この仕組みから、受信した転送メールへの返信は、本文内に残っている元の差出人ではなく、そのメールを転送した人が宛先になるのが通常です。
出典：Gmail ヘルプ
自動転送や返信先の設定などで異なる場合もあるため、送信画面の宛先を確認します。
元の差出人へ回答する場合は、宛先に加えて、社内向けのコメントが引用されていないかも見直します。
相手にメールを転送してもらいたいときは、何と頼めばよいですか？
相手が対象のメールを特定できるよう、差出人・件名・受信日などを添えます。
恐れ入りますが、〇月〇日にA社・△△様から届いた、件名「〇〇について」のメールを転送いただけますか。
見積条件を確認したく、添付の資料も共有いただけますと幸いです。日付が分からなければ、案件名や内容で特定します。
また、添付資料も必要なのか、本文だけでよいのかを伝えると、再度お願いする手間を減らせます。
メール転送の一言は目的・対応内容・返信先を明確にする
メールを転送するとき、丁寧さを意識して「よろしくお願いします」を付け足したくなることがあります。
その一文を送る前に、相手へ何をお願いしているのかを確かめます。
共有だけなら、必要に応じて返信・対応の要否を添えます。対応を頼むなら、作業内容と返信先、期限を明記します。引き継ぎなら、対応済みと未対応を分けます。
迷ったときは、文末を次のどれかに置き換えるだけでも、役割が伝わりやすくなります。
先方へは私から回答しますので、ご返信・ご対応は不要です。回答案を〇月〇日までに私宛にお送りいただけますか。〇月〇日までに、先方の△△様へ直接ご返信をお願いいたします。受け取った相手が、読むだけでよいのか、自分へ返すのか、先方へ連絡するのかを判断できる。その状態まで伝われば、転送時の前置きは短くても役に立ちます。
