来社案内メールの例文｜件名・受付場所・持ち物・アクセスの書き方

来社案内メールを書き終えたとき、敬語も日時も間違っていなければ十分に見えます。

ところが、受け取った相手が会社の入口でメールを開くと、別の疑問が生まれます。どの入口から入り、何階へ行き、受付で誰を呼べばよいのか。持ち物や遅刻時の連絡先が分からなければ、丁寧な文面でも案内としては足りません。

来社案内メールに必要なのは、相手が到着してから迷わず受付を終えられる情報です。

この記事では、来社日時が決まった後に送る案内メールを扱います。日程を打診する来社依頼メールや、訪問後のお礼メールとは役割が異なります。

【コピペ可】来社案内メールの例文

日時確定後の案内では、長い挨拶より、当日の情報を一か所に集める方が役立ちます。商談・面接・受付コード利用の3パターンから、近いものを選んで調整してください。

商談・打ち合わせで取引先を招く基本例文

取引先を自社へ招く場合は、日時、場所、受付、持ち物、当日の連絡先を一通で確認できる形にします。

件名：【ご来社のご案内】〇月〇日（〇）〇時のお打ち合わせ｜株式会社〇〇

株式会社△△
営業部　佐藤様

お世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の山田です。

先ほどは日程をご調整いただき、ありがとうございました。
〇月〇日のお打ち合わせにつきまして、以下のとおりご案内いたします。

【日時】
〇月〇日（〇）14:00～15:00

【場所】
株式会社〇〇 東京本社
東京都〇〇区〇〇1-2-3　〇〇ビル8階 会議室A

【アクセス】
東京メトロ〇〇線 〇〇駅 東口から徒歩5分
地図：https://example.com/access

【受付方法】
8階受付の内線電話で「営業部 山田」をお呼び出しください。

【持ち物】
特にございません。

【当日の連絡先】
03-0000-0000（営業部 山田）

日時や場所の変更がある場合のみ、ご返信をお願いいたします。
当日はどうぞお気をつけてお越しください。
佐藤様のご来社をお待ちしております。

――――――――――
株式会社〇〇
営業部　山田太郎
電話：03-0000-0000
メール：taro.yamada@example.com
――――――――――

返信が不要なら、返信を求める一文は削除します。反対に、出席の最終確認が必要なら、返信期限まで明記してください。

来社当日の商談を終えた後は、商談後のお礼メール例文を使うと、感謝から資料送付や次回の日程調整まで自然につなげられます。

採用面接で候補者を招く例文

面接案内では、開始時刻と受付可能時刻を混同させないことが重要です。提出済みの書類を再度持参させないよう、不要な持ち物も明記します。

件名：【面接のご案内】〇月〇日（〇）14時｜株式会社〇〇

佐藤花子様

お世話になっております。
株式会社〇〇 採用担当の山田です。

このたびは面接日程をご調整いただき、ありがとうございます。
当日の詳細を以下のとおりご案内いたします。

【日時】
〇月〇日（〇）14:00開始
受付は13:50から可能です。
所要時間は約45分を予定しております。

【場所】
株式会社〇〇 東京本社
東京都〇〇区〇〇1-2-3　〇〇ビル5階

【アクセス】
JR〇〇駅 西口から徒歩4分
地図：https://example.com/access

【受付方法】
5階受付で、お名前と「採用面接で来社した旨」をお伝えください。

【持ち物】
・本人確認書類
・筆記用具
※履歴書と職務経歴書は提出済みのため、持参不要です。

【服装】
指定はございません。

【当日の連絡先】
03-0000-0000（採用担当 山田）

体調不良や交通機関の遅延などで到着が遅れる場合は、上記までご連絡ください。
本メールをご確認いただけましたら、〇月〇日までにご返信をお願いいたします。

当日お会いできることを楽しみにしております。
どうぞお気をつけてお越しください。

服装や本人確認書類について規定がなければ、項目ごと削除します。会社側の実際の運用と異なる定型文は残さない方が安全です。

受付コード・QRコードで入館してもらう例文

無人受付では、コードが届くことだけでなく、当日どこで何をするのかまで伝えます。

件名：【受付方法のご案内】〇月〇日のご来社について｜株式会社〇〇

株式会社△△
佐藤様

お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。

〇月〇日のお打ち合わせにつきまして、当日の受付方法をご案内いたします。

【日時】
〇月〇日（〇）14:00～15:00

【場所】
株式会社〇〇 東京本社
東京都〇〇区〇〇1-2-3　〇〇ビル8階

【受付方法】
この後、受付システムからQRコード付きの招待メールが別途届きます。
当日は8階受付端末の読取部に、スマートフォンでQRコードを表示してください。
受付後は、受付横の待合スペースでお待ちください。

招待メールが届かない場合や、当日QRコードを表示できない場合は、
03-0000-0000（山田）までご連絡ください。

当日はどうぞお気をつけてお越しください。

受付システムによって、入力するのが受付コードなのか、表示するのがQRコードなのかは異なります。

RECEPTIONISTの案内でも、初めて来社する人にはタブレット受付であることや、別途受付コードが届くことを事前に知らせる例が示されています。
出典：RECEPTIONISTの案内

来社案内メールに入れる情報｜送信前チェック表

不足しやすいのは、住所そのものより、住所の前後です。相手が予定を確認してから受付を終えるまでの順に並べると、必要な項目が見えてきます。

相手が確認する場面	メールに書く情報	記載例
予定を確認するとき	目的・日付・曜日・開始時刻・所要時間	〇月〇日（〇）14:00～15:00
行き先を調べるとき	拠点名・住所・建物名・階数	東京本社・〇〇ビル8階
建物へ入るとき	使用する入口・総合受付の有無	オフィス棟東側入口
到着後	受付場所・受付方法・担当者名	8階受付で営業部の山田を呼び出す
移動するとき	路線・駅・出口・徒歩分数・地図	〇〇駅東口から徒歩5分
準備するとき	必須・任意・不要な持ち物	本人確認書類、筆記用具
遅れる・迷ったとき	当日の連絡先・担当者名	03-0000-0000／山田
読み終えた後	返信要否・返信期限	変更がある場合のみ要返信

必ず入れる情報と必要な場合だけ入れる情報

目的、日時、場所、受付方法、当日の連絡先は、来社案内の中心です。初めて訪れる相手には、アクセス情報も欠かせません。

一方、持ち物、服装、駐車場、入館コード、返信期限は、必要な場合だけ加えます。定型文にあるからといって、使わない駐車場や不要な本人確認書類まで書くと、かえって相手を迷わせます。

迷ったときは、相手が当日取る行動に関係するかで判断してください。

本文は目的から当日の動きまで順番に並べる

読み手が必要とする順番は、書き手が準備した順番とは限りません。次の並びなら、予定確認から当日の受付までを上から追えます。

1. 来社へのお礼と案内の目的
2. 日時と所要時間
3. 場所とアクセス
4. 受付方法
5. 持ち物
6. 当日の連絡先
7. 返信要否
8. 締めの言葉

受付登録を先に済ませたとしても、本文の冒頭へ受付コードの説明だけを置く必要はありません。まず、何日の何の案内かを特定できる方が、別の予定との取り違えを防げます。

詳細は文章に埋め込まず項目別にまとめる

住所や電話番号が挨拶文の途中に埋もれると、当日にスマートフォンで探し直すのが難しくなります。

【日時】
【場所】
【アクセス】
【受付方法】
【持ち物】
【当日の連絡先】

このように見出しをそろえると、必要な情報だけを拾えます。装飾記号を増やすより、同じ形式で項目を分ける方が安定します。

来社案内メールの件名と送るタイミング

本文が整っていても、件名が「ご案内」だけでは、相手の受信箱で用件を特定できません。日付と目的を入れ、検索し直しやすい件名にします。

件名には目的・日付・会社名を入れる

場面	件名例
商談・打ち合わせ	【ご来社のご案内】〇月〇日のお打ち合わせ｜株式会社〇〇
採用面接	【面接のご案内】〇月〇日〇時｜株式会社〇〇
受付情報の追加	【受付方法のご案内】〇月〇日のご来社について
場所・時刻の変更	【変更】〇月〇日のお打ち合わせ場所について
数日前の再確認	【ご来社日時の確認】〇月〇日のお打ち合わせ

会社名は、初めて連絡する相手や複数社と予定を組む相手に有効です。長いやり取りの返信として送る場合は、元の件名を残した方が経緯を追いやすいこともあります。

来社案内以外の依頼・会議・変更連絡に使える件名は、ビジネスメールの件名テンプレ集でも確認できます。

「来社のお願い」と「来社のご案内」を使い分ける

似ているようで、相手に求める行動が違います。

段階	適した表現	役割
来社できるか打診する	来社のお願い	日程や訪問自体への承諾を求める
日時決定後に詳細を知らせる	来社のご案内	当日の場所・受付方法などを伝える
約束が近づいて再確認する	来社日時の確認	決定済みの予定を確認する

まだ日程が決まっていない段階で「〇月〇日にご来社ください」と断定すると、相手が承諾済みなのか分からなくなります。打診なら「ご来社いただくことは可能でしょうか」、確定後なら「当日の詳細をご案内いたします」と分けます。

日程確定後は早めに送り、必要なら数日前に確認する

受付情報がそろっているなら、日程確定後に案内を送ります。来社まで数週間空く場合は、数日前に日時と場所を簡潔に再送すると、変更や記憶違いに気づきやすくなります。

日程がまだ決まっていない場合や、確定後に変更が必要になった場合は、スケジュール調整と日程変更のメール例文も参考にしてください。

セキュリティ登録が直前まで完了しない場合は、日時と場所だけ先に確定連絡を送り、受付コードを後送することを伝えます。コードだけが突然届くより、相手が送信元と用途を判断しやすくなります。

返信が必要かどうかを明記する

読み終えた相手が迷いやすいのが、返信すべきかどうかです。運用に合わせて、次のいずれかを添えます。

確認の返信が必要な場合

本メールをご確認いただけましたら、〇月〇日までにご返信をお願いいたします。

変更がある場合だけ返信してほしい場合

日時やご来社人数に変更がある場合のみ、ご返信をお願いいたします。

返信が不要な場合

本メールへのご返信は不要です。

取引先や目上の相手に返信不要を冷たく見せず、変更がある場合だけ連絡してもらう言い方は、返信不要を丁寧に伝える例文集で場面別に確認できます。

受付場所・受付方法の分かりやすい伝え方

「受付までお越しください」だけで伝わる会社もあります。けれど、1階にビルの総合受付があり、自社受付は8階にある会社では、相手は最初の受付で止まります。

場所と操作を一緒に書くと、到着後の迷いが減ります。

ビルの総合受付と自社受付を区別する

総合受付、セキュリティゲート、自社フロアの順に手続きがある場合は、省略せず順番に書きます。

1階総合受付で入館証をお受け取りいただき、セキュリティゲート通過後、8階の弊社受付までお越しください。

入口が複数ある建物では、「商業施設側ではなく、東側のオフィス入口をご利用ください」など、入口も指定します。

有人受付で名乗ってもらう場合

受付担当者がいる場合も、何を名乗るのかが分かると手続きが早くなります。

8階受付で、会社名とお名前をお伝えのうえ、「営業部 山田との打ち合わせ」とお申し付けください。

受付側へ来社予定を共有していないと、正しい文面でも取り次ぎに時間がかかります。メール送信と社内登録はセットで確認してください。

内線電話・タブレット受付の場合

内線なら番号と呼び出す人、タブレットなら画面で選ぶ項目、その後に待つ場所を伝えます。

8階受付の内線電話で「305」を押し、営業部 山田をお呼び出しください。

8階受付のタブレットで「担当者名から受付」を選び、「山田太郎」と入力してください。受付完了後は、右手の待合スペースでお待ちください。

初めて訪れる人は、受付に係員や内線電話があると思って来社することがあります。そのため、タブレット操作が必要なら事前に一文を入れておくと親切です。

QRコード・受付番号・本人確認が必要な場合

受付コードやQRコードは、送っただけでは案内になりません。送信元、使用場所、操作、エラー時の連絡先をそろえます。

受付システムからQRコード付きの招待メールが届きます。当日は8階受付端末でQRコードを表示し、受付後に発行される入館証をお受け取りください。表示できない場合は、03-0000-0000までご連絡ください。

QRコード付きの招待メールを発行できる受付サービスもあります。操作はサービスごとに異なるため、実際の画面と案内文を照合してください。ラクネコ公式マニュアルでは、来訪者へQRコードを送る手順が公開されています。

本人確認書類が必要なら、書類名まで明記します。「身分証」だけでは、社員証や健康保険証など何が認められるか判断できません。

アクセス・持ち物を迷わせない書き方

地図URLがあれば足りるように見えます。しかし、地下鉄の出口が複数ある駅や、商業棟とオフィス棟が分かれた建物では、地図を開いても最後の数百メートルで迷います。

アクセスは駅名だけでなく出口・徒歩分数まで書く

基本となるのは、路線名、最寄駅、出口、徒歩分数、建物名、地図URLです。

東京メトロ〇〇線 〇〇駅 東口から徒歩5分
東口を出て直進し、1階に〇〇銀行が入る〇〇ビルの8階です。
地図：https://example.com/access

一般社団法人日本ビジネスメール協会の文例でも、最寄駅ごとの徒歩分数、地図、迷った場合の電話番号をまとめています。荷物が多く車で来る可能性がある場合は、駐車場情報を添える方法も紹介されています。
出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会の文例

入口が分かりにくい場合は迷いやすい一点を加える

目印をいくつも並べると、どれを探せばよいか分かりにくくなります。迷いやすい場所を一つ特定し、その分岐だけ補います。

建物の写真を添える場合も、本文には建物名と入口を文字で残します。画像や地図を開けない状況でも、最低限の移動ができるためです。

車で来る可能性がある場合は駐車場の条件を明記する

「駐車場あり」だけでは、当日利用できるとは限りません。来客用区画、事前登録、台数、車高制限、料金を確認します。

来客用駐車場をご利用の場合は、前日までに車種と車両番号をお知らせください。台数に限りがあるため、満車の場合は近隣の有料駐車場をご利用いただきます。

駐車場がない場合も、「来客用駐車場はございません」と明記すれば、相手が事前に別の手段を選べます。

持ち物は必須・任意・不要に分ける

持ち物の有無は、準備の仕方を変えます。必要度が分かるように書き分けてください。

区分	例	書き方
必須	本人確認書類、契約書、提出物	当日必ずお持ちください
任意	名刺、参考資料、ポートフォリオ	必要に応じてお持ちください
会社側で用意	印刷資料、モニター、筆記用具	弊社で用意いたします
不要	持参物なし	特にお持ちいただくものはございません

「必要な資料」ではなく、「〇月〇日に送付した見積書」のように資料を特定します。データでよいのか、印刷が必要なのかも添えると、当日の行き違いを防げます。

来社案内メールのNG例と変更時の対応

曖昧な案内は、相手が質問すれば解決できます。ただ、その一往復が発生した時点で、案内メールだけでは受付までたどり着けなかったことになります。

曖昧な案内を具体的に直すNG・OK例

NG	OK
弊社受付までお越しください	〇〇ビル8階の弊社受付までお越しください
必要な資料をご持参ください	〇月〇日に送付した見積書を印刷してご持参ください
〇〇駅からすぐです	〇〇駅東口から徒歩3分です
受付で担当者を呼んでください	受付端末で営業部の山田太郎を選択してください
遅れる場合はご連絡ください	遅れる場合は03-0000-0000の山田までご連絡ください
地図はこちらです	住所・建物名・最寄駅を記載したうえで地図URLを添える

情報を長くすることが目的ではありません。「受付」「担当者」「資料」など、解釈が分かれる名詞を特定します。

送信前に日時・建物・受付情報を照合する

過去のメールを複製すると、曜日、支社名、階数などが前回のまま残ることがあります。送信前に、次の項目を予定表や受付登録と照合してください。

• 日付と曜日が一致しているか
• 開始時刻と受付可能時刻が正しいか
• 本社・支社、建物名、階数が合っているか
• 地図URLが目的の拠点を開くか
• 受付番号と担当者名が正しいか
• 担当者が当日に在席しているか
• 電話番号が当日つながる連絡先か
• 添付ファイルや招待メールが実際に送られるか

特に危険なのは、本文と地図URLが別の拠点を示している状態です。リンクを開き、表示される施設名まで確認します。

場所や受付方法が変わった場合は変更点を先頭に書く

変更を元のメールの末尾へ追記すると、相手が古い情報だけを見る可能性があります。件名に「変更」を入れ、本文冒頭で変更点を特定します。

件名：【変更】〇月〇日のお打ち合わせ場所について

株式会社△△
佐藤様

お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。

〇月〇日のお打ち合わせ場所が、下記のとおり変更となりました。

変更前：〇〇ビル8階 会議室A
変更後：〇〇ビル10階 会議室C

当日は、1階総合受付を通過後、10階の弊社受付までお越しください。
直前の変更となり、申し訳ございません。

ご不明な点がございましたら、03-0000-0000までご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。

当日の変更は、メールを送るだけでは相手が移動中に気づかないことがあります。電話など、すぐ確認できる手段も併用してください。

来社案内メールに関するよくある質問

「ご来社ください」は取引先に失礼ですか？

敬語として成立する表現なので、指定済みの日時や受付場所を案内する文脈では使えます。ただし、来社そのものを初めてお願いする場面では、指示が強く聞こえることがあります。

まだ相手の承諾を得ていないなら、「ご来社いただくことは可能でしょうか」「ご来社いただけますと幸いです」とすると、都合を確認する意図が伝わります。

「ご来社をお待ちしております」は正しい表現ですか？

自然で丁寧な表現です。「ご来社お待ちしております」も意味は通じますが、助詞の「を」を入れた「ご来社をお待ちしております」の方が文の関係が明確です。

より柔らかくするなら「当日はどうぞお気をつけてお越しください」、会うことに焦点を当てるなら「当日お会いできることを楽しみにしております」も使えます。

「来社」と「来訪」はどう使い分けますか？

「来社」は、相手が会社へ来ることを指します。自社オフィスへの案内なら「ご来社」が適しています。

貸会議室、展示会場、イベント会場など、自社ではない場所へ来てもらう場合は、「ご来訪」や「お越し」を使うと場所とのずれがありません。

持ち物がない場合も書いた方がよいですか？

「特にお持ちいただくものはございません」と書くと、相手は忘れ物がないか確認せずに済みます。持ち物欄を空白にするより、不要であることが明確です。

ただし、すでに共有済みで相手も迷わない場合は、項目自体を省いても問題ありません。

地図URLだけを送っても大丈夫ですか？

地図URLだけにせず、住所、建物名、階数、最寄駅、出口を本文にも残します。リンクが開けない場合や、地図上で入口が分からない場合でも確認できます。

短縮URLは行き先が見えにくいため、自社のアクセスページや信頼できる地図サービスのURLを使い、送信前に開けるか確認してください。

来社案内メールへの返信はお願いした方がよいですか？

日程が確定しており、受付登録にも返信が不要なら、確認返信を求める必要はありません。「変更がある場合のみご返信ください」または「返信不要です」と書けば、相手の負担を減らせます。

面接の出席確認や来社人数の確定が必要なら、返信内容と期限を明記します。返信を求めるかどうかではなく、その返信を何の手続きに使うのかで決めてください。

まとめ｜来社案内メールは受付後の動きまで伝える

来社案内メールでは、次の項目をそろえます。

• 件名で日付と目的が分かるようにする
• 日時、建物名、階数、受付方法を明記する
• アクセスは駅・出口・徒歩分数・地図URLをそろえる
• 持ち物は必須・任意・不要まで分ける
• 遅刻や道迷いに備えて当日の連絡先を書く
• 返信が必要かどうかを明記する

送信前には、相手が会社の入口でメールを開いた場面を思い浮かべてください。

どの入口から入り、何階へ進み、誰を呼び、何を提示するのか。その順番がメールだけで分かれば、来社案内は受付まで届いています。